低価格工数管理「イノピーエム」
平素は、クラウド型工数管理ツール「InnoPM」をご利用いただき誠にありがとうございます。
本日、経費管理機能をリリースいたしましたのでお知らせいたします。
これまでInnoPMでは、コストとなるのはプロジェクト原価のみでしたが、原価に含まれないものの費用として小さくない出張や接待交際費など経費についても管理を行いたいという要望をいただいておりました。
そこで、経費を管理できる機能を利用することで、これまで以上にプロジェクト採算の把握が実現できるようになりました。
「経費」タブより、経費を登録できます。
経費は、「小口交通費」「出張費」「会議費」「接待交際費」「新聞図書費」「研修費」「その他」から選択できます。
経費一覧の閲覧可否は、「メンバー管理 > データ管理権限設定」より設定を行えます。
レポートの詳細な管理は生産性向上の実現には非常に重要ですので、今後も様々な施策を行っていく予定です。
今後ともInnoPMをよろしくお願いいたします。
株式会社コスモ・インタラクティブ プロデューサーユニット ディレクター 関口悟様に、工数管理ツール導入時の検討材料や導入後の評価について話を伺いました。
弊社では主に、法人向けのWebサイト構築・運用を行っています。
特に、プロモーションサイトやコーポレートサイトを中心に、サイトを利用する方のニーズを想定し、的確な情報伝達をするサイト作りを得意としております。
構築・運用に携わるメンバーの稼働工数を把握して、売上とのバランスが取れているかをはかりたいというのが一番のニーズでした。
弊社ではマルチタスクが当たり前で、ほとんどのメンバーが複数のプロジェクトに関わっており、平均で5つ以上のプロジェクトを同時に担当しているような状況です。
導入以前は自社開発のツールを使い工数管理を行っていましたが、運用していく中で運用工数を削減するためにいくつかの機能追加を必要としていました。
今後の工数管理を進めるにあたって、自社開発ツールをアップデートすることも選択肢としてはありましたが、運用後のトラブル対応や今後のアップデートを考えると、InnoPMを利用する方が長い目で見ればメリットが大きいと判断し導入を決めました。
まず最初に、無料試用版がありすぐに試せるのが良かったと思います。
また、集計データが可視化されているというのにも惹かれました。
導入時にはいくつか質問をさせていただいたのですが、丁寧に回答をいただいたり、わざわざ会社に来て詳しく説明をしてくださったのも嬉しかったですね。
一番のメリットは、工数実績が可視化されたことです。
これまでより工数管理が細分化されたため、見えにくかった小型のプロジェクトごとの利益や生産性といった数字が明確に見えるようになってきました。
また、長期間続けていると、どのクライアントが赤字になりやすいか、どの担当者がプロジェクト見積が甘いか、と言った傾向も見えてきています。
レポート機能で出力されるグラフやCSVデータはそのまま経営会議で使っていますので、データ作成に必要な時間も大幅に短縮されました。
細かいところでは、メンバーのスキルアップにも役立っています。具体的には、あるメンバーが、○○の業務では計画より少ない時間で対応しているが、△△の業務では計画より時間がかかっているという場合には、△△のスキルを伸ばすという的確な方向性を示すことができるようになりました。
とにかく使えば使うほど過去のデータが蓄積され、いろいろな傾向が見えてきますので、判断がしやすくなったと思います。
ただし、細かいプロジェクトの場合には非常に精度の高い計画が求められること、また、実績の入力にも多少のブレが生じるので、そのあたりをいかに機能に落とし込むかが今後の課題だと思います。
SaaS型の提供だとカスタマイズができないため、一般的には要望が反映されることはまれですが、InnoPMの場合は通常ではあり得ないほど弊社が出した改修要望を機能追加してもらっています。しかも無料で。
また、弊社の要望に対してただ機能追加するのではなく、よりよい形で詳細な機能の提案をいただき、新機能がリリースされていくので非常に嬉しいです。
導入前に自社開発ツールをアップデートして使うという選択肢を外して本当に良かったと思います。これからも多くの要望を出させていただきたいと思っています。(笑)
大きな方向性としては、会社やメンバーの目標管理ツールのようなものがあると嬉しいと思います。
特にメンバーに対しては、毎日1分程度とはいえ稼働を入力するという作業があり、その入力の意義を明確にするためにも、目標に対する進捗が見えると入力のモチベーションになるのではないかと思います。
また、機能の充実も引き続き進めていただきたいと思っています。
この度は、InnoPMをご利用いただきありがとうございます。
「はじめに」では、InnoPMを初めて利用する(無料評価版を含む)企業・団体様向けに、InnoPM利用開始に必要な設定や説明を記載しています。
すでにInnoPMをご利用いただいている企業・団体様は、ヘルプのメニューより該当するトピックを選択してください。
アカウントをお持ちでない企業・団体様は、無料評価版のお申し込みをお願いいたします。
※操作時間：約5分
ログイン
