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用語集

工数管理ツールについて

工数管理とは

ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。

工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。

工数管理というのはそもそもどういったものか、また、最近の進んだ活用方法についてご紹介しています。

工数管理ツールとは

当然ながら、工数管理を行うためには工数管理に適したツールが必要となります。

工数の管理をすることがゴールであるため、紙ベースでの管理も可能ですし、多額の投資をしてシステムを構築することも考えられます。また、エクセルで管理しているケースもあれば、工数管理に適したクラウド型のサービスを利用することもあります。

工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。こういった工数管理ツール全般についてご紹介しています。

良くある工数把握の間違い

工数の把握について

一般的に、社長であれば全従業員の工数を把握できていると思われがちですが、その答えはNoです。

従業員が3人なら把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が10人程度を超えると、誰がどのプロジェクトに関わっていて、それぞれのプロジェクトに何時間使っているか、また、打ち合わせが多すぎて非効率になっていないか、などを把握するのは不可能に近いです。

管理ツールを全く使わなかった場合においては、把握できるのは3人まで、つまり、4人以上になると把握するのは困難になります。

なぜ把握していなくても大丈夫なのか

プロジェクトごとの工数や利益をしっかり把握できていないのに存続している会社も沢山あります。なぜ管理できていないのに赤字にならないのでしょうか。

例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はゼロとすると、1ヶ月のトータルコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。

赤字でないため、プロジェクトごとの工数を管理するインセンティブが湧かないかもしれません。しかし、しっかりと工数管理をし、生産性を高めることで、もっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。

工数管理とは

ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。

工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。

工数管理というのは、そもそもどういったものか、や、最近の進んだ活用方法について、ご紹介したいと思います。

大規模(300アカウント以上)

事業内容によらず利用可能

InnoPMがマッチする事業内容

一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。

コンサルティング、システム開発、デザイン制作など企業向けのビジネスを中心とする会社
顧客ごと、プロジェクトごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
弁護士、公認会計士、税理士を多数抱える事務所
部署ごと、顧客ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
複数の自社サービス・自社サイトをやっている会社
サービスごと、部署ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。例えば 複数のECサイトや携帯サイトを運営している場合であれば、サイトごとの収益が容易に把握できます。

営業部門や管理部門でも活用できます

工数管理の現状をリアルタイム把握できるため、営業部門が案件受注可否の判断しやすいです。 また、管理部門でも残業の状況を把握したり、役員会用のレポートとして使ったりすることもできます。

大人数での利用にマッチした機能

ユーザの増減もすぐに可能です

クラウドでの提供で、すでに大規模運用しているシステムですので、大きな組織へのご導入も安心です。
急なユーザー数の増加にも迅速に対応できます。

詳細な権限設定

各コンテンツの閲覧・編集に詳細な権限設定が可能です。
低コストで高いセキュリティ環境を実現できます。

部署の階層構造設定が可能

部・課・係など、部署の階層構造設定が可能です。大きな組織だけでなく、チームごとのレポートの閲覧が可能です。

詳細な給与設定

昇給があった場合も、過去の給与データを残すことができますので、終了したプロジェクトのレポートが変わることはありません。

外部ツールとの連携

経費管理機能では、他社製品のワークフローと連携することが可能です。

既存のソフトからの乗り換えが容易

既存の工数管理したデータのインポートが可能

エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。

エクセル管理で発生するミスを防ぐ

エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。

スムーズな導入が可能

複雑な書類はありません

導入に必要な書類は申込書のみです。煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。

クラウドでの提供

クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。

事業内容によらず利用可能

InnoPMがマッチする事業内容

一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。

コンサルティング、システム開発、デザイン制作など企業向けのビジネスを中心とする会社
顧客ごと、プロジェクトごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
弁護士、公認会計士、税理士を多数抱える事務所
部署ごと、顧客ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
複数の自社サービス・自社サイトをやっている会社
サービスごと、部署ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。例えば 複数のECサイトや携帯サイトを運営している場合であれば、サイトごとの収益が容易に把握できます。

営業部門や管理部門でも活用できます

工数管理の現状をリアルタイム把握できるため、営業部門が案件受注可否の判断しやすいです。 また、管理部門でも残業の状況を把握したり、役員会用のレポートとして使ったりすることもできます。

