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工数管理とは
ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。
工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。
工数管理というのはそもそもどういったものか、また、最近の進んだ活用方法についてご紹介しています。
工数管理ツールとは
当然ながら、工数管理を行うためには工数管理に適したツールが必要となります。
工数の管理をすることがゴールであるため、紙ベースでの管理も可能ですし、多額の投資をしてシステムを構築することも考えられます。また、エクセルで管理しているケースもあれば、工数管理に適したクラウド型のサービスを利用することもあります。
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。こういった工数管理ツール全般についてご紹介しています。
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ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。
工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。
工数管理というのは、そもそもどういったものか、や、最近の進んだ活用方法について、ご紹介したいと思います。
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工数管理の手間
入力は1日1分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
プロジェクトの分割方法について
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割をすることです。
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工数管理ツールにお金をかける必要はない。
社員が多くなるに従って、工数管理の手間は急激に増加していき、お金はかかっていないように見えても、目に見えない管理コストが発生しています。結果として、工数管理に特化したツールを導入する方が低コストになります。
工数管理は稼働の実績を積み重ねるだけでよい。
稼働の管理で重要なのは、計画と実績の分析です。稼働の実績データだけを記録しても、そのデータからは改善すべき点が見えてきません。プロジェクトや製品開発では、しっかりとした工数計画を策定し、その計画と実績が乖離していないかを日々分析する必要があります。
工数管理の計画を策定し、その計画と実績の分析をすることは、会社の成長には不可欠です。
工数管理データは内部情報なので、管理職以外はデータを見ることができない。
工数管理データを社員に見せることで、多くの社員は自分自身の問題点や、自らが関わるプロジェクトの問題点を考えようとする姿勢が生まれます。社員が多くなるに従って、管理職が全てを把握し、的確な指示を出すことは難しくなります。どのような業種であっても、現場の社員が自ら考える能力を持たなければ、会社は成長しないでしょう。
工数管理データを全社員に公開することは、会社の成長にとっては必須と言えるでしょう。
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お客様からお寄せいただいた声
資料を請求された方の声
- 工数管理のツール比較はこういう視点で見ればいいんだ、と理解が進んだ。
- ホームページより資料のほうがわかりやすい。
- 請求してすぐに到着したので助かった。
無料評価版をご利用された方の声
- ウェブで実際の機能が細かく確認でき、自社の利用において使いたい機能があり大丈夫と安心できました。
- 低価格の割に機能が充実しており、特にレポート機能の見やすさには驚きました。
- 無料評価版で登録したデータを有料版に引き継げるので入力の手間が省けました。
以下のフォームに入力し「送信する」ボタンをクリックしてください。
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クラウド型(SaaS/ASP)の概要
クラウド型(SaaS/ASP型)とは、サーバーやソフトウェアの保守等の業務を行わず、必要な量を必要なだけ購入する形態です。
一般的には、ブラウザを使ってツールにアクセスする形態です。
利用にあたっては、初期設定費用と利用期間中の月額費用での利用という提供が一般的であり、初期投資が少なくて済むという特徴があります。
サーバーやソフトウェアの保守などの業務全体をアウトソーシングしていますので、利用している間は月額費用を支払い続ける必要があります。
クラウド型(SaaS/ASP)の特徴
導入が容易
簡単に利用を開始でき、また導入企業・団体様でのメンテナンスコストもほとんどかからない形態になります。
インターフェースに制約がある
ブラウザベースの画面になりますので、インストールタイプのものに比べるとインターフェースが劣るケースが多いです。ただし、テクノロジーの進化と共に日々インターフェースが改善されており、最近はインストール型のものと遜色ないインターフェースを持つ製品も多く存在しています。
インターネットエクスプローラー・FireFoxなど有名なブラウザには必ず対応していますので、特別な環境が必要ないという点で導入時のトラブルが非常に少ないです。
導入コストが小さい
クラウド(SaaS/ASP)形態の場合は、初期設定費用と月額費用での利用という提供が一般的です。毎月利用料を払うため、月々の料金は非常に低額です。月額費用が低額のため、最低利用期間を設けている場合もあります。
解約も容易
解約する場合には、電話やメールで終了の希望を提供企業に連絡するだけで終了する場合がほとんどですので、解約コストも非常に小さくて済みます。
バージョンアップ
クラウド(SaaS/ASP)形態の場合、自動でバージョンアップがある製品もあります。追加費用が発生することなく定期的に機能が増えていく製品は非常に魅力的といえます。
バックアップ
クラウド(SaaS/ASP)形態では、バックアップも含まれている製品もあります。バックアップにかかる手間を省けるだけでなく、バックアップに必要な機器を準備する必要もありません。
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サーバ設置型の概要
