低価格工数管理「イノピーエム」
もちろんできます。実際、エクセルで工数管理をしている会社をとても良く見ます。
重要なのは工数管理の目的です。工数管理するだけで何もしないのでは、時間の無駄です。
工数管理をあまり重要視しておらず、プロジェクトごとの投下時間だけ知りたい、というのであればエクセルが望ましいと思います。
エクセルのメリット1.良く使うアプリケーションなのでインターフェースがわかりやすい2.クライアントPC上でデータを修正できる3.数値計算が得意
などが挙げられます。
冒頭に書きましたが、会社の状況を正確に把握したい等、工数管理の目的が明確な場合は、エクセルでは難しい可能性が高いです。
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入力は1日5分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
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工数管理によって経営状況が把握できると、以下のようなことが可能になります。・売上・コストを把握することで、将来のキャッシュフローを把握できる。・業務が特定の従業員に偏っているので平準化する。・働けば働くほどコストが増える、つまり利益が減るので、いかにして少ない時間で作業を終わらせるかに集中できる。
個別には以下のようなこともあり得るでしょう。・とある顧客から受注する仕事は赤字になることが多いから、取引を縮小する。・とある営業マンは常に利益率の高い仕事を受注してくるので、その営業マンをサポートする人員を増やす。・とあるサイトの利益率が非常に高いので、他のサイトも同じ運用方法を取り入れる。
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一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。
◇コンサルティング、システム開発、デザイン制作など企業向けのビジネスを中心とする会社顧客ごと、プロジェクトごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
◇弁護士、公認会計士、税理士を多数抱える事務所部署ごと、顧客ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
◇複数の自社サービス・自社サイトをやっている会社(例:複数のECサイトや携帯サイトを運営している)サービスごと、部署ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
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InnoPMを利用してメリットを実感できるのは、従業員10人から300人くらいの規模です。10人より少ない場合は工数管理システムを使って管理しなくても把握できますし、300人より多い場合は、1つの工数管理システムでルールを統一するのが難しい可能性があるからです。もちろん、例外もありますので、詳細は営業担当にお問い合わせいただければと思います。
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現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるように業務を最適に分割をすることです。
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例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はないとすると、1ヶ月のコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
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社長だったら全従業員の工数を把握できているかといえば、答えはNOです。従業員が5人なら確かに把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が20人程度を超えると、全員がどのプロジェクトに関わっていて、どのプロジェクトに何時間使っているか、などを把握するのは不可能に近いです。一般的には10人以上になると把握するのが難しくなります。
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一番のメリットは、プロジェクトごとの収支が分かるようになることです。Aプロジェクトが黒字で、Bプロジェクトが赤字、と分かるようになります。
実は、多くの会社では、会社全体の利益は把握できていたとしても、プロジェクトごとの利益を把握できていません。1年に1回必ず決算処理をしないといけないので、会社全体の利益というのは把握しやすいのですが、プロジェクトごとの利益は把握することはできません。なぜなら、一般的な決算処理では、最も大きな経費である人件費をプロジェクトごとに算出していないからです。
「工数管理」をすれば、プロジェクトだけではなく、事業セグメントや部署ごとの利益の把握も可能になります。
また、プロジェクトごとの利益が見える化されると、従業員にも生産性を高めようという意識が芽生えます。
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事業をやる以上は利益を出さなければいけません。その利益の算出に必要なのは、「売上」と「コスト」です。
「売上」というのは簡単です。お客様から頂いているお金を足せば良いだけです。
しかし「コスト」の算出は意外と難しいのです。前述のように、Bさんのプロジェクトごとの投下時間比率が1:1:1なのか、1:2:3なのかでは、プロジェクトごとのコストは大きく違ってきます。コストを正確に把握できなければ、プロジェクトに利益が出ているのかどうか把握することができません。
「工数管理」は会社・事業・部署・プロジェクトといった単位で利益を算出するために必要になってきます。
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