プロジェクト

  • 多彩なプロジェクトに対応
  • 一括受注案件からランニング収益の案件にも対応
  • 社内取引案件にも対応
  • プロジェクト終了報告機能
  • 柔軟な工数設定が可能
  • プロジェクト収支管理をサポート
  • プロジェクト工数予想の設定
  • メンバーのアサイン
  • 複数の売上や原価を設定
  • プロジェクト経費予想の設定
  • プロジェクトに素早くアクセス
  • プロジェクト検索機能
  • プロジェクトコード・開始日・終了日などでソート可能

低価格

低価格の概要

一般的には、ユーザー1人あたり月額1,000円程度を低価格と位置づけることが多いようです。

提供形態によって価格の考え方は違いますが、1年間利用したとして、ユーザー1人あたり10,000円強ということであれば、有償の製品・サービスとしては非常に安価と言えるでしょう。

低価格の特徴

マッチする企業

低価格のため、機能やサービスを絞って提供している製品が多いです。そのため、企業規模によらず機能がマッチしていれば導入する価値があります。

インストール型やサーバー設置型では低価格の恩恵を十分に受けられない可能性もある

インストール型やサーバー設置型では、初期費用を一括で支払って利用するケースが多いでしょう。そのためユーザー1人あたり月額1,000円程度としても、1年分の費用を利用開始時に支払うとなるとそれなりに大きな初期投資が必要です。また、一度支払った料金は返還されないことが多いため、導入の際にはしっかりと検討することが必要です。
長期的に考えれば低価格かもしれませんが、昨今のビジネス環境において、数年先までを予測することは難しいため、低価格の恩恵を十分に受けられない可能性もあります。

クラウド型(SaaS/ASP型)の場合、低価格のメリットを享受できる

クラウド型(SaaS/ASP型)の場合は、最低利用期間が短ければ初期投資が非常に少なく低価格のメリットを享受できるでしょう。

有償オプション

低価格をうたっている製品であっても、基本機能が少なく、オプションを購入しなければ使い物にならないような製品もあるかもしれません。目に見える価格だけではなく、必要な機能も含めた価格で判断する必要があるでしょう。

導入時のサポート

低価格であるため導入時にサポートが少なく、マニュアルを読んで導入企業・団体様自身で設定等をしなければならない製品が多いです。よって、マニュアルが十分に揃っているかどうかも判断基準の一つといえるでしょう。

導入後のサポート

低価格な製品であるため、メールでのみサポートを受け付けているような製品・サービスもあるでしょう。

機能

低価格であるため、基本的には高機能であることはないでしょう。

バージョンアップ

インストール型やサーバー設置型では、利用開始時に費用を支払うケースが多く、利用開始後のバージョンアップの原資が確保しにくい収益構造になっています。そのため、無償でバージョンアップされる機会は少なく、おそらくバージョンアップの際は有償になるケースが多いのではないかと思います。
一方で、クラウド型(SaaS/ASP型)の場合は、月々料金が発生するタイプであり長期間契約していただいて元が取れる収益構造のため、契約を継続してもらうために定期的なバージョンアップを提供している企業も少なくないでしょう。バージョンアップにおいても、クラウド型(SaaS/ASP型)であれば低価格のメリットを享受できるでしょう。

バックアップ

インストール型やサーバー設置型では、バックアップがされているかどうか確認する必要があるでしょう。一方、クラウド型(SaaS/ASP型)であれば、多くの場合、バックアップがされているでしょう。

M社様

事業概要

弊社では主に、自社ASP製品の開発・運用及びWebシステム開発・運用を行っています。

最近はASPを利用する企業が増え、サーバ構築などの業務がASPとシステム開発はちょうど半々くらいの人数で行っています。

InnoPM導入のきっかけ

弊社では自社ASPとシステム開発に携わるメンバーがちょうど半々くらいでやっています。メンバーのほとんどがどちらの業務も兼務しており、システム開発の仕事が増えると自社ASPの人員が減り、システム開発の仕事が減れば自社ASPの人員が増えるというように、その時によって稼働状況が変更するため、自社ASPもシステム開発プロジェクトもそれぞれの収益性が見えにくくなっており、それを知りたいと思い工数管理ツールの利用を検討していました。

インターネットで検索して工数管理ツールの候補をいくつかピックアップして、実際にそれぞれの無料試用版を利用しました。
InnoPMを選んだのは、(1)安価であること、(2)データがすぐに可視化されること、の2点が決め手となりました。

