工数の意味

まず「工数」をわかりやすく言うと「作業時間」に近い概念と言えます。主にシステム開発や製造の現場にて使われる用語と言えましょう。

また「工数管理」というのは、「プロジェクトごとや事業ごとの作業時間の管理」と考えることができます。

例えばある会社で、2つのプロジェクトを担当している人がいるとします。おそらく毎日忙しく働いているため、それぞれのプロジェクトに何時間使っているかあまり気にしていないのではないでしょうか。2つのプロジェクトの投下時間比率が1:1なのか、それとも1:2なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。

各プロジェクトの投下時間比率によってプロジェクトのコスト(製造原価)が大きく違ってくるにも関わらず、多くの企業においては、リソースマネジメントが疎かになっています。

工数の位置づけの重み

人に関わるコスト、人件費というのは、企業のあらゆるリソースの中で、非常に高価かつ重要なものです。

年収500万円の従業員の場合、月収ベースで40万円、各種保険、福利厚生コスト、家賃などの販管費を織り込むと、月間コストとして従業員一人あたり100万円ぐらいにもなってしまうわけです。営業日は月間に20日程度しかないわけですから、1日あたり5万円にもなります。1日の勤務時間を8時間とすると、なんと1時間あたり6,000円という、非常に大きな単価であることがわかります。

このように高価なリソースですから、例えば2,000円のコスト削減のために1時間かかっていては、完全に赤字となるわけです。1時間のコストは、一回の飲み代を軽く超える計算になります。それほど高価なリソースであるわけです。

この知識社会の中で、人のアウトプットの最大化こそが、最も経営のためにインパクトが大きいと言えましょう。

結論

そのような高価かつ重要な人的リソースの活動を管理し生産性を高めることは、企業経営者や事業マネージャだけでなく、従業員一人一人が強く意識しなければなりません。

予実管理とは

会社の状況を把握し、経営レベルをアップさせるに重要なのは予実管理です。予実管理というのは、予想を入力すること、実績を登録することの2つがあって初めて実現できます。

予実管理における工数管理

多くの会社は実績管理にのみ工数管理を利用しており、予算との対比をしていないことがほとんどです。

予算と実績を比べ、またその要因を分析し、再発を防止することによって、会社として予想の精度を上げていくことが可能となります。現場のマネージャが予算を考え、実績と照らし合わせ、日次、週次、月次で見直し続けることで、しっかりとした予実管理の強い会社を作ると言えるでしょう。そういった会社になれば、事業が大きく傾くことは減っていくと想定されます。

だからこそそのプロジェクトごとの予想と実績を確認していくためにも工数管理の徹底が必要となります。

工数管理ツールにお金をかける必要はない。

社員が多くなるに従って、工数管理の手間は急激に増加していき、お金はかかっていないように見えても、目に見えない管理コストが発生しています。結果として、工数管理に特化したツールを導入する方が低コストになります。

工数管理は稼働の実績を積み重ねるだけでよい。

稼働の管理で重要なのは、計画と実績の分析です。稼働の実績データだけを記録しても、そのデータからは改善すべき点が見えてきません。プロジェクトや製品開発では、しっかりとした工数計画を策定し、その計画と実績が乖離していないかを日々分析する必要があります。

工数管理の計画を策定し、その計画と実績の分析をすることは、会社の成長には不可欠です。

工数管理データは内部情報なので、管理職以外はデータを見ることができない。

工数管理データを社員に見せることで、多くの社員は自分自身の問題点や、自らが関わるプロジェクトの問題点を考えようとする姿勢が生まれます。社員が多くなるに従って、管理職が全てを把握し、的確な指示を出すことは難しくなります。どのような業種であっても、現場の社員が自ら考える能力を持たなければ、会社は成長しないでしょう。

工数管理データを全社員に公開することは、会社の成長にとっては必須と言えるでしょう。

経営者と現場社員の意思疎通ほど難しいものはない。

経営者「もっと頑張れ！」
現場社員「頑張ってるに決まってるだろ！！(と、心の中でつぶやく)」

などという会話をした経験が誰にでもあると思う。

多くの経営者は現場の経験もあるので、どちらの気持ちもよくわかるだろうと思う。(経営しかやったこと無い、という人もごくまれにはいるようですが。)

しかし、なぜか経営者になると、現場時代の経験を忘れてしまい、「何で自分の言ってることがわからないんだ！」と現場社員に強く言ってしまうこともあるだろう。

この場合、そもそも経営者の方が立場が上なので、現場社員は言い返せない。このような意識のズレが生じる原因は、誰しもが相手のことを100%理解しているわけではないからだと思う。

立場が違えば日々やっていることも異なり、視点も全く違うのである。

この場合、お互いの意見を主張しあう(会議の「空中戦」)のではなく、まずは共通言語に落とし込む(会議の「地上戦」)ことが必要だろうと思う。

私が過去に取引させていただいた会社の中で、成功している会社に共通していることの一つに、「経営の可視化」というのがあげられる。

例えば残業時間を全社員が閲覧できるとする。Aプロジェクトに問題が発生しているが、Aプロジェクトのメンバー全員が相当残業をしているとしたら、経営者と従業員との間の会話はスムーズだろうと思う。

