使い慣れたソフトである

使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。

エクセルがあればデータを修正できる

エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。

エクセルは数値計算に強い

エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。

マクロによる操作

マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。

• エクセルでの工数管理
• エクセルの弱点

工数管理の概要

「工数管理」というのは、「プロジェクトなどの作業時間の管理」と考えることができます。

プロジェクトへの投下時間が1時間なのか、4時間なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。工数管理では、そういった作業時間を日々正確に入力し管理していくことが求められます。

工数管理の機能

時間の入力

工数管理においては、作業時間が入力できなければなりません。よって、時間が入力できないツールは工数管理ツールとしての役割を果たせないでしょう。

作業時間の入力単位は導入企業の運用にあわせた単位での入力が望ましいでしょう。例えばひとつの作業に対する時間はそれなりに長く、また、プロジェクトの期間も長い場合は、入力単位は1時間として問題ないでしょう。逆に、かなり厳密に入力する場合は、入力単位を1分とする必要があるかもしれません。ただし、細かくしすぎると入力者に余計な負荷がかかってしまいますので注意が必要です。

一般的には、15分／30分／1時間のいずれかを集計時間の単位として採用している企業が多いのではないかと思います。

プロジェクトの入力

工数管理においては、プロジェクトごとの作業時間が入力できなければ意味がありませんので、作業時間とプロジェクトとを紐付ける必要があります。プロジェクトというと厳密な管理をイメージするかもしれませんが、工数管理においては「社内業務」などもプロジェクトとみなして管理するのが望ましいでしょう。

工程ごとの入力

ここで言う工程とは、プロジェクトにおける細分化された作業を意味します。例えばソフトウェア開発であれば「設計」「コーディング」「テスト」「会議」などがあります。企業によって、全てのプロジェクトにおいて工程が共通の場合もあれば、プロジェクトごとに全く違う場合もあるでしょう。業種によっては、「電話対応」「移動時間」「雑用」などの項目も必要でしょう。

工程ごとの作業時間を管理することで、会議が多い／営業の移動に多くの時間を使っている等、プロジェクトだけでなく、工程ごとの工数の傾向が見えるようになってきます。

勤怠との連動

工数管理と勤怠との連動は必須ではありませんが、出社・退社時間を把握していることで見えてくることもあるでしょう。また、1日の終わりに工数を入力する場合は、出退社時間も合わせて入力するのはそれほどストレスはありませんので、入力できる方が便利でしょう。

インターフェース

作業ごとや1日の終わりに入力することになるため、できるだけクリック数が少なく、直感的に理解できるツールが望ましいでしょう。

ケース1. 工数管理ツールを利用しない

3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても工数管理は可能です。紙ベースでの管理も有効かもしれません。ツールを使って数値化や見える化をしなくても、お互いが何をしているか詳しくわかるため、直感的に分析が可能でしょう。

ケース2. エクセルで工数管理

エクセルで工数管理をしている企業は少なくありません。エクセルは使い慣れたソフトであり、多くの会社にとって最も有効なツールであるといえます。ただし、エクセルで管理できることは限られており、多角的な分析はできません。また、エクセルでは操作ミスを防ぐことが難しいため、規模の大きなグループの管理にはあまり向いていません。これから工数管理を始める会社向けのツールと言えます。 >>エクセル工数管理についてさらに詳しく

ケース3. 市販のツールを利用

エクセルでの工数管理に限界がある場合には、工数管理に特化したツールを利用するのが賢明でしょう。工数管理の目的としては、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の現状をより的確に把握し、更なる改善を目指す会社にマッチした手法と言えます。

ケース4. 自社専用のシステムを構築

市販のツールでは機能的に物足りない場合には、自社専用のシステムを構築することになるでしょう。数千人という単位の大きな会社では、組織も複雑になってきますし、独自の運用ルールも多々存在するため、結果的に自社専用のシステムを構築しなければならないことがあります。

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工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。

ケース1. 工数管理ツールを利用しない

3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。

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ケース2. エクセルで工数管理

エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。

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ケース3. 市販のツールを利用

工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。

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ケース4. 自社専用のシステムを構築

複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。

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