1. ログイン
ログインURLにアクセスし、メールアドレス・パスワードを入力しログインしてください。
管理情報の登録
2. マスタ登録
部署・事業・工程の3つのマスタを設定します。
マスタ設定より、各マスタの編集画面に遷移します。
画面左上の[新規作成]ボタンをクリックします。登録画面にてマスタ名を入力し、登録を行います。
部署マスタ登録例： 営業部 / 開発部 / 管理部
事業マスタ登録例： 自社製品事業 / 受託開発事業 / その他事業
工程マスタ登録例： 社内会議 / 顧客訪問 / プログラミング / 障害対応
3. メンバー登録
管理メニューの[メンバー管理]よりメンバー管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
メールアドレスを入力し送信ボタンを押します。メールアドレスを間違えないようご注意ください。
メンバー情報登録画面で必要な情報を登録します。なお、以降のデータ登録・レポート閲覧を確実にするために、「テスト」等ではなく区別しやすい氏名を入力されることをおすすめします。
メンバー登録後画面の「給与を設定する」リンクより、登録したメンバーの給与を設定してください。
4. 取引先登録
管理メニューの[取引先管理]より取引先管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
必要な取引先の情報を入力し登録を行います。社内取引を管理する場合には、疑似的な取引先として、部署名等を入力してください。
5. プロジェクト登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
必要なプロジェクトの情報を入力し登録を行います。なお、以降のデータ登録・レポート閲覧を確実にするために、「テスト」等ではなく区別しやすいプロジェクト情報を入力されることをおすすめします。
以上で管理情報の登録は終了です。次は、データの登録を行います。
データの登録
6. 売上・原価登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト一覧画面に遷移し、プロジェクト名の右にある[売上]リンクをクリックします。
売上設定画面にて[新規作成]ボタンをクリックします。
該当するプロジェクトの売上情報を入力し売上の登録を行います。
原価も売上と同様に登録してください。
7. 工数登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト一覧画面に遷移し、プロジェクト名の右にある[工数]リンクをクリックします。
工数設定画面にて、プロジェクトにアサインされているメンバーが該当プロジェクトに従事する予定の工数を人月で入力します。例えば、0.2人月従事する場合は、該当月の入力フォームに「0.2」と入力します。入力後、[保存]ボタンで保存します。
8. タイムシート
タブの[タイムシート]よりタイムシート画面に遷移します。
タイムシートを入力する日付の編集アイコンをクリックし、タイムシート情報を入力し保存します。
以上でデータの登録は終了です。これでデータの閲覧に必要な情報の入力が終了しました。次は、データの閲覧を行います。
データの閲覧
9. レポート閲覧
1～5の操作で、データが蓄積されています。タブの[レポート]よりレポート一覧画面に遷移し、閲覧したいレポートをクリックしてください。入力したデータが反映されたグラフや表が表示されます。
以上がInnoPMの基本的な機能です。
管理データ(売上・原価・工数)とタイムシートデータを元にした多角的なデータ分析がInnoPMの特徴です。
さらに、(1)複数のプロジェクトを登録し、売上・原価・工数の設定を行う、(2)登録したメンバーにタイムシートを入力してもらう、の2点を行うことで、より深くInnoPMの便利さを実感することができます。ぜひお試しください。
また、自社の運用にあわせたマスタ設定や運用ルールの策定などでお悩みの場合は、他社事例などを元にアドバイスをさせていただきますので、遠慮無くお問い合わせください。
無料評価版の機能と利用期限について
利用できる機能
正式版と同じ機能をご利用いただけます。
利用期限
無料評価版の利用期間は、申込日の翌月末日までとなります。例えば、2月20日に申し込んだ場合は、3月31日までが無料評価版の利用期間となります。
1. 工数管理ツールを利用しない
工数管理ツールを利用しないので、ツールには全く費用はかかりません。ただし、工数管理ツールを利用していないとしても、効率を良くする方法を直感的に思いつくこともあるでしょう。そういった場合は会議が必要かもしれません。直接的なコストではありませんが、ある程度の目に見えないコストは発生するでしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルでの工数管理には、PCにエクセルがインストールという前提であれば、基本的にはコストはかかりません。入力項目の設計・計算式の作成・ピボットテーブルの作成・マクロの作成など、運用ルールを決めるまでにかなりの時間を投下する必要はありますが、外部コストは非常に抑えられるでしょう。
