低価格工数管理「イノピーエム」
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
ケース1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
ケース2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
ケース3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
ケース4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
平素は、クラウド型工数管理ツール「InnoPM」をご利用いただき誠にありがとうございます。
本日、経費管理機能をリリースいたしましたのでお知らせいたします。
これまでInnoPMでは、コストとなるのはプロジェクト原価のみでしたが、原価に含まれないものの費用として小さくない出張や接待交際費など経費についても管理を行いたいという要望をいただいておりました。
そこで、経費を管理できる機能を利用することで、これまで以上にプロジェクト採算の把握が実現できるようになりました。
「経費」タブより、経費を登録できます。
経費は、「小口交通費」「出張費」「会議費」「接待交際費」「新聞図書費」「研修費」「その他」から選択できます。
経費一覧の閲覧可否は、「メンバー管理 > データ管理権限設定」より設定を行えます。
レポートの詳細な管理は生産性向上の実現には非常に重要ですので、今後も様々な施策を行っていく予定です。
今後ともInnoPMをよろしくお願いいたします。
平素は、クラウド型工数管理ツール「InnoPM」をご利用いただき誠にありがとうございます。
本日、原価レポート機能をリリースいたしましたのでお知らせいたします。
「原価レポート」では、社外コストである原価がグラフ及び表形式で出力されます。
これにより、原価を一目で判断することができ、原価の把握に役立てることが可能になります。
「レポート一覧 > 損益レポート > 原価レポート」よりご覧ください。
「原価レポート」はメンバーごとに閲覧可否を設定することが可能です。
レポートの閲覧可否は、「メンバー管理 > レポート閲覧権限設定」より設定を行えます。
今後ともInnoPMをよろしくお願いいたします。
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
まず「工数」をわかりやすく言うと「作業時間」に近い概念と言えます。主にシステム開発や製造の現場にて使われる用語と言えましょう。
また「工数管理」というのは、「プロジェクトごとや事業ごとの作業時間の管理」と考えることができます。
例えばある会社で、2つのプロジェクトを担当している人がいるとします。おそらく毎日忙しく働いているため、それぞれのプロジェクトに何時間使っているかあまり気にしていないのではないでしょうか。2つのプロジェクトの投下時間比率が1:1なのか、それとも1:2なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。
各プロジェクトの投下時間比率によってプロジェクトのコスト(製造原価)が大きく違ってくるにも関わらず、多くの企業においては、リソースマネジメントが疎かになっています。
人に関わるコスト、人件費というのは、企業のあらゆるリソースの中で、非常に高価かつ重要なものです。
年収500万円の従業員の場合、月収ベースで40万円、各種保険、福利厚生コスト、家賃などの販管費を織り込むと、月間コストとして従業員一人あたり100万円ぐらいにもなってしまうわけです。営業日は月間に20日程度しかないわけですから、1日あたり5万円にもなります。1日の勤務時間を8時間とすると、なんと1時間あたり6,000円という、非常に大きな単価であることがわかります。
このように高価なリソースですから、例えば2,000円のコスト削減のために1時間かかっていては、完全に赤字となるわけです。1時間のコストは、一回の飲み代を軽く超える計算になります。それほど高価なリソースであるわけです。
この知識社会の中で、人のアウトプットの最大化こそが、最も経営のためにインパクトが大きいと言えましょう。
そのような高価かつ重要な人的リソースの活動を管理し生産性を高めることは、企業経営者や事業マネージャだけでなく、従業員一人一人が強く意識しなければなりません。
一般的に、社長であれば全従業員の工数を把握できていると思われがちですが、その答えはNoです。
従業員が3人なら把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が10人程度を超えると、誰がどのプロジェクトに関わっていて、それぞれのプロジェクトに何時間使っているか、また、打ち合わせが多すぎて非効率になっていないか、などを把握するのは不可能に近いです。
管理ツールを全く使わなかった場合においては、把握できるのは3人まで、つまり、4人以上になると把握するのは困難になります。
プロジェクトごとの工数や利益をしっかり把握できていないのに存続している会社も沢山あります。なぜ管理できていないのに赤字にならないのでしょうか。
例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はゼロとすると、1ヶ月のトータルコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
赤字でないため、プロジェクトごとの工数を管理するインセンティブが湧かないかもしれません。しかし、しっかりと工数管理をし、生産性を高めることで、もっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
工数管理によってプロジェクトごと・事業ごとの採算や経営状況が把握できると、事業マネージャーや経営者として、以下のような手を打つことが可能になります。
現在のようないくらでも受注ができる時代ではない段階においては、下記のような手を打ち、経営効率を上げていくことは非常に大切であろうと思います。
※導入先企業・団体様でもこのような施策を実施されています。
事業をやる以上は利益を出さなければいけません。
またその利益を上げるためには、企業は事業の集合体であるわけですから、それぞれの事業での収支がわかる必要があります。
実は、多くの会社では、会社全体の利益は把握できていたとしても、プロジェクトごとの利益を把握できていません。1年に1回必ず決算処理をしないといけないので、会社全体の利益というのは把握しやすいのですが、プロジェクトごとの利益は把握することはできません。なぜなら、一般的な決算処理では、最も大きな経費である人件費をプロジェクトごとに算出していないからです。
企業として、事業部やプロジェクトごとに売上や利益の管理を落としこんでいないケースも見受けられますが、企業体質を強化するためには、必須であると言えましょう。
利益の算出に必要なのは、「売上」と「コスト」です。
「売上」というのは簡単です。お客様から頂いているお金を足せば良いだけです。
しかし「コスト」の算出は意外と難しいのです。前述のように、Bさんのプロジェクトごとの投下時間比率が1:1:1なのか、1:2:3なのかでは、プロジェクトごとのコストは大きく違ってきます。コストを正確に把握できなければ、プロジェクトに利益が出ているのかどうか把握することができません。
つまり工数管理の一番のメリットは、プロジェクトごとの収支が分かるようになることです。Aプロジェクトが黒字で、Bプロジェクトが赤字、と分かるようになります。
「工数管理」は会社・事業・部署・プロジェクトといった単位で利益を算出するために必要であり、「工数管理」をすれば、プロジェクトだけではなく、事業セグメントや部署ごとの利益の把握も可能になります。
また、プロジェクトごとの利益が見える化されると、従業員にも生産性を高めようという意識が芽生えます。
InnoPMでは、各種レポートがグラフで瞬時に表示されますので、エクセルでグラフやデータを作成をする必要がありません。
また、クラウドでの提供のため、インターネット環境があればどこでもレポートのグラフを表示できますので、プロジェクタ等を利用することで印刷コストや重要書類の廃棄コストを削減することができます。
導入事例を集めました。
よくある質問を集めました。
