勤怠管理に課題を抱えているものの、新規導入やリプレイスの労力でなかなか踏み切れない人事担当者が多いのではないでしょうか？
このような悩みを抱えていませんか？
- タイムカードを使っているので、勤怠管理システムになると苦手意識がある。
- 色々な勤怠管理システムがあって、何を選べばいいのかわからない？
- 既存の勤怠管理システムは、給与システムと連携していないのでリプレイスしたい！
本記事では、人事担当者が絶対に抑えておくべき勤怠管理システムの基本情報から勤怠管理システムの選び方、おすすめの勤怠管理システムまで勤怠管理システム導入の経験者が余すことなくお伝えします。この記事を参考に勤怠管理システムの知識を深め、御社の取組みにご活用下さい。
１．勤怠管理システムとは
１．１．勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、社員の出勤、退勤、休暇、欠勤などの勤怠情報を様々なデバイスを通じて、リアルタイムで一元管理する仕組みです。
１．２．勤怠管理システムのトレンド
以前は、エクセルやタイムカードによる管理が主流でしたが、近年ではPCやスマホ、交通系ICカード、指紋認証など様々な方法で正確な出退勤を管理できるようになりました。
さらに、勤怠管理システム上で一元管理されたデータをもとに、給与計算システムとの連携や労働基準法に定められた労働時間・勤務時間の管理を自動で行い、人事部門の業務効率化にもつながっています。
１．３．勤怠管理システムの主な機能
・打刻
様々なデバイスから出勤時間、外出時間、退勤時間を打刻する機能
・マスタ設定
企業のルールに沿って集計方法や給与計算方法などを設定する機能
・ワークフロー
休暇申請や残業申請など各種申請を行う機能
・集計、レポート
打刻データをもとに部門別、社員別など様々な角度から労働実績を集計する機能
製品によっては給与計算機能まで持っている製品もあります。
・アラート機能
打刻漏れや不正な勤怠が登録された際に自動アラートする機能
・シフト管理機能
シフト管理機能を持っている製品もあります。（すべての製品が備えているわけではありません）
１．４．勤怠管理システムの製品タイプ
勤怠管理システムには、クラウド型とパッケージ型があり、多くのサービスがクラウド型に移行されてきています。
＜クラウド型＞
〈特徴〉
クラウド型のメリットは、月額課金で低コストであることです。１ユーザー月額数百円から利用できる製品がほとんどです。さらに、法改正によるアップデートも勤怠管理システムを提供している企業側によって、迅速な対応を実施しています。つまり、常に労働基準法に準拠したシステムアップデートが行われます。
〈注意点〉
企業独自の細かいルール設定ができない事があります。メジャーでない勤怠ルールをお持ちの企業はパッケージ型を選びましょう。
＜パッケージ型＞
〈特徴〉
パッケージ型は、自社の勤怠管理ルールに合うようにカスタマイズを希望する企業が導入しています。初期の導入コストがクラウド型と比較すると高く、法改正によるアップデートもある程度、自社側での作業対応が必要となります。自社サーバーで管理するので情報漏洩のリスクが低いという事が言われておりますが、現在のクラウドサービスのセキュリティも非常の高く、自社サーバーで管理するよりも安全な場合もあります。現在は、多くの企業がクラウド型を選択しています。
〈注意点〉
自動アップデートができない製品が多く、法改正時などのバージョンアップに高い労力が必要です。
また、クラウド型に比べて費用が高くなります。
２．勤怠管理システムを成功に導く４つの秘訣
勤怠管理システムの導入・リプレイスを検討する際は以下４つのポイントをおさえましょう。
ポイント１：自社のルールに対応できるか
勤怠管理ルールは複雑です。自社ルールは一般的だと思っていても、実はそうではないケースが多くあります。特にクラウド型の場合カスタマイズできない製品が多いので、必ず自社ルールに対応できるかをメーカーに確認しましょう。
ポイント２：システムに利用する側が歩み寄る
自社理想のシステムを作るにはコストとリスクが伴います。コストとリスクの観点から一部エクセルや紙の管理があったとしても、業務効率やコスト面で最もバランスの取れた運用へ落とし込むことが重要です。
ポイント３：システム導入後のサポート
人事ルール改定が早い企業では、改定のたびに勤怠管理システムが対応できるのか不明点が出るでしょう。電話やメールでの迅速なサポートがあるか確認しておきましょう。
