エクセルで工数管理! 無料エクセルサンプルダウンロード付き

エクセル 工数管理 実践編工数管理の概念が普及してきて、働き手の時間に対する生産性を高めようという動きが活発に見られるようになってきました。
そういった中で、工数管理を行おうという意思はあっても、実際にどのように行えば良いのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、本記事では実際にエクセルの無料サンプルをお付けし、どのように工数管理を行っていくと良いのかについて、ご紹介していきます。
エクセルにはプロジェクトやメンバーの具体的なサンプルデータが入っているので、それをコピーしてご利用して頂ければ幸いです。

工数管理という概念自体は知っていても、実際に取り組みを行うことでより一層、改善活動への効果を実感して頂けるでしょう。

工数管理とは

工数をわかりやすい概念で表すと「作業時間」に近い考え方と言えます。
主にシステム開発や製造の現場にて使われる用語と言えるでしょう。

特にIT業界では、作業を行うメンバーの数にかかる時間を積算したものを意味することも多く、「人日」や「人月」(1人が1ヶ月従事する作業が1人月)といった単位で表します。

その各労働者の工数(作業時間)を管理するのが、工数管理ということになります。
つまり、工数管理は「プロジェクトごとや事業ごとの作業時間の管理」と考えることもできます。

<工数管理を行うことのメリット>

エクセル 工数管理 実践編

特に大きなメリットはプロジェクトや事業ごとの収支を把握できることです。
事業を行う以上は利益を出す必要があります。
その利益の算出に必要なのは、「売上」と「コスト」です。
「売上」の算出は、お客様から頂いている金額を足せば良いだけなので簡単です。

一方で、コストの算出という点において、例えば、Aさんのプロジェクトごとの投下時間比率が1:1:1なのか、1:2:3なのかでは、プロジェクトごとのコストは大きく異なります。

コストを正確に把握できなければ、プロジェクトに利益が出ているのかどうか把握することができません。
つまり、工数管理を行うことの一番のメリットはプロジェクトごとの収支が把握できるようになることです。
具体的にAプロジェクトが黒字で、Bプロジェクトが赤字、と分かるようになります。

「工数管理」は会社・事業・部署・プロジェクトといった単位で利益を算出するために必要であり、「工数管理」を行えば、プロジェクトだけでなく、事業セグメントや部署ごとの利益の把握も可能となります。
また、プロジェクトごとの利益が可視化されると、従業員にも生産性を高めようとする意識が芽生えるというメリットもあります。

次の章から実際にエクセルで工数管理を実践していきます。工数管理についてより詳しく知りたいという方は、ぜひ以下の記事も合わせてご覧ください。

https://www.crowdlog.jp/blog/2015/06/04/100968/

 

準備段階

エクセルに限らず、工数管理を行っていく上では、管理者とメンバーという形で別れて行っていくと余計な手間をかけずに行うことができます。
管理者とメンバーの大まかな役割については、メンバーは日々の工数をエクセルに入力し、管理者が各メンバーのエクセルを月末等の指定期間に集計して、分析、メンバーへの改善の提言を行っていきます。

まず準備段階では、メンバーの人数分のエクセルファイルを用意します
10人で行うのであれば10人分のエクセルを準備し、毎日各メンバーにプロジェクトごとの作業時間を入力してもらいます。

<作業手順>

1.プロジェクトメンバーの人数分のエクセルファイルを準備

2.管理者がエクセルの1列目にプロジェクトを記入(特にメンバーごとにわける必要はなく、全メンバー同じプロジェクトで構わない)

3.一ヶ月分の日数をエクセルの1行目に記入

エクセルの準備編は以上です。
主に準備段階は、管理者が役割を担う部分と言えます。

実践段階

各メンバーのエクセルの準備が終わったら、次は実際に工数管理を行う段階に入ります。
実践段階では、実際に各メンバーが日々の工数入力を行っていきます。
管理者が準備したエクセルを各メンバーに配布し、実際の工数入力を行ってもらいます

<作業手順>

1.各メンバーが日々の作業時間をエクセルに記入(30分単位=0.5時間単位で入力)
※勤務時間が0の場合は空欄でも構わない(運用次第)

2.一ヶ月分の入力が完了したら、管理者が一枚のシートに全データをまとめる

実践段階では主に、各メンバーが毎日きちんと工数を入力していくことが大切です。
その入力されたデータを元に、次の集計段階へとつながっていくので、メンバーの入力意識を高めるための啓蒙活動も管理者には求められます。

集計・分析段階

エクセル 工数管理 実践編

月初~月末までの各メンバーのエクセルを一枚のシートにまとめたら、続いて集計を行っていきます。

各メンバーの工数集計を行い、そのデータを元に分析を行うことで、改善を図っていくことが大切です。
工数管理においては、各メンバーに工数入力を行ってもらうことも重要ですが、それと同様に分析・改善を行っていくことも重要なので、この段階でも手を抜かずに力を入れていくことが求められます。

<作業手順>

1.一枚のシートにまとめたら、そのデータを元にピボットテーブルを作成する
※ピボットテーブルの作成方法:データ範囲を指定して、「挿入」→ピボットテーブル(別シートに作成)

