閲覧権限、修正権限の設定が困難

エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。

複数人で処理できない

エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。

大量のデータが扱えない

エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。

マスタ管理、マスタ追加が難しい

例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。

データ活用の柔軟性が乏しい

エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。

データの保全が難しい

更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。

会社からしかアクセスできない

エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。

初期セットアップが大変

仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。

エクセルは実績を出すためのツールである

エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。

マクロが必要

複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。マクロはメリットでもありますが、同時に弱みでもあります。

• エクセルでの工数管理
• エクセルのメリット

使い慣れたソフトである

使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。

エクセルがあればデータを修正できる

エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。

エクセルは数値計算に強い

エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。

マクロによる操作

マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。

• エクセルでの工数管理
• エクセルの弱点

分析機能の概要

工数管理においては、取得した各種データを用いて分析する必要があります。工数管理ツールの検討においては、現状把握・分析の機能が充実しているかどうが非常に重要になります。

分析にあたっては、簡単に分析できるようになっているか、分析するための画面は見やすいかなどがポイントになります。例えば表形式の数字のみでは分析が難しい場合が多いので、グラフ化するなどの方法で現状が可視化されている必要があるでしょう。

分析機能の機能

可視化

プロジェクトマネジメントにおいては、多くのデータを用いて多角的に現状把握する必要がありますので、可視化されていることでスピーディーな現状把握が可能でしょう。

また、問題発生時に、社内外にその問題を共有しなければならない場合においても、可視化されたデータを利用することで説得力が高まるでしょう。

多角的な分析

例えば売上であれば、売上一覧を見ても現状把握は難しく、期間(月次／四半期／半期／年度)、顧客ごと、事業ごとと言った観点で売上を整理し、どういった傾向になっているか、どのような対策が必要なのかを分析することになります。

工数管理においても同様で、期間、顧客、事業、部署などの確度から分析できるような機能があると望ましいでしょう。

レポート機能の概要

工数管理においては、入力した各種データがレポートとしてデータ取得できる必要があります。工数管理ツールの検討においては、複雑な工数データが必要な形式で取得できるかが非常に重要になります。

レポート機能の機能

データの取得

例えば売上であれば、単純な売上金額だけでなく、注文書番号／顧客名／受注日／納品日／検収日／入金日などのデータも必要になります。多くのデータが簡単に取得できること、また、扱いやすいフォーマットであることが、レポート機能に求められます。

可視化

プロジェクトマネジメントにおいては、レポートが可視化されていることで直感的な把握が可能になります。また、社内外にレポートを共有する場合においては、可視化されたデータを利用することで説得力を高めることができます。

多角的なレポート

数字を複数の角度から見ることで、より詳細な現状把握ができるようになります。そのためには、多角的なレポーティングが必要となるでしょう。

プロジェクト管理の概要

プロジェクト管理とは、プロジェクトを推進・完了させるための各種活動・管理のことを指します。

全ての条件が同じプロジェクトというのはほとんど存在せず、不確定要素が多いことから、ノウハウがあってもプロジェクト管理に失敗することもあり、状況に応じてプロジェクトを適切に管理することが求められます。

工数管理のみを行う場合は工数のみに着目すれば良いですが、収支や全ての条件が同じプロジェクトというのはほとんど存在せず、不確定要素が多いことから、ノウハウがあってもプロジェクト管理に失敗することもあり、状況に応じてプロジェクトを適切に管理することが求められます。

プロジェクト管理の機能

メンバーのアサイン

工数管理はプロジェクトに紐付いて管理されますので、プロジェクト管理においてはどのメンバーがプロジェクトに参加しているのかを登録できる必要があります。

工数計画の入力

工数の予実管理をするためには、アサインしたメンバーがプロジェクトにどの程度の工数を投下する計画なのかを入力できることが必要です。

複数のプロジェクトにアサインされている場合は、合計工数が1人月を超えていないかどうかチェックできるような機能があると望ましいでしょう。

売上の入力

工数管理のみを行う場合は売上の登録は必要ありませんが、プロジェクト収支を把握したい場合においては売上の入力は必須となります。

プロジェクトの予実を分析するためには、売上も予実を入力できる必要があるでしょう。

原価の入力

工数管理のみを行う場合は原価の登録は必要ありませんが、プロジェクト収支を把握したい場合においては原価の入力は必須となります。

プロジェクトの予実を分析するためには、原価も予実を入力できる必要があるでしょう。

プロジェクト情報の入力

プロジェクトコードやメモなどを入力できる機能があると便利でしょう。

データのエクスポート

プロジェクト予実がエクスポートできる機能があると便利でしょう。

従業員管理の概要

工数管理においては、正社員だけでなく、契約社員やアルバイト、場合によっては外部の会社の社員も一緒に管理することが必要なケースもあります。

グループウェアなどで管理されるメールアドレス／部署／役職等の項目だけではなく、工数管理に必要な単価等の情報が管理できることが望ましいでしょう。

従業員管理の機能

単価の入力

工数管理において、従業員ごとの単価を設定することは必須ではありませんが、プロジェクト管理における収支管理を厳密に行いたい場合は単価の登録が必要でしょう。

社員であれば昇給があるように、単価は常に変動しますので、複数の単価を入力できる必要があります。

工数管理の概要

「工数管理」というのは、「プロジェクトなどの作業時間の管理」と考えることができます。

プロジェクトへの投下時間が1時間なのか、4時間なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。工数管理では、そういった作業時間を日々正確に入力し管理していくことが求められます。

工数管理の機能

時間の入力

工数管理においては、作業時間が入力できなければなりません。よって、時間が入力できないツールは工数管理ツールとしての役割を果たせないでしょう。

作業時間の入力単位は導入企業の運用にあわせた単位での入力が望ましいでしょう。例えばひとつの作業に対する時間はそれなりに長く、また、プロジェクトの期間も長い場合は、入力単位は1時間として問題ないでしょう。逆に、かなり厳密に入力する場合は、入力単位を1分とする必要があるかもしれません。ただし、細かくしすぎると入力者に余計な負荷がかかってしまいますので注意が必要です。

一般的には、15分／30分／1時間のいずれかを集計時間の単位として採用している企業が多いのではないかと思います。

プロジェクトの入力

工数管理においては、プロジェクトごとの作業時間が入力できなければ意味がありませんので、作業時間とプロジェクトとを紐付ける必要があります。プロジェクトというと厳密な管理をイメージするかもしれませんが、工数管理においては「社内業務」などもプロジェクトとみなして管理するのが望ましいでしょう。

工程ごとの入力

ここで言う工程とは、プロジェクトにおける細分化された作業を意味します。例えばソフトウェア開発であれば「設計」「コーディング」「テスト」「会議」などがあります。企業によって、全てのプロジェクトにおいて工程が共通の場合もあれば、プロジェクトごとに全く違う場合もあるでしょう。業種によっては、「電話対応」「移動時間」「雑用」などの項目も必要でしょう。

工程ごとの作業時間を管理することで、会議が多い／営業の移動に多くの時間を使っている等、プロジェクトだけでなく、工程ごとの工数の傾向が見えるようになってきます。

勤怠との連動

工数管理と勤怠との連動は必須ではありませんが、出社・退社時間を把握していることで見えてくることもあるでしょう。また、1日の終わりに工数を入力する場合は、出退社時間も合わせて入力するのはそれほどストレスはありませんので、入力できる方が便利でしょう。

インターフェース

作業ごとや1日の終わりに入力することになるため、できるだけクリック数が少なく、直感的に理解できるツールが望ましいでしょう。