導入企業・団体様が独自にサーバーを準備し、そのサーバーにソフトウェアを設置するタイプの提供形態です。
導入にあたっては、サーバーやネットワークを準備しなければならないため、非常に導入に対するハードルが高い形態という特徴があります。
サーバ設置型の特徴
導入期間
導入にあたっては、データセンターを借りてサーバーを設置する必要があるため、導入に時間がかかります。
設置に専門知識が必要
サーバーにソフトウェアを設置するには、専門的な知識を持った技術者でないと難しいでしょう。
設置には別途費用が発生する
データセンターやサーバー代だけでなく、サーバーOSやデータベースに費用が発生する場合もあります。
バージョンアップ
サーバー設置型では、バージョンアップの際には技術者がサーバーに再度ソフトウェアを設置する必要があります。バージョンアップの手間がかかるだけでなく、ソフトウェアの設置で障害が発生したり、バージョンアップのために数日利用を停止しなければならないこともあります。
また、バージョンアップされたソフトウェアの利用に別途費用が発生するケースもあります。
バックアップ
サーバー設置型では独自にバックアップの仕組みを設置しなければならないため、バックアップのための手間や機器代が発生します。
初期投資が必要
サーバー設置型の製品では、導入時にデータセンターの費用やサーバー購入の費用が発生するため、初期投資が非常に大きくなります。製品自体の費用が少ないとしても、製品に必要な環境を準備するコストが高いと言えるでしょう。
ただし、長期的に安定して運用できるノウハウがあればトータルコストが非常に抑えられます。
保守費用
ソフトウェアの費用は導入時に一括支払であっても、保守費用が発生するケースがあります。例えば2年目以降は保守費用が必要であったり、サポートが有料である場合があります。
ツール解約時にはサーバーが無駄に
ツールを解約する際には、利用していたサーバーが必要なくなりますので、資産が有効活用できず無駄になってしまいます。
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インストール型の概要
インストール型は、利用しているPC(パソコン)に専用のソフトウェアをインストールする形態です。
利用にあたっては、インストールする台数に応じた導入費用や保守費用がかかることが一般的であり、比較的導入に対するハードルが高い形態という特徴があります。
インストール型の特徴
導入時のリスク
利用しているPCに専用のソフトウェアをインストールするため、PCのスペックや環境が統一されていない場合にはインストールできない可能性があります。
インストールに専門知識が必要
PCにソフトウェアをインストールするには、専門的な知識を持った技術者でないと難しい場合もあります。ただし、最近は容易にインストールできる製品が増えてきています。
バージョンアップ
インストール型ではバージョンアップに対応していない場合があります。長期的に利用する場合は、製品が新しいPCのスペックやOSに対応していない場合があり、動作しない可能性もあります。
また、バージョンアップに対応していたとしても、新しいバージョンを利用する場合に別途費用が発生することも少なくありません。
バックアップ
インストール型では独自にバックアップの仕組みを設置しなければならないため、バックアップのための手間や機器代が発生します。
初期投資が必要
インストール型の製品では、導入時にソフトウェアの費用が発生することが一般的です。そのため、初期投資が大きくなる傾向にあります。ただし、長期的に利用する場合はトータルコストが低くなる可能性があります。
保守費用
費用は導入時に一括支払であっても、保守費用が発生するケースがあります。例えば2年目以降は保守費用が必要であったり、サポートが有料である場合があります。
利用しなくなったPCではアンインストールが必要
多くの製品においてはインストールしたPCの数によって価格が決まるため、ツールを利用しなくなったメンバーやPCの乗り換えなどの際には、ソフトウェアをアンインストールする手間がかかります。また、アンインストールをしていない場合には、余計な費用が発生することがあります。
ツール解約時にはアンインストールが必要
ツールを解約する際には、すべてのPCからソフトウェアをアンインストールしなければならないため、膨大な手間がかかります。
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フリーソフトの概要
個人プログラマーが作成した無償の工数管理のシステムやエクセルのマクロなど、永続的に無料のツールも、インターネットで検索すれば見つかるかもしれません。
無料評価版などの一定期間限定での無料は含まれません。
フリーソフトの特徴
マッチする規模
一般的には、個人レベルで利用するのに適している可能性が高いと言えましょう。利用人数が10人以上になった場合は、機能的な制約が多く利用メリットは低いものと思います。
容易に試せる
インストール型であれサーバ設置型であれ、おそらく機能も少なくソフトウェア自体の容量も少ないので、気軽に試すことができます。
セキュリティリスク
まず、工数管理においては、従業員のデータを入力する必要があります。例えばメールアドレスやコスト計算のための給与(もしくはそれに値する数値)が必要でしょう。また、プロジェクトのデータも入力する必要があり、例えば、顧客や外注先企業の情報、売上や原価などの入力が必要です。
これらの重要なデータをサポートも保証もないフリーのツールで管理するのはリスクが高すぎるためおすすめはできません。万が一、悪意を持った個人が提供していたとすれば、最悪の場合、会社存続の危機に直面するかもしれません。
サポート
フリーであるため、一般的には満足なサポートは得られないでしょう。
機能・バージョンアップ
基本的には機能は少ないでしょう。また、提供元に満足な体制が無いことがほとんどですので、バージョンアップや不具合対応は期待できないでしょう。
バックアップ
バックアップの仕組みは無いと思いますので、バックアップのための手間や機器代が発生します。
多人数利用のリスク
少人数での利用を前提としていることが多いので、数十名で使う場合には動作が重くなったりする可能性があります。また、最も重要な蓄積された過去データが消失してしまうなどのリスクもあります。
エクセルの場合
フリーのエクセルツールでは、多人数の管理は相当煩雑です。また、そのデータを別のツールで使う場合も加工しなければならないためかなりの手間がかかります。
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