プロジェクトの計画時や、プロジェクトを推進する際にマイルストーンの設定は欠かせないものですが、マイルストーンの意味を正しく理解し、適切なタイミングに設定できているでしょうか。また、設定しただけで終わっていないでしょうか？ここでは、マイルストーンの意味や設定したときに得られるメリット、マイルストーン設定のポイントや設定後にすべきことについて解説していきます。マイルストーンを適切に設定し、プロジェクトを成功に導くツールとして身につけましょう。
マイルストーンとは？
マイルストーンとは、プロジェクトの中間目標を意味します。チェックポイントと捉えて良いでしょう。マイルストーンは1つ設定するだけではなく、通常は複数設定します。
マイルストーンの語源は英語で、元々の意味は道路の1マイルおきに標石が設置されていたことから、ビジネスでも中間目標や中間地点と言う意味で使用されるようになりました。今ではビジネスで一般的に使われるため英語圏に限らず通じるビジネス用語です。
マイルストーンは開発フェーズの中間目標に限らず、客先へのレビューやサーバを稼働するなどのイベントもマイルストーンとして扱います。
マイルストーンを設定することで得られる5つのメリット
プロジェクトを安全に進めるために欠かせないマイルストーンですが、設定することでどのような効果、メリットがあるのかを確認していきましょう。一般的には下記のようなメリットがあるとされます。
- 進捗が把握しやすく報告もしやすい
- モチベーションを維持しやすい
- タスクの抜け漏れを防止できる
- 軌道修正、リカバリの機会になる
- スケジュール遅延のリスクを減らすことができる
詳しく解説していきます。
メリット1.進捗が把握しやすく報告もしやすい
プロジェクトを進める際、WBSやIssueなど開発者のタスクレベルに作業を分割し、スケジューリングを行っている事が殆どでしょう。全体のスケジュールに対し進捗状況を確認する場合、開発者レベルのものでは細かすぎて進捗がわかりにくくなることがあります。
例えば「機能A、B、C」が完了するところまでがマイルストーン1、「機能D、E、F」の完了がマイルストーン2、というようにしておくことで完了・未完了の判断がしやすく、進捗も把握しやすくなります。また、上司や顧客へ報告する際も同様の効果があります。
メリット2.モチベーションを維持しやすい
長いプロジェクトになる程ゴールまでが遠くなるため先が見えにくく、場合によってはチームが中だるみのような状態になることがあります。
マイルストーンを設定していると向かうべき目標が近くにあるためモチベーションを保ちやすく、マイルストーンという期日に対する意識も持てるため作業遅延を防ぐ効果もあります。
メリット3.タスクの抜け漏れを防止できる
マイルストーンを設定する時や、プロジェクト中にマイルストーンに向けての準備をする中で、タスクの前後関係や必要な作業、タスクの確認や検討が必要になるため、その段階で抜け漏れを発見できることが多くあります。
メリット4.軌道修正、リカバリの機会になる
マイルストーンは作業が順調に進行しているのか、仕様通りに開発できているのかというチェックポイントとしても働きます。
マイルストーンごとに成果物の状態を確認することで、仕様の誤認識や抜け漏れなどの問題を発見できるなど、軌道修正やリカバリのアクションを行う機会になります。開発工程の終盤やテスト工程になって問題が発覚するというような最悪の事態が発生するリスクを減らすことができます。
メリット5.スケジュール遅延のリスクを減らすことができる
マイルストーンを設定することでメリット1〜4に挙げた効果を得る結果、スケジュール遅延のリスクを減らすことができるという大きなメリットがあります。
適切なマイルストーンを設定するには
マイルストーンを設定すべき適切な時期とはどのようなタイミングでしょうか。マイルストーンとは中間目標で、チェックポイントであるため、この時期にはこれが終わってなければいけない、これを確認したいというタイミングに設定することがひとつのポイントです。
マイルストーンを設定するタイミング
マイルストーンを設定するタイミングとしては以下のようなものが挙げられます。
・フェーズごとに設定
要件定義、設計、開発、テストなど、各フェーズが終わるタイミングにマイルストーンを設定します。しかし、これだけでは問題発生に対するリカバリが遅れてしまうため、マイルストーンがフェーズごとだけにならないようにした方が良いでしょう。
・フェーズを更に分解して設定
フェーズを更に分解し、機能単位や区切りの良いタイミングにマイルストーンを設定します。