3. 市販のツールを利用
市販のツールは実際に費用がかかります。ただし、工数管理に特化して製品化されているため、必要な機能が含まれているでしょう。また、社内ルールがツールに沿った運用になるため、運用ルール策定や運用の見直しなどのコストは極端に低いでしょう。
4. 自社専用のシステムを構築
専用のシステム構築が必要な場合は、システムの設計から開発までかなりの時間を要し、また、かなりの開発コストがかかるでしょう。ただし、そのコストをかけても効果が見込まれるのであれば、結果的には大きなメリットが生まれます。
経営者と現場社員の意思疎通ほど難しいものはない。
経営者「もっと頑張れ！」
現場社員「頑張ってるに決まってるだろ！！(と、心の中でつぶやく)」
などという会話をした経験が誰にでもあると思う。
多くの経営者は現場の経験もあるので、どちらの気持ちもよくわかるだろうと思う。(経営しかやったこと無い、という人もごくまれにはいるようですが。)
しかし、なぜか経営者になると、現場時代の経験を忘れてしまい、「何で自分の言ってることがわからないんだ！」と現場社員に強く言ってしまうこともあるだろう。
この場合、そもそも経営者の方が立場が上なので、現場社員は言い返せない。このような意識のズレが生じる原因は、誰しもが相手のことを100%理解しているわけではないからだと思う。
立場が違えば日々やっていることも異なり、視点も全く違うのである。
この場合、お互いの意見を主張しあう(会議の「空中戦」)のではなく、まずは共通言語に落とし込む(会議の「地上戦」)ことが必要だろうと思う。
私が過去に取引させていただいた会社の中で、成功している会社に共通していることの一つに、「経営の可視化」というのがあげられる。
例えば残業時間を全社員が閲覧できるとする。Aプロジェクトに問題が発生しているが、Aプロジェクトのメンバー全員が相当残業をしているとしたら、経営者と従業員との間の会話はスムーズだろうと思う。
なぜなら、予定より時間を費やしているのに問題が発生しているのだから、経営者も「頑張れ」だけで終わることはないだろう。
この例で言うと「残業時間が一目でわかる」というのが共通言語であり、会議を地上戦にする重要な要素である。
これからの時代は、「経営の可視化」というのが欠かせないと思う。「経営の可視化」によってすべての業務が効率的になるだろう。
弊社では主に、自社ASP製品の開発・運用及びWebシステム開発・運用を行っています。
最近はASPを利用する企業が増え、サーバ構築などの業務がASPとシステム開発はちょうど半々くらいの人数で行っています。
弊社では自社ASPとシステム開発に携わるメンバーがちょうど半々くらいでやっています。メンバーのほとんどがどちらの業務も兼務しており、システム開発の仕事が増えると自社ASPの人員が減り、システム開発の仕事が減れば自社ASPの人員が増えるというように、その時によって稼働状況が変更するため、自社ASPもシステム開発プロジェクトもそれぞれの収益性が見えにくくなっており、それを知りたいと思い工数管理ツールの利用を検討していました。
インターネットで検索して工数管理ツールの候補をいくつかピックアップして、実際にそれぞれの無料試用版を利用しました。
InnoPMを選んだのは、(1)安価であること、(2)データがすぐに可視化されること、の2点が決め手となりました。
まず、自社ASPについては、稼働が明確に見えるようになってきました。
具体的には、毎月の売上に大きな変動はありませんが、稼働にそれなりに変動があることがわかり、長期的に見ると収益的にどのような状況なのかがはっきりとわかってきました。
そのため、追加機能の価格決定に対して、重要な参考指標となっています。
また、これまで曖昧だった稼働計画をしっかり立てられるようになりましたので、リリース計画を正確に作成できるようになりました。
システム開発プロジェクトについても、それぞれのプロジェクトの数字がどのようになっているかを一目で見えるようになりました。
弊社の場合はメンバー全員にレポート閲覧権限を付与しているのですが、メンバーによっては現状が可視化されたことでモチベーションアップにつながっていると思います。
それぞれのプロジェクトについて、ある程度の状況は頭の中では見えていたのですが、可視化されることのメリットがここまであるとは思いませんでした。
月に1回行っている全社会議でもこのレポートを利用していますが、これまで数字がメインだった会議に比べると、メンバーの理解度も上がっているのではないかと思います。
それから、長期間データが蓄積されていくと、会社の数字についてあらゆる傾向が見えてきます。
そういった数字をいかに次のアクションに結びつけていくかが重要で、そのきっかけを与えてくれるツールとしてなくてはならない存在となっています。
接待交際費の登録を行います。
経費を使った(もしくは、使う予定の)日付を入力します。
経費を使うプロジェクトを選択します。
接待の相手先を入力します。
接待の場所(お店等)を入力します。
合計人数と、社内の人数を入力します。
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