プロジェクトを成功させるためには、計画を建て、｢ガントチャート｣を作成し、｢進捗フォロー｣していくことが重要です。進捗フォローには様々な分析方法がありますが、｢イナズマ線｣は活用しやすく、プロジェクトの進捗管理能力に長けている人の多くが意識している方法です。
海図に船の位置と速度を毎日書き込んでいくように、ガントチャートにイナズマ線で現状を記載することにより、各タスクの遅れや先行が一目で分かります。この記事では、プロジェクトの進捗状況を｢イナズマ線｣で把握するメリットとデメリットを解説します。併せて、｢イナズマ線｣のデメリットを補完する｢二重線｣という方法のメリットとデメリットにも触れます。
目次
プロジェクトの遅延を把握するには
航海士が海図に自船の現在位置や進路・速度を一切記入しないとすると、無事に航海の目的を達成することはできないでしょう。同様に、プロジェクト管理者がガントチャートを作成した後に、スケジュール通りに進んでいるかどうか｢進捗フォロー｣をしなければ、目的通りにプロジェクトを完成させることは難しくなります。プロジェクトにおいては、レビュー、承認、テストや最終納品のたびに、ガントチャートの内容を改訂することが必要です。
ガントチャートと海図が異なる部分は、船の位置はたった一点で示される一方で、プロジェクトの場合はそれぞれのタスク毎に位置を示す必要があるということです。つまりガントチャートとは、一隻の船ではなく船団全体を表示した海図のようなものです。
進捗管理は、プロジェクトが進行し始めてから定期的に行う必要があり、様々な手法があります。せっかくガントチャートでスケジュールを組んだとしても、ガントチャートの進捗度をマクロ的に｢見える化｣していかなければ、活用はできません。次の章では、基本的な手法でありながらも効果が絶大な｢イナズマ線｣を活用した進捗管理により、船団全体の進捗を｢見える化｣する方法をみていきましょう。
イナズマ線とは
ガントチャートにおいて、進捗状況を視覚化する際に便利な方法が｢イナズマ線｣です。
イナズマ線を作成する手順は次の通りです。先ず、各タスクを表す長方形内に、まったく進んでいない場合は左端、50％進んでいる場合は中央、完了した場合は右端というように、現在の進捗率を示すポイントを定めます。進捗ポイントをタスクの上から順に、下向きの直線でつないでいきます。このようにすると、できあがる折れ線が｢イナズマ線｣です。
イナズマ線は、現在時点よりも進捗が遅れている場合は左側に突き出す線となり、進んでいる場合は右側に突き出す線になります。イメージとしては、雷が落ちた時に出現する、イナズマのようなギザギザの線が描かれます。
イナズマ線が左側に突き出した“遅れているタスク”に着目して、｢遅れを取り戻す施策｣や｢リスケジュールを行う｣などの対処を行います。
プロジェクトの進捗管理をする上では、定期的にガントチャートにイナズマ線を追記していきます。プロジェクト全体のスパンに応じて適切な間隔でイナズマ線を書くことにより、ガントチャートのどこが遅れ、どこがうまく進んだかをフォローできます。特に、1つのプロジェクトで作成するタスクの件数が多い場合、イナズマ線はマクロ的に見て瞬時に進捗状況を判断できるという利点があります。
イナズマ線のメリット
タスクは増えれば増えるほど、管理がしづらくなり、対応するスピードも求められます。プロジェクトの遅れを可視化し、素早く対応できることが｢イナズマ線｣のメリットです。具体的には、次の3点が挙げられます。
メリット1：遅れているタスクをピンポイントで見つけやすい
前述の通り、タスクが多いプロジェクトにおいては、1つ1つのタスクの進捗管理は非常に困難です。｢登録されたタスクが多すぎて遅れを見逃した｣｢遅れているタスクが複数あって対応しきれない｣といったことを防ぐ上で、効果を発揮するのがイナズマ線です。線が左向きに突き出していることに注目することで、遅れをピンポイントで特定し、対応しなければならないタスクに焦点を当てることができます。
メリット2：遅れや進みの度合いがイメージしやすい
各タスクの進捗状況ををイナズマ線で見た場合、線が大きくに左向きに突き出していると、進捗が大幅に遅れていることが直感的にわかります。進捗度合いをパーセントなど数値のみで示すのでなく、可視化された｢線｣で示すことで、プロジェクトの進捗がどのくらい遅れているのか、どれくらい進んでいるのかのイメージがつきやすくなります。
メリット3：情報を共有しやすい
進捗の遅れを把握した場合、なぜ想定通りにタスクが進まないのか担当メンバーに確認するなどして原因を突き止め、対策を指示することになります。原因と対策は様々ですが、いかに早くコミュニケーションを取り、原因特定をできるかが重要です。イナズマ線は｢線｣という可視化された分かりやすいツールであるため、遅れの原因を特定する際に他メンバーとコミュニケーションをスムーズに行うことが可能です。また素早く解決につなげることができます。
イナズマ線のデメリット
前述の通りイナズマ線には、進捗管理日の各タスクの遅れや先行がマクロ的に一目で分かるメリットがあります。しかし、遅れたタスクが実際にいつ着手されたのかが分かりにくい、というデメリットがあります。イナズマ線を書く際は、直接ガントチャートの各タスクを表す長方形内に”進捗度”を記入します。従って、｢開始日｣の遅れたタスクが｢いつ着手されたのかわからない｣のです。この点はフォローできるように｢注釈｣を加える必要があります。
二重線法
イナズマ線のデメリットを補う方法として、｢イナズマ線｣と並んで進捗管理によく利用されるツールである｢二重線｣を併用するということが考えられます。｢二重線｣は、ガントチャートの各タスクに、計画線と実績線の2本の線を上下に重ねて引いて表現する進捗管理の方式です。
計画線は、着手予定日から完了予定日までを線で結び、実績線は、実際の着手日から完了日までを結びます。｢進捗管理日｣の時点で予定より遅れているタスクがある場合には、そのタスクの終了予定日まで線を引く必要があります。
｢二重線｣は、各タスクの予定と実績が一目で分かるというメリットがある反面、進捗管理日を基準とした時の全体の進捗状況が把握しにくい、というデメリットがあります。
二つの方法は一長一短ですが、いずれの方法もガントチャートを定期的にアップデートして予実管理を行う方法である点は共通しています。イナズマ線にせよ二重線にせよ、進捗の管理には工数管理が必要です。ガントチャートと工数管理が同時にできるツールを利用し、イナズマ線や二重線を活用して進捗状況を可視化することが、プロジェクトを成功に導く鍵であるといえます
まとめ
｢プロジェクトの進捗状況｣を正確に把握するためには、ガントチャートをアップデートし、進捗を一目でわかるようにするための工夫が必要です。今回紹介したイナズマ線と二重線は、タスクの進捗状況を容易に可視化できる、非常に使いやすいツールです。
プロジェクトの成否は進捗管理に掛かっているということを念頭に、ガントチャートと工数管理が同時にできるツールをベースとして、イナズマ線と二重線のどちらか片方だけでも活用してみてはいかがでしょうか？