なぜなら、予定より時間を費やしているのに問題が発生しているのだから、経営者も「頑張れ」だけで終わることはないだろう。

この例で言うと「残業時間が一目でわかる」というのが共通言語であり、会議を地上戦にする重要な要素である。

これからの時代は、「経営の可視化」というのが欠かせないと思う。「経営の可視化」によってすべての業務が効率的になるだろう。

• 第1回 プロジェクト管理は難しいか？
• 第2回 経営のマニュアル化
• 第3回 経営の可視化
• 第4回 無料と有料の違い

工数の意味

まず「工数」をわかりやすく言うと「作業時間」に近い概念と言えます。主にシステム開発や製造の現場にて使われる用語と言えましょう。

また「工数管理」というのは、「プロジェクトごとや事業ごとの作業時間の管理」と考えることができます。

たとえばA社の従業員であるBさんが、3つのプロジェクトに関わっているとします。Bさんは毎日忙しく働いていますが、それぞれのプロジェクトに何時間使っているかあまり気にしていないのではないでしょうか。3つのプロジェクトの投下時間比率が1:1:1なのか、それとも1:2:3なのかではプロジェクトのコストが大きく違ってきます。

そのような工数、つまりコストを、現在、どの程度管理をしているでしょうか。

工数の位置づけの重み

人に関わるコスト、人件費というのは、企業のあらゆるリソースの中で、非常に高価かつ重要なものです。

年収500万円の社員さんの場合、月収ベースで40万円、各種保険、福利厚生コスト、家賃などの販管費を織り込むと、月間コストとして社員一人あたり100万円ぐらいにもなってしまうわけです。月間に20日しかないわけですから、1日あたり5万円。1時間あたり6000円にもあたるわけです。2000円の支出を削るために30分時間を使っているようでは、赤字となるわけです。月に飲み会を一回減少させることと、月に30分多く働いてもらうことは、同じだけのインパクトがあるわけです。それほど高価なリソースであるわけです。

この知識社会の中で、人のアウトプットの最大化がもっとも経営のためにインパクトが大きいと言えましょう。

結論

そのような高価かつ重要な人の活動を管理することは、企業経営の中で、事業マネージャとして、もっとも重要と言えましょう。

経営者と現場社員の意思疎通ほど難しいものはない。

経営者「もっと頑張れ！」
現場社員「頑張ってるに決まってるだろ！！(と、心の中でつぶやく)」

などという会話をした経験が誰にでもあると思う。

多くの経営者は現場の経験もあるので、どちらの気持ちもよくわかるだろうと思う。(経営しかやったこと無い、という人もごくまれにはいるようですが。)

しかし、なぜか経営者になると、現場時代の経験を忘れてしまい、「何で自分の言ってることがわからないんだ！」と現場社員に強く言ってしまうこともあるだろう。

この場合、そもそも経営者の方が立場が上なので、現場社員は言い返せない。このような意識のズレが生じる原因は、誰しもが相手のことを100%理解しているわけではないからだと思う。

立場が違えば日々やっていることも異なり、視点も全く違うのである。

この場合、お互いの意見を主張しあう(会議の「空中戦」)のではなく、まずは共通言語に落とし込む(会議の「地上戦」)ことが必要だろうと思う。

私が過去に取引させていただいた会社の中で、成功している会社に共通していることの一つに、「経営の可視化」というのがあげられる。

例えば残業時間を全社員が閲覧できるとする。Aプロジェクトに問題が発生しているが、Aプロジェクトのメンバー全員が相当残業をしているとしたら、経営者と従業員との間の会話はスムーズだろうと思う。

なぜなら、予定より時間を費やしているのに問題が発生しているのだから、経営者も「頑張れ」だけで終わることはないだろう。

この例で言うと「残業時間が一目でわかる」というのが共通言語であり、会議を地上戦にする重要な要素である。

これからの時代は、「経営の可視化」というのが欠かせないと思う。「経営の可視化」によってすべての業務が効率的になるだろう。

• 第1回 プロジェクト管理は難しいか？
• 第2回 経営のマニュアル化
• 第3回 経営の可視化
• 第4回 無料と有料の違い

予実管理とは

会社の状況を把握し、経営レベルをアップさせるに重要なのは予実管理です。予実管理というのは、予想を入力すること、実績を登録することの2つがあって初めて実現できます。

予実管理における工数管理

多くの会社は実績管理にのみ工数管理を利用しており、予算との対比をしていないことがほとんどです。

予算と実績を比べ、またその要因を分析し、再発を防止することによって、会社として予想の精度を上げていくことが可能となります。現場のマネージャが予算を考え、実績と照らし合わせ、日次、週次、月次で見直し続けることで、しっかりとした予実管理の強い会社を作ると言えるでしょう。そういった会社になれば、事業が大きく傾くことは減っていくと想定されます。

だからこそそのプロジェクトごとの予想と実績を確認していくためにも工数管理の徹底が必要となります。