帰れない人必読！タスクが終わらない負のスパイラル脱出の３ステップ

タスク管理ツールは、無料の物から有料の物まで色々なサービスが提供されています。皆さんも一度は使って見た事があるのではないでしょうか？

スケジュール通りのタスク管理が出来ると思って使ったけど、

・スケジュール通りにタスクが終わらない…
・毎日遅くまで残業ばかり
・毎年個人目標が達成できない

このような悩みを抱えている方が多いのではないでしょうか？ 日々遅くまで残業に追われている人は数多く居ます。

このような人々にありがちなのが、タスクの優先度管理能力の不足です。

この記事では、ビジネスマンが陥り易い『タスク管理の負のスパイラル』から抜け出す方法を解説します。
本来であれば、タスク管理のノウハウは本一冊分のボリュームになることも稀ではありませんが、この記事では忙しいビジネスマン向けに特に重要なポイントのみを５分で読めるようにまとめました。
この記事を参考に、効率的なタスク管理の第一歩を踏み出して下さい。

 

ステップ１：時間管理のマトリクスを知る！

マニュアル通りの実践は難しい

目標設定を明確にし、作業タスクを全て洗い出し、スケジュールを立ててから業務に取り掛かるというようなマニュアル一辺倒な記事や上司からの指示を良く耳にします。しかし、担当者レベルの現場や個人タスク管理では、実際に実行出来ない事の方が多いのではないでしょうか？

そんな計画や準備をする時間があるなら、直ぐにでも作業に着手した方が早いと思っていませんか？

まずは、大きな視点として「時間管理のマトリックス」についてその本質を捉えておくことが大切です。

 

時間管理のマトリックスとは

時間管理のマトリックスとは、『緊急度』と『重要度』を指標とし、四つの領域で構成されています。
我々の業務の多くが、第一領域である「緊急かつ重要」の活動をしています。『それは当たり前のこと』と思った方も多いでしょう。

これは、第二領域である情報収集やスキルアップなどの計画や準備、人間関係作り等を怠った結果、第一領域の切羽詰まった状態で業務を進めるしかない状況に陥っているためです。

つまり、本当に重要なのは、「緊急ではないが重要」な第二領域に時間を割く事で、第一領域の「緊急かつ重要」な業務を減らす事につながり、結果として効率的な業務を遂行する事が出来ます。

「緊急かつ重要」な業務は、いつも唐突に割り込んできます。メールやチャットからの急な作業依頼、PCへやっと向き合ったと思うとスマホからのアラートや外部からの電話、全て対応しなくてはなりません。その上で、自分の日々のタスクを進めています。

しかし、情報収集や人脈作りのセミナーへの参加やスキルアップの研修、知識を増やすための読書などの「緊急ではないが重要」な事は、向こうからやってきません。

 

緊急ではないが重要な事へフォーカスする

実は、タスクが予定通り進まない理由に、「緊急かつ重要」な業務が多く発生しており、その場しのぎの対応に迫られている事が多いのではないでしょうか？

「緊急ではないが重要」となる第二領域の活動により、課題解決を常に考えて行く事で、いざとなった時の準備につながります。例えば、前述したような、情報収集や人脈作りのセミナーへ参加したり、書籍から情報を収集する事です。

単に、タスク管理ツールを使ったからと言って、業務進行が急激に改善することは決してありません。日々の積み重ねが重要です。

 

ステップ２：タスクの本質を見極めたタスクの洗出しと不要タスクの削除

プロジェクトチームの一担当者の場合、全体像を把握することが一番難しいと思います。しかし、全体像を把握していなければ、自分に与えられたタスクがなんなのかを把握出来ません。もちろん経験する事で見えてくる事もありますが、多くは順序立てて考える事で自ずと見えてきます。

例えば、「今度リニューアルするWebサイトの会員登録のフォームのデザインとコーディングをお願い。」と言われたとします。「なーんだ。そんなの簡単。」と思う方が多いと思います。

実は、会員登録ひとつとっても、

• 入力項目はどうするのか
• UIを考えて3ページに分割して入力させるのか
• マーケティングの観点から顧客情報をCRMシステムで管理するので、どのような情報を入力させようか
• マーケティングオートメーションとの連携も必要なので、タグを埋め込まないといけないのか
• サンクスページにはどのようなメッセージを表示させ、どのページへ誘導させようか
• 入力後の自動配信メールはどのような内容を送るのか

など、フォームのデザインとコーディングの範囲を超えた内容が決まっていなくては作業を進めても、振り出しに戻ることが多々あります。

さらに、フォームのデザインもリニューアルするサイトに合わせて行く必要があるので、アートディレクター（Webデザイナー）との連携も必要になります。特にUIは重要なので、その辺りも事前に詰めておく事が必要です。

多くの場合、詳細事項が確定していないにも関わらず、業務が降ってくることが多くあります。その時に、CRMやマーケティングオートメーションとの連携を考えるなら、事前にどのような方法で連携するのかも知っておき、自分から提案し、方針を確定させていく事が重要です。

業務に携わる貴方が一番多くの情報を知っている筈です。タスクを進める上で知っておくべき事ですので、事前、事前の情報収集（第二領域）が大切で重要な事に気づくと思います。

要は、業務を実行する自分が一番そのことを分かっているという事が重要で、全体を把握する能力とその業務に対する専門家として知識とそれに基づいた発言をし、方針を確定する事で、タスク管理に余裕を持つことが出来ます。これは、なぜその業務を行うのかという「タスク（業務）の本質」を分かっていないとできません。何のためのタスク（業務）なのかしっかり考えましょう。

 

