閲覧権限、修正権限の設定が困難

エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。

複数人で処理できない

エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。

大量のデータが扱えない

エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。

マスタ管理、マスタ追加が難しい

例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。

データ活用の柔軟性が乏しい

エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。

データの保全が難しい

更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。

会社からしかアクセスできない

エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。

初期セットアップが大変

仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。

エクセルは実績を出すためのツールである

エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。

マクロが必要

複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。マクロはメリットでもありますが、同時に弱みでもあります。

• エクセルでの工数管理
• エクセルのメリット

工数管理の概要

「工数管理」というのは、「プロジェクトなどの作業時間の管理」と考えることができます。

プロジェクトへの投下時間が1時間なのか、4時間なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。工数管理では、そういった作業時間を日々正確に入力し管理していくことが求められます。

工数管理の機能

時間の入力

工数管理においては、作業時間が入力できなければなりません。よって、時間が入力できないツールは工数管理ツールとしての役割を果たせないでしょう。

作業時間の入力単位は導入企業の運用にあわせた単位での入力が望ましいでしょう。例えばひとつの作業に対する時間はそれなりに長く、また、プロジェクトの期間も長い場合は、入力単位は1時間として問題ないでしょう。逆に、かなり厳密に入力する場合は、入力単位を1分とする必要があるかもしれません。ただし、細かくしすぎると入力者に余計な負荷がかかってしまいますので注意が必要です。

一般的には、15分／30分／1時間のいずれかを集計時間の単位として採用している企業が多いのではないかと思います。

プロジェクトの入力

工数管理においては、プロジェクトごとの作業時間が入力できなければ意味がありませんので、作業時間とプロジェクトとを紐付ける必要があります。プロジェクトというと厳密な管理をイメージするかもしれませんが、工数管理においては「社内業務」などもプロジェクトとみなして管理するのが望ましいでしょう。

工程ごとの入力

ここで言う工程とは、プロジェクトにおける細分化された作業を意味します。例えばソフトウェア開発であれば「設計」「コーディング」「テスト」「会議」などがあります。企業によって、全てのプロジェクトにおいて工程が共通の場合もあれば、プロジェクトごとに全く違う場合もあるでしょう。業種によっては、「電話対応」「移動時間」「雑用」などの項目も必要でしょう。

工程ごとの作業時間を管理することで、会議が多い／営業の移動に多くの時間を使っている等、プロジェクトだけでなく、工程ごとの工数の傾向が見えるようになってきます。

勤怠との連動

工数管理と勤怠との連動は必須ではありませんが、出社・退社時間を把握していることで見えてくることもあるでしょう。また、1日の終わりに工数を入力する場合は、出退社時間も合わせて入力するのはそれほどストレスはありませんので、入力できる方が便利でしょう。

インターフェース

作業ごとや1日の終わりに入力することになるため、できるだけクリック数が少なく、直感的に理解できるツールが望ましいでしょう。