低価格工数管理「イノピーエム」
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
事業をやる以上は利益を出さなければいけません。
またその利益を上げるためには、企業は事業の集合体であるわけですから、それぞれの事業での収支がわかる必要があります。
実は、多くの会社では、会社全体の利益は把握できていたとしても、プロジェクトごとの利益を把握できていません。1年に1回必ず決算処理をしないといけないので、会社全体の利益というのは把握しやすいのですが、プロジェクトごとの利益は把握することはできません。なぜなら、一般的な決算処理では、最も大きな経費である人件費をプロジェクトごとに算出していないからです。
企業として、事業部やプロジェクトごとに売上や利益の管理を落としこんでいないケースも見受けられますが、企業体質を強化するためには、必須であると言えましょう。
利益の算出に必要なのは、「売上」と「コスト」です。
「売上」というのは簡単です。お客様から頂いているお金を足せば良いだけです。
しかし「コスト」の算出は意外と難しいのです。前述のように、Bさんのプロジェクトごとの投下時間比率が1:1:1なのか、1:2:3なのかでは、プロジェクトごとのコストは大きく違ってきます。コストを正確に把握できなければ、プロジェクトに利益が出ているのかどうか把握することができません。
つまり工数管理の一番のメリットは、プロジェクトごとの収支が分かるようになることです。Aプロジェクトが黒字で、Bプロジェクトが赤字、と分かるようになります。
「工数管理」は会社・事業・部署・プロジェクトといった単位で利益を算出するために必要であり、「工数管理」をすれば、プロジェクトだけではなく、事業セグメントや部署ごとの利益の把握も可能になります。
また、プロジェクトごとの利益が見える化されると、従業員にも生産性を高めようという意識が芽生えます。
見えにくかった社内の稼働を見える化
プロジェクトや製品開発のコストを管理する上で最も重要な項目は社内の製造コスト、つまりメンバーの稼働によるコストです。もしもプロジェクトの本当の製造コストがしっかり見えていないのであれば、黒字だと思っていたプロジェクト収支が赤字になっている可能性があります。
まずはInnoPMフリートライアルで工数管理を開始し、厳密な収支管理の素晴らしさを体験してください。
ストレスフリーなインターフェース
工数管理をする上で重要なことは、正確な稼働の管理です。せっかく工数管理をはじめても、社員のほとんどが1ヶ月分をまとめて入力している状況では、データの正確性も担保できませんし、データのリアルタイムさも失われてしまいます。InnoPMはストレスフリーなインタフェースと、入力したくなる仕組みを提供することで、正確なデータを蓄積することができます。
まずはInnoPMフリートライアルで工数管理を開始し、正確な稼働管理の素晴らしさを体験してください。
InnoPMでは、入出金の実績とキャッシュ残高を正確に把握できるだけでなく、入出金の予想とキャッシュ残高を正確に予測できます。キャッシュ推移の予実を分析することで、新規投資がどの程度できるのか、どのプロジェクトが期日通りに終了しなければならないのかといった対策を立てることができます。
レポートは瞬時に把握できるようすべて見える化されているので、現状把握のためのデータ作成に余計な時間を使うこともありません。
弊社では主に、自社ASP製品の開発・運用及びWebシステム開発・運用を行っています。
最近はASPを利用する企業が増え、サーバ構築などの業務がASPとシステム開発はちょうど半々くらいの人数で行っています。
弊社では自社ASPとシステム開発に携わるメンバーがちょうど半々くらいでやっています。メンバーのほとんどがどちらの業務も兼務しており、システム開発の仕事が増えると自社ASPの人員が減り、システム開発の仕事が減れば自社ASPの人員が増えるというように、その時によって稼働状況が変更するため、自社ASPもシステム開発プロジェクトもそれぞれの収益性が見えにくくなっており、それを知りたいと思い工数管理ツールの利用を検討していました。
インターネットで検索して工数管理ツールの候補をいくつかピックアップして、実際にそれぞれの無料試用版を利用しました。
InnoPMを選んだのは、(1)安価であること、(2)データがすぐに可視化されること、の2点が決め手となりました。
まず、自社ASPについては、稼働が明確に見えるようになってきました。
具体的には、毎月の売上に大きな変動はありませんが、稼働にそれなりに変動があることがわかり、長期的に見ると収益的にどのような状況なのかがはっきりとわかってきました。
そのため、追加機能の価格決定に対して、重要な参考指標となっています。
また、これまで曖昧だった稼働計画をしっかり立てられるようになりましたので、リリース計画を正確に作成できるようになりました。
システム開発プロジェクトについても、それぞれのプロジェクトの数字がどのようになっているかを一目で見えるようになりました。
弊社の場合はメンバー全員にレポート閲覧権限を付与しているのですが、メンバーによっては現状が可視化されたことでモチベーションアップにつながっていると思います。
それぞれのプロジェクトについて、ある程度の状況は頭の中では見えていたのですが、可視化されることのメリットがここまであるとは思いませんでした。