ステップ３：タスク管理ツールを使え！

近年、タスク管理する上でとても便利なタスク管理ツールが多く登場しています。無料で使えるサービスもあるため、まだ使ったことがない人はぜひ使ってみて下さい。まずは、タスク管理ツールが備えている主な機能について解説します。

 

• ガントチャート機能

プロジェクト管理の工程管理に用いられる表の一種で、タスクの進捗状況を視覚的にすることで、プロジェクトの「見える化」をします。さらに、プロジェクトのスケジュールの確認、従属関係のタスクの進捗をリアルタイムで追跡することが出来ます。

 

• リソース管理機能

プロジェクトの共有やタスクの割り当てを実施します。個人やチーム作業負荷を見える化し、リソースの均等な割り当てやパフォーマンスの追跡をします。負荷状況に合わせて、リソースの再調整を行います。リソースの割り当が超過状態になるとアラートが表示されるため、必要な調整をすぐに行うことが出来ます。タスクを、親タスク、子タスクと階層化できるツールもあるので、複雑なプロジェクトも管理できます。

 

• 時間と予算の追跡機能

プロジェクト計画や予算に対しての進捗状況の追跡をします。プロジェクト別またはチームメンバー別（個人毎）の時間の使用目的の追跡も出来ます。

 

• パーソナルダッシュボード機能

個人的な作業タスクを確認するための機能です。プロジェクトに関する全てのタスクやプロジェクトに関係ないタスクを統合して表示できます。複数の業務が同時進行している場合に、非常に便利な機能です。さらに、個人の生産性を見える化します。

 

• リアルタイム同期

全てのプロジェクト・タスクの活動がリアルタイムで更新される為、活動状況を把握するためのミーティングやメールでの確認を省く事ができ、作業に集中することが出来ます。重要な変更があった場合は、メールやスマホのアプリからプッシュ通知が来ます。

 

• リマインダー機能

メール、携帯の通知機能で、ショートメッセージでもリマインダーを受け取れます。

 

• メッセージ・チャット機能

作業を完了する上で関わるメンバーとの連絡手段として用意されています。ワークスペース上の情報を引用したり、タスク管理システム上やPC上で管理しているファイルの共有も容易に出来ます。

 

• レポート機能

プロジェクト状況と個人のタスクの状況を見える化することができます。例えば、全てのプロジェクトの進歩状況をチェックしたり、先月チームが達成した目標に関するレポートを作成、そのレポートを送信したりすることが可能です。効率的なレポート作成が実現できます。

 

その他、ツールにより独自の機能があるものがありますので、無料期間などを活用して実際に使って見る事をおススメします。

 

 【2017年度】おすすめの最新タスク管理ツール４選

ここでは、クラウド型のタスク管理システムに特化し、おススメのツールを3つご紹介いたします。

時間管理のマトリックスとタスクの全体像を把握し、タスク管理ツールで効率化を図りましょう！

 

１．Wrike

マーケティングチーム、クリエイティブなチーム、プロジェクト管理チーム、商品開発チーム等に対する個別のソリューションを提案しています。各チームに必要な機能を分かり易く解説し、提供しています。

例えは、マーケティングチームは、以下のような事を実現できます。

• チームが取り組んでいる全てのタスクをリアルタイムで可視化
• ボタンを押すだけで、プロジェクトやチームパフォーマンスを追跡するためのレポートを作成
• 作業負荷レポートでは次のプロジェクトを受け入れる余裕があるメンバーを特定
• インタラクティブなタイムラインではチーム全員が同ページに同時に参加

その他、日本語を含めた多言語に対応しており、LOREALやHootsuite、fitbitなど、大手企業も導入しているツールです。

 

２．Backlog

とにかく、使いやすいユーザインターフェースに拘っています。これまで、プロジェクト管理ツールを使用したことがない方でも、すぐに、簡単に使うことができます。もちろん、Web上で一元管理されていますので、インターネット環境があれば、「誰でも・いつでも・どこからでも」プロジェクト管理＆課題管理が可能です。

その他、絵文字やスターのような楽しい機能や、親しみのあるデザインが、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションをよりスムーズにします。バウンダーチャートの自動生成もBacklogの特徴の1つです。Backlogは50,000社以上が導入しており、SoftBankやGungHo、オムロンなどの有名企業も導入しています。

 

３． Trello

Trellのメイン画面は、単純そうで、実はとても多機能です。シンプルなUIでありながら、あらゆる プロジェクトを整理するために必要な機能が全てそろっています。Trelloのアプリは iPhone、iPad、 Android スマートフォン、タブレット、スマートウォッチ、Kindle Fire タブレットで ご利用出来る優れものです。

また、シンプルというコンセプトから、ユーザーの必要性に応じて機能を使用できるようにするPower-Upsが用意されています。メイン画面にちょっとした便利機能を追加でき、個人個人の利便性を高める事が可能です。

 

４．クラウドログ

「クラウドログ」は、操作の簡易性・レポートの豊富さが特徴のクラウド型プロジェクト管理サービスです。クラウドログはとにかく操作が簡単で、はじめてプロジェクト管理を行う人や、ITリテラシーが高くない人でも十分使いこなすことができます。

また、レポートを豊富に備えており上長やステークホルダーへの報告に活躍するでしょう。障害管理やチケット管理、ナレッジデータベース機能などは持っていないため、対象プロジェクトの規模は数百万～3千万円未満の規模が対象ゾーンとなるでしょう。

 

まとめ

今回の記事は、如何でしたでしょうか？

単にタスク管理ツールの導入では、タスクが終わらない負のスパイラルを抜けるのが難しい事に気づいたのではないでしょうか？一度、自分を取り巻く環境を俯瞰し、目の前の作業に臨んでみては如何でしょうか？

タスク管理ツールを活用する前に、時間管理のマトリックスに基づいた整理整頓もおススメ致します。