IT業界における進捗管理というテーマで、その概要や重要性、メリット、デメリット等について解説を行っていきます。
仕事を進めていく上で、今、自分がどの段階にいて、どのくらい終了に近づいているのかを把握しておくのは重要なことと言えます。
その時点での仕事の状況に、ある程度余裕があるのか、あるいは急いで終わらせる必要があるのかといった状況を把握しておかないと、上手くペース配分を行うことが難しくなってしまいます。
クライアントとの信頼関係を構築していくという点においても、進捗管理を行い、都度報告をすることがポイントとなります。
仕事を円滑に進めていくためにどうするかという課題に向き合ったとき、進捗管理は一つの答えとして、浮上してくるキーワードと言えるでしょう。
進捗管理をしていないと仕事の状況把握ができない
どのような仕事でも、基本的には進捗管理を行い、その管理によって進捗状況を把握して、ペースアップするべきか、現状維持で良いのか判断することになります。
ところがIT分野では、進捗管理をしていない人が増えており、仕事の状況を把握しないまま仕事を行っている人が増加する傾向となっています。
しっかりと仕事を進めたいなら、基本的には進捗管理をする必要があり、完了までの段階を適切に踏んで考えていかないと良い仕事はできないでしょう。
納期直前に慌てないためにも進捗管理が重要
万一、進捗管理をしていなかった場合、どのくらい進んでいるのかを把握できないまま仕事をしていることになり、実際の完了までにかかる時間を想定することができません。
ある程度、納期の日程がわかっていても、納期に合わせていく際に、修正作業を行う時間が足りないまま納品することになると、後からトラブルになってしまいます。
また、進捗状況を知らないまま仕事をしていると、明確に時間が足りないことを認識できず、納期直前に慌てて仕事をすることになってしまうこともあります。
このようなトラブルについては、管理をしていれば進捗度合で判断できるようになります。
数字としてここまで進んでいるとか、今日はここまで終わらせれば大丈夫だろうと判断することができるので、結果的に失敗を減らすことにつながります。
納期に対して進めるスピードを適切にして、さらにクオリティの高い仕事ができるようになるので、修正依頼も少なくなり、安心して仕事を完了させることが期待できます。
進捗管理をしていないと信頼を失う可能性が高まる
進捗管理ができていないと、IT分野ではもう1つの問題が生じることになります。
ある程度の割合が終わっていると、取引先に通知しても、数日経過しても全く終わらない状況となり、不信感をもたれてしまうことです。
不信に思われる所があれば、結果的に相談を受けることになり、なぜ終わらないのか説明しなければなりません。
明確な進捗状況を把握できていなかったことで、間違った説明をしてしまうことが別の問題として噴出する可能性も出てきます。
進捗管理をすることは、クライアントへの説明を明確にするために必要なことで、現時点で終わっているのはここまでですと適切に説明することができます。
そのペースを見て、クライアントはスピードアップを要求するのか、それとも今のペースで行ってもらうのかを判断できるというメリットがあります。
進捗管理を適切に行っていれば、間違った情報を伝えることが少なくなるので、信頼できないと思われる可能性は低くなります。
IT業界では、管理をしていないことで間違った説明をしてしまうケースが散見され、全く進まない仕事に苛立たれてしまい、他社に仕事を取られてしまうこともあるので、注意が必要です。
進捗管理を行うには適切な計画の作成が重要
進捗管理を行うために必要なこととして、事前に計画を作成するということを認識しておく必要があります。
計画を作成していないと、現時点でここまで完了していますと通知することができず、結果的に何処まで終わっているのかを説明できなくなってしまいます。
チェックポイントを作ることで、進捗報告を円滑に行う
ここは自分たちだけではなく、依頼元であるクライアントと一緒に考えることになります。
いつまでに仕事を完了させるのか、そのチェックポイントをしっかりと作って対応することが求められています。
まず、チェックポイントを作る時には、明確にわかりやすい区分が必要になります。
この部分が終わったら報告してもらうようにして、良ければクライアントの確認を受けることにするとしておけば、基本的に問題なく仕事は完了できるようになります。
チェックポイントによって、進捗管理は円滑に行われることになり、管理していることによって修正時間を確保することもできるので、結果的にミスを減らすことにもつながります。
一つ一つの課題をクリアしてから次に進むようにして、修正の時間を優先して確保するなら、計画の見直しを行うことになります。
計画を大切にして、あとは実行するのみ
計画は後から変更しても構いませんが、その際はクライアントと一緒に相談していくことになるので、勝手に変更して遅れましたというのは通用しません。
