低価格工数管理「イノピーエム」
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
1. 工数管理ツールを利用しない
工数管理ツールを利用しないので、ツールには全く費用はかかりません。ただし、工数管理ツールを利用していないとしても、効率を良くする方法を直感的に思いつくこともあるでしょう。そういった場合は会議が必要かもしれません。直接的なコストではありませんが、ある程度の目に見えないコストは発生するでしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルでの工数管理には、PCにエクセルがインストールという前提であれば、基本的にはコストはかかりません。入力項目の設計・計算式の作成・ピボットテーブルの作成・マクロの作成など、運用ルールを決めるまでにかなりの時間を投下する必要はありますが、外部コストは非常に抑えられるでしょう。
3. 市販のツールを利用
市販のツールは実際に費用がかかります。ただし、工数管理に特化して製品化されているため、必要な機能が含まれているでしょう。また、社内ルールがツールに沿った運用になるため、運用ルール策定や運用の見直しなどのコストは極端に低いでしょう。
4. 自社専用のシステムを構築
専用のシステム構築が必要な場合は、システムの設計から開発までかなりの時間を要し、また、かなりの開発コストがかかるでしょう。ただし、そのコストをかけても効果が見込まれるのであれば、結果的には大きなメリットが生まれます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても工数管理は可能です。紙ベースでの管理も有効かもしれません。ツールを使って数値化や見える化をしなくても、お互いが何をしているか詳しくわかるため、直感的に分析が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルで工数管理をしている企業は少なくありません。エクセルは使い慣れたソフトであり、多くの会社にとって最も有効なツールであるといえます。ただし、エクセルで管理できることは限られており、多角的な分析はできません。また、エクセルでは操作ミスを防ぐことが難しいため、規模の大きなグループの管理にはあまり向いていません。これから工数管理を始める会社向けのツールと言えます。 >>エクセル工数管理についてさらに詳しく
3. 市販のツールを利用
エクセルでの工数管理に限界がある場合には、工数管理に特化したツールを利用するのが賢明でしょう。工数管理の目的としては、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の現状をより的確に把握し、更なる改善を目指す会社にマッチした手法と言えます。
4. 自社専用のシステムを構築
市販のツールでは機能的に物足りない場合には、自社専用のシステムを構築することになるでしょう。数千人という単位の大きな会社では、組織も複雑になってきますし、独自の運用ルールも多々存在するため、結果的に自社専用のシステムを構築しなければならないことがあります。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
インストール型は、利用しているPC(パソコン)に専用のソフトウェアをインストールする形態です。
利用にあたっては、インストールする台数に応じた導入費用や保守費用がかかることが一般的であり、比較的導入に対するハードルが高い形態という特徴があります。
利用しているPCに専用のソフトウェアをインストールするため、PCのスペックや環境が統一されていない場合にはインストールできない可能性があります。
PCにソフトウェアをインストールするには、専門的な知識を持った技術者でないと難しい場合もあります。ただし、最近は容易にインストールできる製品が増えてきています。
インストール型ではバージョンアップに対応していない場合があります。長期的に利用する場合は、製品が新しいPCのスペックやOSに対応していない場合があり、動作しない可能性もあります。
また、バージョンアップに対応していたとしても、新しいバージョンを利用する場合に別途費用が発生することも少なくありません。
インストール型では独自にバックアップの仕組みを設置しなければならないため、バックアップのための手間や機器代が発生します。
インストール型の製品では、導入時にソフトウェアの費用が発生することが一般的です。そのため、初期投資が大きくなる傾向にあります。ただし、長期的に利用する場合はトータルコストが低くなる可能性があります。
費用は導入時に一括支払であっても、保守費用が発生するケースがあります。例えば2年目以降は保守費用が必要であったり、サポートが有料である場合があります。
多くの製品においてはインストールしたPCの数によって価格が決まるため、ツールを利用しなくなったメンバーやPCの乗り換えなどの際には、ソフトウェアをアンインストールする手間がかかります。また、アンインストールをしていない場合には、余計な費用が発生することがあります。
ツールを解約する際には、すべてのPCからソフトウェアをアンインストールしなければならないため、膨大な手間がかかります。
導入事例を集めました。
よくある質問を集めました。
