プロジェクトのスケジュールや進捗確認にはガントチャートが必要です。何らかのプロジェクトに関わった方であれば、よく目にするのではないでしょうか。企業によってはExcelでテンプレートを用意し、プロジェクトごとに使いまわしていることも少なくありませんが、ただ作るだけでは意味がありません。
ガントチャートを作る目的を意識することで、プロジェクトで効果的に活用することができるようになります。しかし、プロジェクトでは当たり前のように使用しているため、本来の目的が失われ、形骸化していることも少なくありません。
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- ガントチャートの基礎を理解していない
- ガントチャートの作り方がわからない
- ガントチャート作成に必要なツールがわからない
といったお悩みを抱えてはいないでしょうか？
本記事では、そんなお悩みを解決するためにガントチャートの基礎知識から作り方、ガントチャート作成に役立つツールまで解説します。
ガントチャートを一から学ぶ際にぜひご活用ください。
※2019年9月17日更新
目次
1．ガントチャートの基礎知識
ガントチャートとは、プロジェクトでの工程管理に利用する表のことです。作業スケジュールを時系列に沿って棒グラフで示し、プロジェクト全体の工程を可視化することができます。
1-1．ガントチャートを作る目的
プロジェクトの作業を可視化してチームメンバー全員で共有することがガントチャートを作る目的です。単独で作業する場合は工数やスケジュールを自分で管理できますが、チームで作業する場合はどうでしょう。一人ひとりの工数やスケジュールを記録していては管理に手間がかかってしまいます。
ガントチャートを作成し、分かりやすい形に見える化することで、作業ごとに担当者や工数を把握でき、一目で進捗状況がわかるようになります。プロジェクトには予期せぬトラブルがつきものです。リスクを最小限に抑えるためにもチームメンバーが常に現状を把握し、素早く対処できる体制を整える必要があります。
1-2．ガントチャートの注意点
成果物としてガントチャートを作るだけで満足し、そのあと活用されないといったケースは多々あります。ガントチャートを活用するためには、「常に最新の状態を維持」し、「作業の依存関係を明確にする」ことが重要です。
＜常に最新の状態を維持する＞
ガントチャートは常に最新の状態を維持しましょう。最新情報が更新されなければ、ガントチャートで進捗を把握することができず、形骸化してしまう原因になります。
特にプロジェクトでは計画変更や予期せぬトラブルがつきものです。トラブル対応に追われてガントチャートの更新が疎かになると、その途端にガントチャートは意味をなさなくなります。その結果、チームメンバーはPMの指示に従うだけで工数やスケジュールを意識せず、手元の作業にしか目を向けられません。
ガントチャートを活用し、作業日程を意識して仕事を進めるためにも、常に最新情報への更新を欠かさないようにしましょう。
＜作業の依存関係を明確にする＞
ガントチャートでは作業ごとに担当者や工数、スケジュールを記載しますが、忘れてはならないのが作業の依存関係です。依存関係が明示されていないために予定通り作業を進められないといったトラブルがよくみられます。
プロジェクトにおける作業には、複数の作業が絡み合っている場合があり、成果物がなければ進められないことも少なくありません。スケジュールを可視化しただけで終わらせるのではなく、必ず各作業の依存関係を明記しましょう。
2．ガントチャートの作り方
ガントチャートを作るにはプロジェクトを構成する作業を洗い出し、作業日程を割り振っていきます。
2-1．作業を洗い出す
まずはプロジェクトにおける成果物やスコープを作業に分解して洗い出しましょう。成果物やスコープのままだと作業範囲が大きすぎて工数やスケジュールを算出できません。
この作業を洗い出す手法としてWBSがあります。Work Breakdown Structureの略で作業を構造化して洗い出す手法です。一つの作業にかかる工数がわかるまで、成果物やスコープを切り分けます。
作業の工数についてはPMとチームメンバーで認識を合わせるのがポイントです。PMだけで工数を算出しても、実際に作業するチームメンバーの認識とずれていれば形だけの工数になってしまいます。そのため、必ず双方の認識を合わせて作業を洗い出しましょう。
WBSの詳しい作り方についてはこちら↓
【WBSをこれから作成する人必見】WBSの基礎知識と作り方を理解しよう！Excelテンプレート付き
2-2．作業の順序を設定する
ガントチャートの注意点でも解説したように依存関係に合わせて作業を進める順序を設定しましょう。依存関係を考慮しなければ、スケジュール通り作業を進めることはできません。
依存関係を考慮した工数算出に役立つのがクリティカルパス法です。作業の工数と依存関係を図で表す手法で、最適な順序を算出することができます。
洗い出した作業をもとに依存関係のある作業を線で結び、工数を記入します。最短で作業を開始できる日を最早結合点時刻、終了時刻に遅れることなく開始できる最も遅い日数を最遅結合点時刻と呼びます。
クリティカルパス法では図のように依存関係と必要な工数が明確になるため、効率の良い作業順序を設定することが可能です。
2-3．作業日程を割り振る
工数を算出できるまで作業を細分化し順序を設定したあとは、実際に作業日程を割り振っていきましょう。
プロジェクトを立ち上げる際に期間を設定していると思います。期日通り終わるよう日程を割り振りますが、この段階でリソースが足りない場合もあるでしょう。その際は対応策をあらかじめ考える必要があります。ガントチャート作成の過程では、工数やスケジュールの不備をチェックすることも重要です。
進捗を振り返るためにマイルストーンも設定しておきましょう。ステークホルダーへの報告時期や成果物完成の区切りに進捗を振り返ることで未然にリスクを抑えることができます。
3．ガントチャート作成ツール紹介
ガントチャートをExcelで作成している方もいらっしゃると思いますが、編集やチームメンバーとの共有に手間がかかります。実際にガントチャートを作るならツールを利用しましょう。プロジェクト管理ツールの一機能としてガントチャート作成機能が搭載されているため、本章では主要なプロジェクト管理ツールについて紹介します。
3-1．クラウドログ
クラウドログは工数管理に特化したクラウド型プロジェクト管理ツールです。インターフェースが洗練されており、直感的に工数を入力することが可能です。作業の作成だけでなく、依存関係やマイルストーンの設定など、ガントチャート作成に必要な機能が搭載されています。月々5,000円から始めることができ、1人あたり1,000円以下で運用できるのも魅力の一つです。
3-2．Backlog
Backlogはコラボレーションに特化したプロジェクト管理ツールです。チームの連携を促進するために300種類以上のキャラクターアイコンやいいね機能など、視覚的なコミュニケーションを実現する機能が搭載されています。ガントチャートはもちろん、バーンダウンチャートなどプロジェクトの可視化に役立つ機能が豊富です。
3-3．Smartsheet
Smartsheetは作業の計画や自動化、レポート作成など、あらゆる作業をシート形式で管理できるプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理にとどまらず、データ収集に利用できるフォーム機能や情報を一元管理できるポータル機能など、さまざまな機能が搭載されています。ガントチャートのほかにもカレンダー形式やカード形式でタスクを管理できるのが特徴です。
まとめ
ガントチャートはプロジェクトの進捗を管理し、チームメンバーと共有するために必要です。作業の依存関係を明確にし、常に最新の状態を維持することで形骸化を防ぐことができます。
プロジェクトにおける作業を洗い出し、順序を設定した後は作業日程を割り振っていきます。Excelでガントチャートを作るのではなく、適したツールを利用しましょう。ツールを利用することで編集や共有を効率化でき、プロジェクトを円滑に進めることが可能です。
