低価格工数管理「イノピーエム」
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
エクセルで工数管理を行っている会社は少なくありません。エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、エクセルでの管理は始めやすいでしょう。
重要なのは工数管理を行う目的です。工数を記録したデータを蓄積して何に利用するか、工数管理の目的を明確にすることが大事です。
工数管理によって多角的な分析をするのではなく、あくまで作業時間の蓄積だけを行いたいという場合はエクセルが望ましいと思います。しかしながら、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の状況を正確に把握し、更なる改善を目指しているのであれば、エクセルでの工数管理は難しい可能性が高いです。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても工数管理は可能です。紙ベースでの管理も有効かもしれません。ツールを使って数値化や見える化をしなくても、お互いが何をしているか詳しくわかるため、直感的に分析が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルで工数管理をしている企業は少なくありません。エクセルは使い慣れたソフトであり、多くの会社にとって最も有効なツールであるといえます。ただし、エクセルで管理できることは限られており、多角的な分析はできません。また、エクセルでは操作ミスを防ぐことが難しいため、規模の大きなグループの管理にはあまり向いていません。これから工数管理を始める会社向けのツールと言えます。 >>エクセル工数管理についてさらに詳しく
3. 市販のツールを利用
エクセルでの工数管理に限界がある場合には、工数管理に特化したツールを利用するのが賢明でしょう。工数管理の目的としては、プロジェクト収支の把握・製品開発製造原価の予実管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出など、会社の現状をより的確に把握し、更なる改善を目指す会社にマッチした手法と言えます。
4. 自社専用のシステムを構築
市販のツールでは機能的に物足りない場合には、自社専用のシステムを構築することになるでしょう。数千人という単位の大きな会社では、組織も複雑になってきますし、独自の運用ルールも多々存在するため、結果的に自社専用のシステムを構築しなければならないことがあります。
一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。
工数管理の現状をリアルタイム把握できるため、営業部門が案件受注可否の判断しやすいです。 また、管理部門でも残業の状況を把握したり、役員会用のレポートとして使ったりすることもできます。
クラウドでの提供で、すでに大規模運用しているシステムですので、大きな組織へのご導入も安心です。
急なユーザー数の増加にも迅速に対応できます。
各コンテンツの閲覧・編集に詳細な権限設定が可能です。
低コストで高いセキュリティ環境を実現できます。
部・課・係など、部署の階層構造設定が可能です。大きな組織だけでなく、チームごとのレポートの閲覧が可能です。
昇給があった場合も、過去の給与データを残すことができますので、終了したプロジェクトのレポートが変わることはありません。
経費管理機能では、他社製品のワークフローと連携することが可能です。
エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
導入に必要な書類は申込書のみです。煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。
クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
部・課・係など、部署の階層構造設定が可能です。大きな組織だけでなく、チームごとのレポートの閲覧が可能です。
昇給があった場合も、過去の給与データを残すことができますので、終了したプロジェクトのレポートが変わることはありません。
クラウドでの提供ですので、急なユーザー数の増加にも迅速に対応できます。
各コンテンツの閲覧・編集に詳細な権限設定が可能です。
低コストで高いセキュリティ環境を実現できます。
経費管理機能では、他社製品のワークフローと連携することが可能です。
エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
導入に必要な書類は申込書のみです。煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。
クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
導入に必要な書類は申込書のみです。
煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。
クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
閲覧権限、修正権限の設定が困難
エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。
複数人で処理できない
エクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
大量のデータが扱えない
エクセルでは1つのシートに65,536行・256列まで(エクセル2007以上では、1,048,576行・16,384列まで)しかデータを保存できないため、運用が困難になります。例えば、社員50人・毎日3種類のプロジェクト・3種類の工程というデータを保存したとすると、わずか半年でエクセルではデータが一杯になってしまいます。
マスタ管理、マスタ追加が難しい
例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
データ活用の柔軟性が乏しい
エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。
データの保全が難しい
更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
会社からしかアクセスできない
エクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
初期セットアップが大変
仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
エクセルは実績を出すためのツールである
エクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。
マクロが必要
複雑な操作はエクセルではできないためマクロを組むことになります。マクロの開発コストだけでなく、全従業員への周知等の管理コストも発生します。マクロはメリットでもありますが、同時に弱みでもあります。
使い慣れたソフトである
使い慣れたソフトのため、導入に際してソフトの使い方を覚える必要がありません。
エクセルがあればデータを修正できる
エクセルがインストールされていればデータの修正が可能です。専用の工数管理ソフトをインストールする必要はありません。
エクセルは数値計算に強い
エクセル上に表示されている数値を使って、いろいろな式に当てはめて計算をすることが可能です。
マクロによる操作
マクロを使えばエクセルではできないような複雑な操作が可能です。
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。それぞれの特徴と費用について紹介していきます。
1. 工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても直感的に工数管理が可能でしょう。
2. エクセルで工数管理
エクセルは使い慣れたソフトであり、これから工数管理を始める企業向けのツールです。
3. 市販のツールを利用
工数管理に特化した製品であるため、詳細な分析をしたい企業に有効なツールです。
4. 自社専用のシステムを構築
複雑な組織管理や独自の運用ルールが多く存在する大規模組織向けです。
導入に必要な書類は申込書のみです。煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。
クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
導入事例を集めました。
よくある質問を集めました。
