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工数の把握について
一般的に、社長であれば全従業員の工数を把握できていると思われがちですが、その答えはNoです。
従業員が3人なら把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が10人程度を超えると、誰がどのプロジェクトに関わっていて、それぞれのプロジェクトに何時間使っているか、また、打ち合わせが多すぎて非効率になっていないか、などを把握するのは不可能に近いです。
管理ツールを全く使わなかった場合においては、把握できるのは3人まで、つまり、4人以上になると把握するのは困難になります。
なぜ把握していなくても大丈夫なのか
プロジェクトごとの工数や利益をしっかり把握できていないのに存続している会社も沢山あります。なぜ管理できていないのに赤字にならないのでしょうか。
例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はゼロとすると、1ヶ月のトータルコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
赤字でないため、プロジェクトごとの工数を管理するインセンティブが湧かないかもしれません。しかし、しっかりと工数管理をし、生産性を高めることで、もっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。
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エクセルによる工数管理
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
エクセルのメリット
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
エクセルの弱点
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
タグ:アクセス, アップ, インストール, エクセル, エクセルデータ, クロス, グラフ, コスト, サーバ, シート, セットアップ, セル, ソフト, ツール, データ, ネット, ネットワーク, ノウハウ, バックアップ, ピボットテーブル, ファイル, ファイルサーバ, フォルダ, プロ, プロジェクト, マクロ, マスタ, メリット, 一杯, 予実管理, 予想, 今日何時間働, 仕掛品, 以上, 会社, 作成, 作業, 作業時間, 保全, 保存, 修正, 修正権限, 全従業員, 共有, 処理, 分割, 分析, 初期, 利用, 削除, 動作, 勝手, 半年, 単位, 原価, 収支, 可能, 可能性, 同一, 同時, 周知等, 困難, 変更, 外出先, 多角的, 大事, 大変, 大量, 定期的, 実績, 専用, 導入, 工数, 工数管理, 工程, 差異, 弱点, 従業員, 必要, 把握, 担当, 担当者, 採算, 操作, 改善, 数値, 数値計算, 整形, 方法, 明確, 時間, 更新, 柔軟, 柔軟性, 構築, 権限, 権限設定, 正確, 毎日, 活用, 状況, 独立採算, 現実的, 発生, 目指, 目的, 社員, 種類, 算出, 管理, 統合作業, 編集, 編集権限, 自宅, 蓄積, 表示, 製品, 製品開発, 製品開発製造原価, 製造, 複数, 複数人, 複雑, 計算, 記録, 設定, 費用, 追加, 運用, 運用前, 過去, 部署, 部署間, 配分, 重要, 開発, 関連, 閲覧, 閲覧権限, 集計, 非常, 面倒, 頻繁, 顧客, 高額
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株式会社コスモ・インタラクティブ プロデューサーユニット ディレクター 関口悟様に、工数管理ツール導入時の検討材料や導入後の評価について話を伺いました。
株式会社コスモ・インタラクティブ
事業概要
弊社では主に、法人向けのWebサイト構築・運用を行っています。
特に、プロモーションサイトやコーポレートサイトを中心に、サイトを利用する方のニーズを想定し、的確な情報伝達をするサイト作りを得意としております。
株式会社コスモ・インタラクティブ様の制作実績
InnoPM導入のきっかけ
構築・運用に携わるメンバーの稼働工数を把握して、売上とのバランスが取れているかをはかりたいというのが一番のニーズでした。
弊社ではマルチタスクが当たり前で、ほとんどのメンバーが複数のプロジェクトに関わっており、平均で5つ以上のプロジェクトを同時に担当しているような状況です。
導入以前は自社開発のツールを使い工数管理を行っていましたが、運用していく中で運用工数を削減するためにいくつかの機能追加を必要としていました。
今後の工数管理を進めるにあたって、自社開発ツールをアップデートすることも選択肢としてはありましたが、運用後のトラブル対応や今後のアップデートを考えると、InnoPMを利用する方が長い目で見ればメリットが大きいと判断し導入を決めました。
導入時の感想
まず最初に、無料試用版がありすぐに試せるのが良かったと思います。
また、集計データが可視化されているというのにも惹かれました。
導入時にはいくつか質問をさせていただいたのですが、丁寧に回答をいただいたり、わざわざ会社に来て詳しく説明をしてくださったのも嬉しかったですね。
導入後の成果
一番のメリットは、工数実績が可視化されたことです。
これまでより工数管理が細分化されたため、見えにくかった小型のプロジェクトごとの利益や生産性といった数字が明確に見えるようになってきました。
また、長期間続けていると、どのクライアントが赤字になりやすいか、どの担当者がプロジェクト見積が甘いか、と言った傾向も見えてきています。