機能A・B・Cのように機能単位で区切ったり、例えば、アジャイル開発ではイテレーションという一定の期間を設け、2週間〜1ヶ月などの単位でマイルストーンを設定して開発を進めたりなど、チームの開発スタイルに合う方法で設定します。
・イベントに設定
顧客との打合せやデモを実施するタイミング、仕様FIX、ドキュメントの提示やサービスの環境構築、レビューなど、区切りとなるイベントにもマイルストーンを設定します。イベント的な要素に対するマイルストーンを設定することでチームメンバーは更にスケジュールを意識することができ目標に向かいやすくなります。
マイルストーン設定の流れ、方法
マイルストーンを設定するタイミングは前述の通りですが、開発の各フェーズや区切りの良いタイミング、イベントのタイミングをどのように図り、設定をしていくべきでしょうか。
一般的には、実施すべきタスクを整理し、ガントチャートを作成してマイルストーンを設定しますが、開発の大枠スケジュールとリリーススケジュールは既に決定されていて、スケジュールありきの状態からプロジェクトがスタートすることもあります。
その場合は、スケジュールから逆算してマイルストーンを設定し、その後タスクに落とし込むという方法を取ることもあります。それぞれ解説していきます。
ガントチャートを作成し、区切りのマイルストーンを設定する
プロジェクトの作業計画をガントチャートにすることでマイルストーンを設定すべき箇所が視覚的に捉えやすくなります。ガントチャートはエクセルなどのスプレッドシートでも作成できますが、プロジェクト管理ツールや工程管理ツールの機能として提供されているものも多くあります。
ガントチャートの書き方や無料のテンプレートについては検索すると多くの情報が得られるでしょう。下記では詳しいガントチャートの解説や書き方、テンプレートとして利用できるサンプルも掲載していますので是非ご利用ください。
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スケジュールから逆算し、マイルストーンを設定する
スケジュールから逆算する場合、このタイミングまでに機能A・B・Cが終了していなければならないという観点でマイルストーンを設定していきます。一般的にスケジュールから逆算するというこの方法は、トップダウンのプロジェクトでスケジュールが厳しいものであるというケースが多く、好ましいものではありません。
そのため、マイルストーンまでのタスクのボリュームが多すぎる場合は、人員の増加やシステム、ツールの導入などでリスク回避を行うというアクションが必要になるでしょう。
設定したマイルストーンを迎えた時にすべきこととは
マイルストーンは、設定しただけでは期待する効果を得ることは難しく、リスク回避としても有効に機能しないでしょう。マイルストーンを設定するメリットを享受するには、マイルストーンに向けて行う作業やマイルストーンを迎えた時に取るアクションが重要です。
マイルストーンを迎えた時にすべきこととしては以下のようなものがあります。
マイルストーンが達成できたのか判断、共有
チーム内で達成状況を判断し、共有しましょう。目標であるマイルストーンを達成できた場合は達成感が得られ、次のマイルストーンに向けてまた頑張ろうという士気を高めることができます。
クリアできていない場合、原因の究明、リカバリプランを立てる
スケジュールが遅延や成果に不足があるなど、マイルストーンをクリアできなかった場合、原因の究明と対策、取りこぼしたタスクをいつまでにどうやって達成するのかというリカバリプランを策定し、新たにマイルストーンを設定します。
クリアできている場合、うまくいった理由を共有し今後に活かす
プロジェクトではスケジュールの推進が重要になるため、ネガティブな事象に目が行きがちですが、ポジティプな事象にも目を向けることでチームのスキルやスケジュールなど様々な面でプラスに働きます。
以降のマイルストーンで必要なこと、不足しているものがないか確認
プロジェクトを進める中で仕様が変わったり、当初想定していたものと違う技術を採用したり、◯◯があればより効率的になるなど状況は変わっていくものです。この先のマイルストーンでリスクとなるもの、必要なことや不足しているものがないかを改めて確認し、必要な場合は新たなマイルストーンを目標として設定します。
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まとめ
プロジェクトの推進にマイルストーンの設定は必ず行うべきものです。マイルストーン設定のメリットを理解し適切に設定・運用することでプロジェクトの成功率を高める一助にしていきましょう。
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