2.ピボットテーブルを作成したら、行ラベルにメンバーとプロジェクトを持ってくる

3. 続いて、1日~月末までのデータを「値」に登録

4. 「値」に登録すると、「データの個数」が表示されるので、「値フィールドの設定」で「合計」に変更する

5.「合計」に変更すると、1日~月末までの勤務時間が表示される

6.各メンバーの一日分の勤務合計や、どのプロジェクトに何時間使ったのかが分かる

7. メンバーごとやプロジェクトごとのピボットテーブルも作成し、データ集計・分析を行う

8.メンバーごとやプロジェクトごとの一ヶ月分の集計が欲しい場合は、エクセルの「オプション→数式→集計フィールド」で新たな集計フィールドを作成する
ex.) 名前:「メンバー合計」
数式:「= ‘1日’ + ‘2日’ + ‘3日’ + ・・・・ + ’31日’」

9.メンバーごと、プロジェクトごとのデータから折れ線グラフを作成して分析に役立てる
※ピボットテーブルからグラフを作成するのは難しいので、必要な箇所をコピー&ペーストして、そこからグラフを作成する。
※各メンバーから集めた工数集計のデータを変更した場合は、ピボットテーブル上にセルを合わせ、エクセルの「オプション→更新」(Excel2013の場合は「分析→更新」)を押すと、最新のデータがピボットテーブルに反映されるので覚えておくと便利

10.メンバー別、プロジェクト別勤務蓄積時間のグラフを作成する場合は、OFFSET関数を利用する
ex.) =OFFSET(C61,0,-1)+C51

11.毎月のデータを収集し分析することで、改善を図る

12.毎月繰り返す

以上が、集計・分析段階で行うことです。
これらを毎月繰り返していくことで、プロジェクト単位、部署(チーム)単位で改善を図り、労働者の生産性を高めていくことが重要です。

作業手順のまとめ

改めて、準備段階から集計・分析段階にいたるまでのエクセルで工数管理を行う際の手順を以下にまとめます。

1. プロジェクトメンバーの人数分のエクセルファイルを準備

2.管理者がエクセルの1列目にプロジェクトを記入(特にメンバーごとにわける必要はなく、全メンバー同じプロジェクトで構わない)

3. 一ヶ月分の日数をエクセルの1行目に記入

4.各メンバーが日々の作業時間をエクセルに記入(30分単位=0.5時間単位で入力)
※勤務時間が0の場合は空欄でも構わない(運用次第)

5.一ヶ月分の入力が完了したら、管理者が一枚のシートに全データをまとめる

6.一枚のシートにまとめたら、そのデータを元にピボットテーブルを作成する
※ピボットテーブルの作成方法:データ範囲を指定して、「挿入」→ピボットテーブル(別シートに作成)

7.ピボットテーブルを作成したら、行ラベルにメンバーとプロジェクトを持ってくる

8.続いて、1日~月末までのデータを「値」に登録

9.「値」に登録すると、「データの個数」が表示されるので、「値フィールドの設定」で「合計」に変更する

10.「合計」に変更すると、1日~月末までの勤務時間が表示される

11.各メンバーの一日分の勤務合計や、どのプロジェクトに何時間使ったのかが分かる

12.メンバーごとやプロジェクトごとのピボットテーブルも作成し、データ集計・分析を行う

13.メンバーごとやプロジェクトごとの一ヶ月分の集計が欲しい場合は、エクセルの「オプション→数式→集計フィールド」で新たな集計フィールドを作成する
ex.) 名前:「メンバー合計」
数式:「= ‘1日’ + ‘2日’ + ‘3日’ + ・・・・ + ’31日’」

14.メンバーごと、プロジェクトごとのデータから折れ線グラフを作成して分析に役立てる
※ピボットテーブルからグラフを作成するのは難しいので、必要な箇所をコピー&ペーストして、そこからグラフを作成する。
※各メンバーから集めた工数集計のデータを変更した場合は、ピボットテーブル上にセルを合わせ、エクセルの「オプション→更新」(Excel2013の場合は「分析→更新」)を押すと、最新のデータがピボットテーブルに反映されるので覚えておくと便利

15.メンバー別、プロジェクト別勤務蓄積時間のグラフを作成する場合は、OFFSET関数を利用する
ex.) =OFFSET(C61,0,-1)+C51

16.毎月のデータを収集し分析することで、改善を図る

17.毎月繰り返す

まとめ

工数管理の概念や重要性を理解していても、実際に管理を行ってみないと分からないことも多くあるでしょう。
そういった意味で、まずは手軽に管理できるエクセルを利用しての工数管理は、導入者向けには最適な手法と言えます。

最初からツールを利用することに抵抗がある組織にとって、導入をためらう大きな障壁に有料という問題があります。
工数管理を行ってみたいが、コストをかけてまで取り組むほどでもないという企業が一定程度あると考えられます。
そういった企業はまずエクセルで良いので、従業員の工数管理を行い、自分たちでその効果を体感することが大切です。

是非下記のエクセルのサンプルをダウンロードし、本記事実践編の手順に従って、工数管理を行ってみて下さい。

Excelで工数管理実践編をダウンロードする

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