工数管理の面倒さや煩わしさは解決できる！原因と対策を徹底解説

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工数管理を行う中で面倒だと感じる管理者やチームメンバーは多いと考えられます。工数管理は、工数の実績値の入力やステータスの変更、分析作業など、面倒な業務だという側面もあり、運用が定着できず課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。

しかし、面倒なのは非効率な運用や、目的が周知されていないなどが原因かもしれません。ここでは工数管理が面倒だと感じてしまう根本的な原因や、解決方法を解説します。

工数管理が面倒だと感じる理由
工数管理の面倒さを解消する方法
工数管理ツールで簡単・楽に工数管理を行う方法
まとめ

工数管理が面倒だと感じる理由

工数管理が面倒だと感じる理由には原因があります。ここでは代表的な原因を解説します。

予定された工数・スケジュールが適切ではない

元々の見積工数や計画されたスケジュールが適切ではなく、工数実績を入力しても常に乖離がある場合、予定通り進まないことにストレスを感じます。予定通り進まないことにより、常にスケジュールの再調整やリカバリ対策を行うことになり、工数管理が面倒な作業と感じてしまうことがあります。

関連記事：工数とは？計算方法とスケジュール反映の4つのポイントを解説

利用している工数管理方法が効率的ではない

エクセルで工数管理をしていたり、使いづらいと感じながらも無料だからと自社に合わない工数管理ツールを使用していたりする場合、データの更新自体が面倒だと感じます。

工数管理で入力した結果が業務に活かされていない

工数を入力したものの、プロジェクトが赤字かどうか程度にしか活用されていなかったり、入力した工数が業務改善や次のプロジェクトに活用されていなかったりすると、何のために入力をしているのかわからず、意味がなく感じ、ただの面倒な作業だという思考に陥ります。

目的がない、または共有されていない

工数管理の目的がない、目的が重要度に欠ける、目的があってもチームメンバーに共有されていないなどの場合、入力するモチベーションや意味を見いだせず、面倒だと感じるだけの作業になってしまうことがあります。

共通ルールがない

たとえば、下記のような項目をどこにつけるべきなのかルール化されていない場合、都度思考しなければならず、時間も要し面倒と感じやすくなります。

例

部署の定例やプロジェクトの定例、朝会などの打合せ業務
プロジェクトの調査作業
環境構築作業
プロジェクトのための新しい言語やツールを学習する時間

上記のような項目の入力についてルール化されていない場合、正確な工数実績を得ることができません。その結果、工数の分析を行っても誤った分析結果になってしまうため、業務改善にも活かせないという悪循環が発生します。

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工数管理の面倒さを解消する方法

面倒だと感じる工数管理をどのように解消するべきか、ポイントは前項の原因を解消することです。

目的を明確にし、共有する

入力の理由を明確にし、チームに共有します。

工数管理の目的として一般的なものとしては下記のようなものがあります。

プロジェクトの進捗把握
工数の予実から生産性を見える化し評価や改善に繋げる
プロジェクトの予算把握・管理
プロジェクトの見積精度の向上

工数管理の目的や意味を理解することで、正しく入力しようという動機づけにもなります。

関連記事：工数管理を徹底解説！目的や重要性、簡単な始め方から分析方法まで

ワークフローや入力ルールを定義する

工数管理ツールなどのシステムを導入しても、面倒だと感じる結果後回しになるなどで正しい運用が定着しないことがあります。
そのような場合はある程度の強制が必要で、逐次入力状況を確認し指示を行うことや、工数を入力しないと作業を完了ステータスにしてはいけないなどのワークフローのルールを定義します。

また、間接費などをどの項目に入力すべきかなどのルール化を行うことも面倒さの解消につながります。

工数管理のデータ分析結果を共有し共通意識を持つ

工数管理の目的のひとつとして、データを分析し改善を行うということがあります。
データ分析結果から、良かった点の共有、課題意識を共有し、まずはチームで共通意識を持つことが大切です。
数値がどのように活かされるのか、プロジェクトがどのような状態なのかをチームで認識することで入力の意義が認識できるため、面倒だという意識が改善されます。