工数管理をしていないケースも含めると主に3つあります。
1. まったく管理していないケース2. エクセルで管理しているケース3. 自社開発のシステム、もしくはアウトソーシングにより管理しているケース
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工数管理はツールで管理していることが多いのか？
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インターネット上での通信の傍受はないのか？
インターネットの通信の傍受は現実的には非常に難しいです。インターネット上の通信よりも社内ネットワークの方がはるかにセキュリティが低くリスクが高いです。
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ASP・SaaSはセキュリティが低いのでは？
セキュリティ面を気にされることが多いですが、自社でサーバを運用する場合は専門知識を持ったエンジニアが必要です。また、社内にデータを置けばセキュリティが高いと思われがちですが、個人情報漏洩・機密情報漏洩などは内部者からの漏洩であることがほとんどです。データはデータの専門家に任せる、システムはシステムの専門家に任せる、というのが最もリスクが少ないのです。
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エクセルの弱点
- マスタ管理、マスタ追加が難しい例えば、今までプロジェクトと顧客を関連づけていたとして、新しく顧客の担当者も関連づけようとすると、過去のデータも全て修正しないといけなくなるので非常に大変です。
- データの蓄積、活用が難しい過去データが増えてくると、エクセルでは1つのシートに大量データを蓄積できないため運用が困難になります。(※エクセル2007から1シートに保存できる行数が増えたので、場合によっては蓄積可能です。)(InnoPMはサーバ上のデータベースなので、データ量を気にすることはありません。)
- エクセルでは、新しいグラフを作ろうとすると、過去データを整形しなければならない場合があります。また、ピボットテーブルを使えばクロス集計できますが、データ量が増えると動作が重くなります。(InnoPMはサーバ上のデータベースなので、クロス集計が非常に容易です。また、新しい集計方法を追加したい場合は、カクシン株式会社に要望をいただければ可能な限り対応させていただきます。)
- 複数人で処理できないエクセルでは、同一ファイルで管理していた場合、同時に2人以上で書き込みできません。同一ファイルではなく細かくファイルを分割する(例えば従業員ごとに1つのファイルにする)と、書き込みはいつでもできますが定期的にエクセルデータの統合作業が必要になり非常に大変です。
- データの保全が難しい更新したエクセルを共有フォルダやファイルサーバなどに置く場合がほとんどですが、この方法だと誤って削除する場合があります。仮に定期的にバックアップをしたい場合でも、バックアップの設定も面倒です。また、ネットワーク越しにファイルを開くので、ファイルが壊れる可能性もあります。
- 閲覧権限、修正権限の設定が困難エクセルでは、ファイル単位での権限設定ぐらいしか現実的にはできません。例えば、セルごとに閲覧権限・編集権限を細かく設定することは非常に困難です。(InnoPMであれば、簡単な操作で詳細な権限設定ができます。)
- 会社からしかアクセスできないエクセルをファイルサーバに置くとすると、そのファイルサーバにアクセスできなければエクセルを更新できません。そのため外出先や自宅からアクセス可能するなどのネットワーク構築が必要になり高額な費用が発生します。
- 初期セットアップが大変仮にエクセルでやるとしても、運用前にマスタの設定やグラフの設定が必要です。また、使い勝手が良い、分析しやすいように作成する等のノウハウがないため、頻繁に設定を変更するなど運用が大変になります。
- エクセルは実績を出すためのツールであるエクセルは、今日何時間働いたのかという集計に使うことには優れています。ただし、予想との差異を出すのはさらに複雑な計算やグラフ設定が必要なため、非常に困難です。(InnoPMでは、予想と実績の乖離を容易に把握できます。)
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「工数管理」はエクセルでもできるか?
もちろんできます。実際、エクセルで工数管理をしている会社をとても良く見ます。
重要なのは工数管理の目的です。工数管理するだけで何もしないのでは、時間の無駄です。
工数管理をあまり重要視しておらず、プロジェクトごとの投下時間だけ知りたい、というのであればエクセルが望ましいと思います。
エクセルのメリット1.良く使うアプリケーションなのでインターフェースがわかりやすい2.クライアントPC上でデータを修正できる3.数値計算が得意
などが挙げられます。
冒頭に書きましたが、会社の状況を正確に把握したい等、工数管理の目的が明確な場合は、エクセルでは難しい可能性が高いです。
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「工数管理」は面倒か?
入力は1日5分もかからないので、工数管理のための作業は非常に容易です。ただし、これまで工数管理をやっていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、徹底するのが大変かもしれません。しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理されることをお奨めします。
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さらに進んだ「工数管理」の考え方
工数管理によって経営状況が把握できると、以下のようなことが可能になります。・売上・コストを把握することで、将来のキャッシュフローを把握できる。・業務が特定の従業員に偏っているので平準化する。・働けば働くほどコストが増える、つまり利益が減るので、いかにして少ない時間で作業を終わらせるかに集中できる。
個別には以下のようなこともあり得るでしょう。・とある顧客から受注する仕事は赤字になることが多いから、取引を縮小する。・とある営業マンは常に利益率の高い仕事を受注してくるので、その営業マンをサポートする人員を増やす。・とあるサイトの利益率が非常に高いので、他のサイトも同じ運用方法を取り入れる。
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InnoPMがマッチする事業内容は?
一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。
◇コンサルティング、システム開発、デザイン制作など企業向けのビジネスを中心とする会社顧客ごと、プロジェクトごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
◇弁護士、公認会計士、税理士を多数抱える事務所部署ごと、顧客ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
◇複数の自社サービス・自社サイトをやっている会社(例:複数のECサイトや携帯サイトを運営している)サービスごと、部署ごとに工数管理をすることで、セグメントごとの現状を把握できます。
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InnoPMがマッチする企業規模は?
InnoPMを利用してメリットを実感できるのは、従業員10人から300人くらいの規模です。10人より少ない場合は工数管理システムを使って管理しなくても把握できますし、300人より多い場合は、1つの工数管理システムでルールを統一するのが難しい可能性があるからです。もちろん、例外もありますので、詳細は営業担当にお問い合わせいただければと思います。
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「工数管理」の多様性
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。大事なことは、生産性が最も高まるように業務を最適に分割をすることです。
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