導入後の成果

まず、自社ASPについては、稼働が明確に見えるようになってきました。
具体的には、毎月の売上に大きな変動はありませんが、稼働にそれなりに変動があることがわかり、長期的に見ると収益的にどのような状況なのかがはっきりとわかってきました。
そのため、追加機能の価格決定に対して、重要な参考指標となっています。
また、これまで曖昧だった稼働計画をしっかり立てられるようになりましたので、リリース計画を正確に作成できるようになりました。

システム開発プロジェクトについても、それぞれのプロジェクトの数字がどのようになっているかを一目で見えるようになりました。
弊社の場合はメンバー全員にレポート閲覧権限を付与しているのですが、メンバーによっては現状が可視化されたことでモチベーションアップにつながっていると思います。

それぞれのプロジェクトについて、ある程度の状況は頭の中では見えていたのですが、可視化されることのメリットがここまであるとは思いませんでした。
月に1回行っている全社会議でもこのレポートを利用していますが、これまで数字がメインだった会議に比べると、メンバーの理解度も上がっているのではないかと思います。

それから、長期間データが蓄積されていくと、会社の数字についてあらゆる傾向が見えてきます。
そういった数字をいかに次のアクションに結びつけていくかが重要で、そのきっかけを与えてくれるツールとしてなくてはならない存在となっています。

低価格

低価格の概要

一般的には、ユーザー1人あたり月額1,000円程度を低価格と位置づけることが多いようです。

提供形態によって価格の考え方は違いますが、1年間利用したとして、ユーザー1人あたり10,000円強ということであれば、有償の製品・サービスとしては非常に安価と言えるでしょう。

低価格の特徴

マッチする企業

低価格のため、機能やサービスを絞って提供している製品が多いです。そのため、企業規模によらず機能がマッチしていれば導入する価値があります。

インストール型やサーバー設置型では低価格の恩恵を十分に受けられない可能性もある

インストール型やサーバー設置型では、初期費用を一括で支払って利用するケースが多いでしょう。そのためユーザー1人あたり月額1,000円程度としても、1年分の費用を利用開始時に支払うとなるとそれなりに大きな初期投資が必要です。また、一度支払った料金は返還されないことが多いため、導入の際にはしっかりと検討することが必要です。
長期的に考えれば低価格かもしれませんが、昨今のビジネス環境において、数年先までを予測することは難しいため、低価格の恩恵を十分に受けられない可能性もあります。

クラウド型(SaaS/ASP型)の場合、低価格のメリットを享受できる

クラウド型(SaaS/ASP型)の場合は、最低利用期間が短ければ初期投資が非常に少なく低価格のメリットを享受できるでしょう。

有償オプション

低価格をうたっている製品であっても、基本機能が少なく、オプションを購入しなければ使い物にならないような製品もあるかもしれません。目に見える価格だけではなく、必要な機能も含めた価格で判断する必要があるでしょう。

導入時のサポート

低価格であるため導入時にサポートが少なく、マニュアルを読んで導入企業・団体様自身で設定等をしなければならない製品が多いです。よって、マニュアルが十分に揃っているかどうかも判断基準の一つといえるでしょう。

導入後のサポート

低価格な製品であるため、メールでのみサポートを受け付けているような製品・サービスもあるでしょう。

機能

低価格であるため、基本的には高機能であることはないでしょう。

バージョンアップ

インストール型やサーバー設置型では、利用開始時に費用を支払うケースが多く、利用開始後のバージョンアップの原資が確保しにくい収益構造になっています。そのため、無償でバージョンアップされる機会は少なく、おそらくバージョンアップの際は有償になるケースが多いのではないかと思います。
一方で、クラウド型(SaaS/ASP型)の場合は、月々料金が発生するタイプであり長期間契約していただいて元が取れる収益構造のため、契約を継続してもらうために定期的なバージョンアップを提供している企業も少なくないでしょう。バージョンアップにおいても、クラウド型(SaaS/ASP型)であれば低価格のメリットを享受できるでしょう。

バックアップ

インストール型やサーバー設置型では、バックアップがされているかどうか確認する必要があるでしょう。一方、クラウド型(SaaS/ASP型)であれば、多くの場合、バックアップがされているでしょう。

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