ポイント４：システム連携
勤怠管理システムは給与計算システムと密に関係するシステムです。もし、連携できない場合は、連携ができる給与システムへの移管も含め検討しましょう。
３．主な勤怠管理システム
勤怠管理システムは多くありますが、実はシェアがほぼ固まっています。
シェアの高さ = 多くの企業の支持を得ている ということです。
勤怠管理システムを選ぶ場合、まずはシェアの高い製品の中から選ぶと良いでしょう。
※富士キメラ総研調べ（キーマンズネットより引用）
３．１．パッケージ型
＜アマノ/TimePro-XG就業＞
（http://www.tis.amano.co.jp/product/employment/integrated/）
パッケージ型で圧倒的なシェアを持つ製品です。打刻機から人事システム、給与計算システムまで幅広く製品を取り揃えています。日本国内では人事系システムの先駆け的企業で多くの企業から指示を得ています。
＜オービックビジネスコンサルタント/就業奉行＞
（https://www.obc.co.jp/bugyo/shugyo）
奉行シリーズでも良く知られているオービックの勤怠管理システムです。オービックは基幹系システムで大きなシェアを持っており、オービック製品を導入している企業から勤怠管理システムでも多くの指示を得ています。
＜日立ソリューションズ/LYSITHEA＞
（http://lysithea.jp/）
1994年の誕生以来、 大手・中堅企業を中心に1,100社161万人を超える導入実績（2016年3月末現在）がある人事総合ソリューションシステムです。社員が個々に行う勤務管理業務や各種申請業務などの間接業務から、人事・総務部門が行う人事・給与管理業務までの人事関連業務をワンストップでサポートするパッケージソリューションです。
３．２．クラウド型
＜アマノビジネスソリューションズ/CLOUZA＞
（https://clouza.jp/）
アマノ系列であるアマノビジネスソリューションズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。
タブレット、パソコンまたはスマートフォンを活用して、タイムレコーダーの代わりとして打刻を行えます。また、TimeP@CKという専用端末でICカードを利用することもできます。全ての機能を30日間無料体験が可能です。外部の給与計算ソフトの連携も可能で、給与計算ソフトが対応していない場合でも、汎用データ（日次集計データ、月次集計データ）を出力・加工し、使用している給与計算ソフトにインポートすることが可能です。
初期費用：0円
月額費用：200円（税別）＠一人（利用人数制限：1～500名）
サポート：電話・メールサポート
＜ヒューマンテクノロジーズ/KING OF TIME＞
（https://www.kingtime.jp/）
低価格の
クラウド型でありながら大手企業の導入実績がある製品です。
パソコンや携帯電話・スマートフォンを活用し、外出先から出勤・退勤打刻が可能です。GPS対応で打刻時の現在位置を残すことができます。その他、交通系ICカードや社員証やtaspoに使用されるMIFAREに対応。
さらに、セキュリティレベルの高い職種で多く採用されている指紋や指静脈認証機器での打刻に対応しています。従来のタイムカードの大きな課題であった不正打刻（なりすまし打刻）を防止します。全ての機能を30日間無料体験できます。
初期費用：0円
月額費用：300円（税別）＠一人（利用人数制限：記載無し）
サポート：電話・メールサポート
＜日通システム/勤次郎＞
（https://www.nittsusystem.co.jp/products/enterprise/）
『勤次郎ASP/SaaS』は、多様化する雇用・勤務・賃金形態に、幅広くスピーディに対応し、複雑で煩雑な勤怠情報を自動計算する勤怠管理システムです。日々の勤務データ、各種帳票の出力、超過勤務等のアラーム出力などの勤怠管理機能があります。
初期費用：個別に確認ください。
月額費用：個別に確認ください。
サポート：個別に確認ください。
4．まとめ
この記事では悩める人事担当者様向けに勤怠管理システムの基本から成功の秘訣、おすすめの製品まで詳しく解説してきました。近年のクラウド型の製品はクラウド型とは思えないほど高機能な製品が増えています。まずは、クラウド型の30日間お試しをフル活用し人事部内でテスト運用してみましょう。
