低価格工数管理「イノピーエム」
ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。
工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。
工数管理というのはそもそもどういったものか、また、最近の進んだ活用方法についてご紹介しています。
当然ながら、工数管理を行うためには工数管理に適したツールが必要となります。
工数の管理をすることがゴールであるため、紙ベースでの管理も可能ですし、多額の投資をしてシステムを構築することも考えられます。また、エクセルで管理しているケースもあれば、工数管理に適したクラウド型のサービスを利用することもあります。
工数管理をするためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。こういった工数管理ツール全般についてご紹介しています。
一般的に、社長であれば全従業員の工数を把握できていると思われがちですが、その答えはNoです。
従業員が3人なら把握できるかもしれませんが、事業拡大により従業員が10人程度を超えると、誰がどのプロジェクトに関わっていて、それぞれのプロジェクトに何時間使っているか、また、打ち合わせが多すぎて非効率になっていないか、などを把握するのは不可能に近いです。
管理ツールを全く使わなかった場合においては、把握できるのは3人まで、つまり、4人以上になると把握するのは困難になります。
プロジェクトごとの工数や利益をしっかり把握できていないのに存続している会社も沢山あります。なぜ管理できていないのに赤字にならないのでしょうか。
例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。わかりやすくするために従業員一人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はゼロとすると、1ヶ月のトータルコストは500万円です。つまり、会社の売上が500万円以上あれば黒字になるということです。この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
赤字でないため、プロジェクトごとの工数を管理するインセンティブが湧かないかもしれません。しかし、しっかりと工数管理をし、生産性を高めることで、もっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。
ホワイトカラーの生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視されてきています。
工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識のアップなど、多くのことを実現することができます。
工数管理というのは、そもそもどういったものか、や、最近の進んだ活用方法について、ご紹介したいと思います。
この度は、InnoPMをご利用いただきありがとうございます。
「はじめに」では、InnoPMを初めて利用する(無料評価版を含む)企業・団体様向けに、InnoPM利用開始に必要な設定や説明を記載しています。
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ログイン
1. ログイン
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管理情報の登録
2. マスタ登録
部署・事業・工程の3つのマスタを設定します。
マスタ設定より、各マスタの編集画面に遷移します。
画面左上の[新規作成]ボタンをクリックします。登録画面にてマスタ名を入力し、登録を行います。
部署マスタ登録例： 営業部 / 開発部 / 管理部
事業マスタ登録例： 自社製品事業 / 受託開発事業 / その他事業
工程マスタ登録例： 社内会議 / 顧客訪問 / プログラミング / 障害対応
3. メンバー登録
管理メニューの[メンバー管理]よりメンバー管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
メールアドレスを入力し送信ボタンを押します。メールアドレスを間違えないようご注意ください。
メンバー情報登録画面で必要な情報を登録します。なお、以降のデータ登録・レポート閲覧を確実にするために、「テスト」等ではなく区別しやすい氏名を入力されることをおすすめします。
メンバー登録後画面の「給与を設定する」リンクより、登録したメンバーの給与を設定してください。
4. 取引先登録
管理メニューの[取引先管理]より取引先管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
必要な取引先の情報を入力し登録を行います。社内取引を管理する場合には、疑似的な取引先として、部署名等を入力してください。
5. プロジェクト登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト管理画面に遷移し、[新規作成]ボタンをクリックします。
必要なプロジェクトの情報を入力し登録を行います。なお、以降のデータ登録・レポート閲覧を確実にするために、「テスト」等ではなく区別しやすいプロジェクト情報を入力されることをおすすめします。
以上で管理情報の登録は終了です。次は、データの登録を行います。
データの登録
6. 売上・原価登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト一覧画面に遷移し、プロジェクト名の右にある[売上]リンクをクリックします。
売上設定画面にて[新規作成]ボタンをクリックします。
該当するプロジェクトの売上情報を入力し売上の登録を行います。
原価も売上と同様に登録してください。
7. 工数登録
