低価格工数管理「イノピーエム」
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
株式会社コスモ・インタラクティブ プロデューサーユニット ディレクター 関口悟様に、工数管理ツール導入時の検討材料や導入後の評価について話を伺いました。
弊社では主に、法人向けのWebサイト構築・運用を行っています。
特に、プロモーションサイトやコーポレートサイトを中心に、サイトを利用する方のニーズを想定し、的確な情報伝達をするサイト作りを得意としております。
構築・運用に携わるメンバーの稼働工数を把握して、売上とのバランスが取れているかをはかりたいというのが一番のニーズでした。
弊社ではマルチタスクが当たり前で、ほとんどのメンバーが複数のプロジェクトに関わっており、平均で5つ以上のプロジェクトを同時に担当しているような状況です。
導入以前は自社開発のツールを使い工数管理を行っていましたが、運用していく中で運用工数を削減するためにいくつかの機能追加を必要としていました。
今後の工数管理を進めるにあたって、自社開発ツールをアップデートすることも選択肢としてはありましたが、運用後のトラブル対応や今後のアップデートを考えると、InnoPMを利用する方が長い目で見ればメリットが大きいと判断し導入を決めました。
まず最初に、無料試用版がありすぐに試せるのが良かったと思います。
また、集計データが可視化されているというのにも惹かれました。
導入時にはいくつか質問をさせていただいたのですが、丁寧に回答をいただいたり、わざわざ会社に来て詳しく説明をしてくださったのも嬉しかったですね。
一番のメリットは、工数実績が可視化されたことです。
これまでより工数管理が細分化されたため、見えにくかった小型のプロジェクトごとの利益や生産性といった数字が明確に見えるようになってきました。
また、長期間続けていると、どのクライアントが赤字になりやすいか、どの担当者がプロジェクト見積が甘いか、と言った傾向も見えてきています。
レポート機能で出力されるグラフやCSVデータはそのまま経営会議で使っていますので、データ作成に必要な時間も大幅に短縮されました。
細かいところでは、メンバーのスキルアップにも役立っています。具体的には、あるメンバーが、○○の業務では計画より少ない時間で対応しているが、△△の業務では計画より時間がかかっているという場合には、△△のスキルを伸ばすという的確な方向性を示すことができるようになりました。
とにかく使えば使うほど過去のデータが蓄積され、いろいろな傾向が見えてきますので、判断がしやすくなったと思います。
ただし、細かいプロジェクトの場合には非常に精度の高い計画が求められること、また、実績の入力にも多少のブレが生じるので、そのあたりをいかに機能に落とし込むかが今後の課題だと思います。
SaaS型の提供だとカスタマイズができないため、一般的には要望が反映されることはまれですが、InnoPMの場合は通常ではあり得ないほど弊社が出した改修要望を機能追加してもらっています。しかも無料で。
また、弊社の要望に対してただ機能追加するのではなく、よりよい形で詳細な機能の提案をいただき、新機能がリリースされていくので非常に嬉しいです。
導入前に自社開発ツールをアップデートして使うという選択肢を外して本当に良かったと思います。これからも多くの要望を出させていただきたいと思っています。(笑)
大きな方向性としては、会社やメンバーの目標管理ツールのようなものがあると嬉しいと思います。
特にメンバーに対しては、毎日1分程度とはいえ稼働を入力するという作業があり、その入力の意義を明確にするためにも、目標に対する進捗が見えると入力のモチベーションになるのではないかと思います。
また、機能の充実も引き続き進めていただきたいと思っています。
入力は1日1分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割をすることです。
工数管理によってプロジェクトごと・事業ごとの採算や経営状況が把握できると、事業マネージャーや経営者として、以下のような手を打つことが可能になります。
現在のようないくらでも受注ができる時代ではない段階においては、下記のような手を打ち、経営効率を上げていくことは非常に大切であろうと思います。
※導入先企業・団体様でもこのような施策を実施されています。
工程とは、ITであれば、設計・プログラミング・打ち合わせなどの、アウトプットを完成させるにあたって必要な作業の種類のことです。
工程ごとの工数管理を行うことで、例えば打ち合わせが多すぎる部署や、当初予定よりプログラミングに時間がかかりすぎているプロジェクトを把握することができます。
InnoPMではこの「工程」ごとにどれだけの時間を費やしているかが一目でわかるようになっているため、生産性の向上に貢献します。
工数を管理することで、プロジェクトや作業工程ごとのリソースの配分状況がわかります。
例えば、日本の会社は打ち合わせが多いと言われます。
InnoPMでは「打ち合わせ」にどれだけの時間を費やしているかが一目でわかるようになっているため、より効率的なリソース配分を行うことが可能になります。
「工数を管理する」ことで「現状の問題点を把握する」ことにつながります。
導入事例を集めました。
よくある質問を集めました。