レポート機能で出力されるグラフやCSVデータはそのまま経営会議で使っていますので、データ作成に必要な時間も大幅に短縮されました。
細かいところでは、メンバーのスキルアップにも役立っています。具体的には、あるメンバーが、○○の業務では計画より少ない時間で対応しているが、△△の業務では計画より時間がかかっているという場合には、△△のスキルを伸ばすという的確な方向性を示すことができるようになりました。
とにかく使えば使うほど過去のデータが蓄積され、いろいろな傾向が見えてきますので、判断がしやすくなったと思います。
ただし、細かいプロジェクトの場合には非常に精度の高い計画が求められること、また、実績の入力にも多少のブレが生じるので、そのあたりをいかに機能に落とし込むかが今後の課題だと思います。
機能追加要望が反映されていくのは嬉しいです
SaaS型の提供だとカスタマイズができないため、一般的には要望が反映されることはまれですが、InnoPMの場合は通常ではあり得ないほど弊社が出した改修要望を機能追加してもらっています。しかも無料で。
また、弊社の要望に対してただ機能追加するのではなく、よりよい形で詳細な機能の提案をいただき、新機能がリリースされていくので非常に嬉しいです。
導入前に自社開発ツールをアップデートして使うという選択肢を外して本当に良かったと思います。これからも多くの要望を出させていただきたいと思っています。(笑)
今後期待していること
大きな方向性としては、会社やメンバーの目標管理ツールのようなものがあると嬉しいと思います。
特にメンバーに対しては、毎日1分程度とはいえ稼働を入力するという作業があり、その入力の意義を明確にするためにも、目標に対する進捗が見えると入力のモチベーションになるのではないかと思います。
また、機能の充実も引き続き進めていただきたいと思っています。
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工数管理の手間
入力は1日1分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
プロジェクトの分割方法について
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割をすることです。
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エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。マクロはメリットでもありますが、同時に弱みでもあります。
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株式会社コスモ・インタラクティブ プロデューサーユニット ディレクター 関口悟様に、工数管理ツール導入時の検討材料や導入後の評価について話を伺いました。
株式会社コスモ・インタラクティブ
事業概要
弊社では主に、法人向けのWebサイト構築・運用を行っています。
特に、プロモーションサイトやコーポレートサイトを中心に、サイトを利用する方のニーズを想定し、的確な情報伝達をするサイト作りを得意としております。
株式会社コスモ・インタラクティブ様の制作実績
InnoPM導入のきっかけ
構築・運用に携わるメンバーの稼働工数を把握して、売上とのバランスが取れているかをはかりたいというのが一番のニーズでした。
弊社ではマルチタスクが当たり前で、ほとんどのメンバーが複数のプロジェクトに関わっており、平均で5つ以上のプロジェクトを同時に担当しているような状況です。
導入以前は自社開発のツールを使い工数管理を行っていましたが、運用していく中で運用工数を削減するためにいくつかの機能追加を必要としていました。
今後の工数管理を進めるにあたって、自社開発ツールをアップデートすることも選択肢としてはありましたが、運用後のトラブル対応や今後のアップデートを考えると、InnoPMを利用する方が長い目で見ればメリットが大きいと判断し導入を決めました。
導入時の感想
まず最初に、無料試用版がありすぐに試せるのが良かったと思います。
また、集計データが可視化されているというのにも惹かれました。
導入時にはいくつか質問をさせていただいたのですが、丁寧に回答をいただいたり、わざわざ会社に来て詳しく説明をしてくださったのも嬉しかったですね。
導入後の成果
一番のメリットは、工数実績が可視化されたことです。
これまでより工数管理が細分化されたため、見えにくかった小型のプロジェクトごとの利益や生産性といった数字が明確に見えるようになってきました。
また、長期間続けていると、どのクライアントが赤字になりやすいか、どの担当者がプロジェクト見積が甘いか、と言った傾向も見えてきています。
レポート機能で出力されるグラフやCSVデータはそのまま経営会議で使っていますので、データ作成に必要な時間も大幅に短縮されました。
細かいところでは、メンバーのスキルアップにも役立っています。具体的には、あるメンバーが、○○の業務では計画より少ない時間で対応しているが、△△の業務では計画より時間がかかっているという場合には、△△のスキルを伸ばすという的確な方向性を示すことができるようになりました。
とにかく使えば使うほど過去のデータが蓄積され、いろいろな傾向が見えてきますので、判断がしやすくなったと思います。
ただし、細かいプロジェクトの場合には非常に精度の高い計画が求められること、また、実績の入力にも多少のブレが生じるので、そのあたりをいかに機能に落とし込むかが今後の課題だと思います。
機能追加要望が反映されていくのは嬉しいです
SaaS型の提供だとカスタマイズができないため、一般的には要望が反映されることはまれですが、InnoPMの場合は通常ではあり得ないほど弊社が出した改修要望を機能追加してもらっています。しかも無料で。
また、弊社の要望に対してただ機能追加するのではなく、よりよい形で詳細な機能の提案をいただき、新機能がリリースされていくので非常に嬉しいです。