管理メニューの[プロジェクト管理]よりプロジェクト一覧画面に遷移し、プロジェクト名の右にある[工数]リンクをクリックします。
工数設定画面にて、プロジェクトにアサインされているメンバーが該当プロジェクトに従事する予定の工数を人月で入力します。例えば、0.2人月従事する場合は、該当月の入力フォームに「0.2」と入力します。入力後、[保存]ボタンで保存します。
8. タイムシート
タブの[タイムシート]よりタイムシート画面に遷移します。
タイムシートを入力する日付の編集アイコンをクリックし、タイムシート情報を入力し保存します。
以上でデータの登録は終了です。これでデータの閲覧に必要な情報の入力が終了しました。次は、データの閲覧を行います。
データの閲覧
9. レポート閲覧
1～5の操作で、データが蓄積されています。タブの[レポート]よりレポート一覧画面に遷移し、閲覧したいレポートをクリックしてください。入力したデータが反映されたグラフや表が表示されます。
以上がInnoPMの基本的な機能です。
管理データ(売上・原価・工数)とタイムシートデータを元にした多角的なデータ分析がInnoPMの特徴です。
さらに、(1)複数のプロジェクトを登録し、売上・原価・工数の設定を行う、(2)登録したメンバーにタイムシートを入力してもらう、の2点を行うことで、より深くInnoPMの便利さを実感することができます。ぜひお試しください。
また、自社の運用にあわせたマスタ設定や運用ルールの策定などでお悩みの場合は、他社事例などを元にアドバイスをさせていただきますので、遠慮無くお問い合わせください。
無料評価版の機能と利用期限について
利用できる機能
正式版と同じ機能をご利用いただけます。
利用期限
無料評価版の利用期間は、申込日の翌月末日までとなります。例えば、2月20日に申し込んだ場合は、3月31日までが無料評価版の利用期間となります。
エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
一人で複数の業務を担当し、業務ごとの生産性を数値化する必要がある事業が向いています。
工数管理の現状をリアルタイム把握できるため、営業部門が案件受注可否の判断しやすいです。 また、管理部門でも残業の状況を把握したり、役員会用のレポートとして使ったりすることもできます。
クラウドでの提供で、すでに大規模運用しているシステムですので、大きな組織へのご導入も安心です。
急なユーザー数の増加にも迅速に対応できます。
各コンテンツの閲覧・編集に詳細な権限設定が可能です。
低コストで高いセキュリティ環境を実現できます。
部・課・係など、部署の階層構造設定が可能です。大きな組織だけでなく、チームごとのレポートの閲覧が可能です。
昇給があった場合も、過去の給与データを残すことができますので、終了したプロジェクトのレポートが変わることはありません。
経費管理機能では、他社製品のワークフローと連携することが可能です。
エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
導入に必要な書類は申込書のみです。煩わしい契約書類はありません。
また、いつでも解約できますので、長期契約リスクもありません。
クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
部・課・係など、部署の階層構造設定が可能です。大きな組織だけでなく、チームごとのレポートの閲覧が可能です。
昇給があった場合も、過去の給与データを残すことができますので、終了したプロジェクトのレポートが変わることはありません。
クラウドでの提供ですので、急なユーザー数の増加にも迅速に対応できます。
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エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
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クラウド型での提供のため、必要なときに必要な量だけ利用でき、余計なコストがかかりません。
「見える化」とは、業務の効果を把握するために、数値やグラフなどを使ってわかりやすい形で表すことです。
例えばプロジェクトが遅延しているときに、工数管理が見える化されていないと、何が問題なのかが把握できず、対策を打つことが難しいでしょう。
工数管理が見える化されているのであれば、当初計画と比較してどの工程に時間がかかっているのか、計画通り進んでいる場合は当初計画が間違っていたのか、などが問題として挙がるため対策を立てることができます。
見える化をすることで、現状を把握し、さらなる改善につなげることができます。
エクセル等の既存の工数管理データがある場合、そのデータをインポートすることが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、CSV形式等で出力できれば過去のデータを無駄にすることはありません。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、結局管理コストが高くなってしまいます。
InnoPMではプロジェクトや顧客名等の各種データがマスタ化されており、入力はリストから選択する形式になっていますので、入力ミスが発生せず管理コストが削減できます。
エクセルで工数管理をしている場合、データのインポートが可能です。また、他社製品の工数管理データであっても、エクセル形式であればインポートができます。
※データインポートはオプションサービスとなります。
エクセルで工数管理した場合、データ入力の自由度が高いためプロジェクト名を間違えて入力する等のケースが発生し、管理コストが高いです。
プロジェクトや顧客名がマスタ化されていますので、入力ミスが発生せず、管理コストが削減できます
導入事例を集めました。
よくある質問を集めました。