クライアントに相談した結果、この計画では厳しいと判断された場合、数日だけ遅らせてもらうようにお願いすることになります。
そして、計画通りに進んでいるなら、最後の完了まで予定されている通りに終わらせることが重要です。
計画が全て承認されてから、実際に作業を開始していくことになります。
できればチェックポイントは100％の数字で割り切れる数にしておいた方が良いです。
3つにすると中途半端な状態になってしまうので、4つにして1つクリアすると25％進んだと思ってもらえるようにすればわかりやすいでしょう。
このポイントを多く実行することで、クライアントが望む作業ができているということになるので、ここは相談して最終的な決断をすることになります。
計画を作らないまま進捗報告をすると、一体どの部分の仕事をしているのかわからないままとなり、最終的に仕事の進捗が不明なまま終わっていたなんていうこともあります。
ITの分野では、よりわかりやすい説明をすることによって、クライアント側が納得できる状況を作る必要があるので、説明しやすいような状況を作り、納得してもらうことが大切です。
計画が承認されるまでは、手をつけないことも大切です。
事前の準備ができるのであれば、準備を行い、予定より早めに進められるように工夫する方法もあります。
進捗管理をすることで最適な結果が生まれる
適切な進捗管理が2回目以降の仕事の依頼につながる
進捗管理を行っておくことで、仕事の進捗状況を適切に把握して、定期的にクライアントへ報告できるようになります。
都度、報告を行うことが契約上含まれている場合は、結果を伝えないことには仕事が進まないので、まずは契約に則って報告を行い、仕事が進んでいることをアピールします。
途中まで進んでいる場合は、この部分まで終わっているので、次で終わらせることができますという話をすれば、納得してもらえることは多いです。
続いて、トラブルが発生した場合に、どの部分がおかしいと思うのか、進捗管理上のスケジュールから逆算して考えることができます。
変更することができるのは、計画を作成し、管理をしているからこそであり、進捗状況の中で何か上手くいかない部分があるなら、その部分の修正をしておけば問題なく仕事を終えることができます。
修正しなければならないポイントを理解することができて、安心できる状況を作り出せることが進捗管理のメリットとなります。
さらにクライアント側に対して、失礼な状況を生み出さないことができるので、信頼感が強まり、次の依頼の獲得にもつながります。
ここでも同じように計画を作成して、この内容に沿って作りますと話をすればわかってもらえるので、2回目以降の仕事はよりスムーズに行えるようになります。
進捗管理ができないまま完了すると、次の仕事は自分たち以上に適切に管理を行い、報告を適切に行なってくれる組織に依頼したいと思われることになり、会社として厳しい立場に立たされることになる可能性もあります。
ITの仕事は、プログラムなどの関連もあり、どこまで終わっているのか把握できないことも多く、わかった場合でも説明することが難しいために、進捗状況を知ってもらえないまま仕事が終わり、後から違っていることが発覚しトラブルの元となります。
進捗管理をしていれば、確認してもらえる箇所も増えるので、初期の段階でおかしいと判断されている箇所を指摘してもらうことで、また新しい仕事ができるようになります。
状況によっては進捗管理ツールの利用も便利
今後、クライアントからの仕事を考えている人で、進捗管理のプログラムを作っておく、もしくはツールを利用することは重要なことだと認識しておく必要があります。
むしろ使わないまま放置していると、大失敗の可能性があるので注意が必要です。
これらを利用しているだけでも、初めて仕事を受けたクライアントと協力しながら、良い仕事ができるようになります。
自分がミスをしている時に、前に戻ってやり直しができるようになれば、プログラムミスも減らせるところがメリットになります。
進捗管理は、今後の仕事をより速やかに把握して、現時点での自分の立ち位置も把握できる重要な管理項目の一つです。
まとめ
進捗管理という大きなテーマについて、その概要や、やるべきこと、メリット、デメリット等をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
進捗管理やスケジュール管理というのは、当然行うべきものだという認識がある一方で、適切に行うことができず、ないがしろにされてしまうケースも少なくないでしょう。
日々の小さなことの積み重ねが、大きな成功につながったり、反対に失敗につながったりすることになります。
そういった意味で、スケジュールや進捗を都度把握して、適切なタイミングで振り返りを行い、改善を進めていくことが重要です。
すでに進捗管理を行っているという人・組織もそうでない方々も、改めて進捗管理について見つめ直してみては、いかがでしょうか。
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