導入前に自社開発ツールをアップデートして使うという選択肢を外して本当に良かったと思います。これからも多くの要望を出させていただきたいと思っています。(笑)
今後期待していること
大きな方向性としては、会社やメンバーの目標管理ツールのようなものがあると嬉しいと思います。
特にメンバーに対しては、毎日1分程度とはいえ稼働を入力するという作業があり、その入力の意義を明確にするためにも、目標に対する進捗が見えると入力のモチベーションになるのではないかと思います。
また、機能の充実も引き続き進めていただきたいと思っています。
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エクセルでの工数管理
エクセルで工数管理をしている会社は、一般的にはとてもよく見ます。
重要なのは工数管理を行うその本当の目的です。工数を記録するだけで何もしないのでは、時間の無駄です。
工数管理をあまり重要視しておらず、プロジェクトごとの投下時間だけ知りたい、というのであればエクセルが望ましいと思います。
しかしながら、冒頭に書きましたが、会社の状況を正確に把握したい等、工数管理の目的が明確な場合は、エクセルでは難しい可能性が高いです。
エクセルのメリット
- 良く使うアプリケーションなのでインターフェースがわかりやすい
- クライアントPC上でデータを修正できる
- 数値計算が得意
エクセルの弱点
エクセルには下記のような弱点があり、その点からあまりおすすめはできないです。より専門のツールを活用されることをお薦め致します。
- マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
- データの蓄積が難しい
過去データが増えてくると、エクセルでは1つのシートに大量データを蓄積できないため運用が困難になります。(※エクセル2007から1シートに保存できる行数が増えたので、場合によっては蓄積可能です。)(InnoPMはサーバ上のデータベースなので、データ量を気にすることはありません。)
- データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。(InnoPMはサーバ上のデータベースなので、クロス集計が非常に容易です。また、新しい集計方法を追加したい場合は、カクシン株式会社に要望をいただければ可能な限り対応させていただきます。)
- 複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
- データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
- 閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。(InnoPMであれば、簡単な操作で詳細な権限設定ができます。)
- 会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
- 初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
- エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。(InnoPMでは、予想と実績の乖離を容易に把握できます。)
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工数管理の手間
入力は1日5分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
プロジェクトの分割方法について
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割をすることです。
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工数の把握について
通常の会社において社長であれば全従業員の工数を把握できているかといえば、答えはNOです。従業員が5人なら確かに把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が20人程度を超えると、全員がどのプロジェクトに関わっていて、どのプロジェクトに何時間使っているか、などを把握するのは不可能に近いです。一般的には10人以上になると把握するのが難しくなります。
なぜ把握していなくても大丈夫なのか
プロジェクトごとの工数や利益を把握していないのに赤字にならない会社もあります。そのためそういった会社では、プロジェクトごとの工数を管理するインセンティブが湧かないかもしれません。
例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はないとすると、1ヶ月のコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
上記のように、本来、管理をしていくともっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。
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現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるように業務を最適に分割をすることです。
タグ:スキル, プロ, プロジェクト, 低下, 作業, 作業時間, 入力, 分割, 効率, 効率性, 同時, 多様化, 多様性, 大事, 工数, 工数管理, 従業員, 損益, 支障, 数値, 数値化, 方法, 時間, 最適, 業務, 毎日, 現代, 生産, 生産性, 種類, 管理, 表現, 複数
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