月に1回行っている全社会議でもこのレポートを利用していますが、これまで数字がメインだった会議に比べると、メンバーの理解度も上がっているのではないかと思います。
それから、長期間データが蓄積されていくと、会社の数字についてあらゆる傾向が見えてきます。
そういった数字をいかに次のアクションに結びつけていくかが重要で、そのきっかけを与えてくれるツールとしてなくてはならない存在となっています。
弊社では主に、自社ASP製品の開発・運用及びWebシステム開発・運用を行っています。
最近はASPを利用する企業が増え、サーバ構築などの業務がASPとシステム開発はちょうど半々くらいの人数で行っています。
弊社では自社ASPとシステム開発に携わるメンバーがちょうど半々くらいでやっています。メンバーのほとんどがどちらの業務も兼務しており、システム開発の仕事が増えると自社ASPの人員が減り、システム開発の仕事が減れば自社ASPの人員が増えるというように、その時によって稼働状況が変更するため、自社ASPもシステム開発プロジェクトもそれぞれの収益性が見えにくくなっており、それを知りたいと思い工数管理ツールの利用を検討していました。
インターネットで検索して工数管理ツールの候補をいくつかピックアップして、実際にそれぞれの無料試用版を利用しました。
InnoPMを選んだのは、(1)安価であること、(2)データがすぐに可視化されること、の2点が決め手となりました。
まず、自社ASPについては、稼働が明確に見えるようになってきました。
具体的には、毎月の売上に大きな変動はありませんが、稼働にそれなりに変動があることがわかり、長期的に見ると収益的にどのような状況なのかがはっきりとわかってきました。
そのため、追加機能の価格決定に対して、重要な参考指標となっています。
また、これまで曖昧だった稼働計画をしっかり立てられるようになりましたので、リリース計画を正確に作成できるようになりました。
システム開発プロジェクトについても、それぞれのプロジェクトの数字がどのようになっているかを一目で見えるようになりました。
弊社の場合はメンバー全員にレポート閲覧権限を付与しているのですが、メンバーによっては現状が可視化されたことでモチベーションアップにつながっていると思います。
それぞれのプロジェクトについて、ある程度の状況は頭の中では見えていたのですが、可視化されることのメリットがここまであるとは思いませんでした。
月に1回行っている全社会議でもこのレポートを利用していますが、これまで数字がメインだった会議に比べると、メンバーの理解度も上がっているのではないかと思います。
それから、長期間データが蓄積されていくと、会社の数字についてあらゆる傾向が見えてきます。
そういった数字をいかに次のアクションに結びつけていくかが重要で、そのきっかけを与えてくれるツールとしてなくてはならない存在となっています。
エクセルで工数管理をしている会社は、一般的にはとてもよく見ます。
重要なのは工数管理を行うその本当の目的です。工数を記録するだけで何もしないのでは、時間の無駄です。
工数管理をあまり重要視しておらず、プロジェクトごとの投下時間だけ知りたい、というのであればエクセルが望ましいと思います。
しかしながら、冒頭に書きましたが、会社の状況を正確に把握したい等、工数管理の目的が明確な場合は、エクセルでは難しい可能性が高いです。
エクセルには下記のような弱点があり、その点からあまりおすすめはできないです。より専門のツールを活用されることをお薦め致します。
事業をやる以上は利益を出さなければいけません。
またその利益を上げるためには、企業は事業の集合体であるわけですから、それぞれの事業での収支がわかる必要があります。
実は、多くの会社では、会社全体の利益は把握できていたとしても、プロジェクトごとの利益を把握できていません。1年に1回必ず決算処理をしないといけないので、会社全体の利益というのは把握しやすいのですが、プロジェクトごとの利益は把握することはできません。なぜなら、一般的な決算処理では、最も大きな経費である人件費をプロジェクトごとに算出していないからです。
企業として、事業部やプロジェクトごとに売上や利益の管理を落としこんでいないケースも見受けられますが、企業体質を強化するためには、必須であると言えましょう。
利益の算出に必要なのは、「売上」と「コスト」です。
「売上」というのは簡単です。お客様から頂いているお金を足せば良いだけです。
しかし「コスト」の算出は意外と難しいのです。前述のように、Bさんのプロジェクトごとの投下時間比率が1:1:1なのか、1:2:3なのかでは、プロジェクトごとのコストは大きく違ってきます。コストを正確に把握できなければ、プロジェクトに利益が出ているのかどうか把握することができません。
つまり工数管理の一番のメリットは、プロジェクトごとの収支が分かるようになることです。Aプロジェクトが黒字で、Bプロジェクトが赤字、と分かるようになります。
「工数管理」は会社・事業・部署・プロジェクトといった単位で利益を算出するために必要であり、「工数管理」をすれば、プロジェクトだけではなく、事業セグメントや部署ごとの利益の把握も可能になります。
また、プロジェクトごとの利益が見える化されると、従業員にも生産性を高めようという意識が芽生えます。
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