福岡地所グループ各社の定常業務を⼀括して⾏うシェアードサービスを提供する株式会社エフ・ジェイビジネスソリューションズ。グループ各社に対する工数に基づいた正確な業務委託料を算出するための管理ツールとして「クラウドログ」を設立当初から活用しています。
クラウドログ導入の背景や実際に使ってみての感想、業務の変化などについて、ご担当者様に話を聞きました。
課題
- 業務請負しているグループ各社に、工数に基づいた正確な業務委託料を請求するため、根拠となる数字が必要だった
- グループ全体の業務効率化を図るために、データを収集して比較・分析するツールが必要であった
- 同じ業務でも社員によって作業時間の差があり、適切な業務の分担ができていないと感じていた
決め手
- 他社ツールと比較してUIが分かりやすく、社員も使いやすいだろうと感じたこと
- 入力したデータの分析が容易であること
- 将来的に他ツールとの連携を考えており、API連携ができること
- プレミアムプランに、工数レポートの集計軸を2つ以上に増やす機能があること
効果
- 工数に基づいた正確な業務委託料の請求ができた
- 社員それぞれのパフォーマンスを比較でき、業務内容のカイゼンや分担の見直しなどができた
- 必要以上に時間をかけていた会議を発見し、会議時間を短縮できた
グループ企業の定常業務を一括対応、業務品質向上と効率化を目指す株式会社エフ・ジェイビジネスソリューションズ
貴社事業の概要をお聞かせください。
加藤 美恵子 様（以下、敬称略）：弊社は2022年6月に事業を開始しました。従業員数は約70名です。経営管理室・総務事業部・経理事業部・運営事業部の4つの部門に分かれており、福岡地所グループ各社の定常業務を⼀括して⾏うシェアードサービスを提供し、グループ全体の業務品質向上と効率化を目指しています。
弊社で部門ごとに対応している業務の例を挙げると、経営管理室は弊社自体の機関運営やITシステム、人事・法務に関する業務を行っており、残る3事業部が弊社事業を行っている部署になります。経理事業部では各グループ会社の伝票入力などの会計処理、総務事業部では各グループ会社の人事労務・庶務、運営事業部では各グループ会社の事業に特化した請求業務や各種プロパティマネジメントのレポート作成などを行っています。
工数管理ツールを導入しようと考えたきっかけを教えてください。
藤本 勇貴 様（以下、敬称略）：大きく分けて2つの理由があります。1つは、弊社はグループ会社の業務を請け負っており、各社の作業ごとに稼働量を算出し、請求金額の根拠となる数字を出す必要があったためです。
もう1つは、弊社の目標がグループ会社の業務効率化を推進することであるため、業務ごとに実数値を取得し、前年と比較してどの程度効率化が図れているか、データを収集・比較できるツールが必要だったことです。
弊社を立ち上げるプロジェクトが始まった段階から、この2つの理由で工数管理ツールが必要になるだろうと想定していました。
選定時には「社員全員にとって利用しやすいか」を重要視
工数管理ツールの導入にあたり、他社ツールとの比較検討は行いましたか。
藤本：はい、いくつかの他社ツールと比較しました。しかし、ほとんど迷うことなくクラウドログに決定したと記憶しています。
他社ツールは、どちらかというとシステム開発の管理に特化したものが多く、弊社のニーズにマッチしていない印象を受けました。
クラウドログと他社ツールとを比較したとき、クラウドログはUIが分かりやすかった点も魅力的でした。社内で利用する新しいツールとして、社員全員にとって利用しやすいかどうかは重要なポイントです。
他にも、クラウドサービスであること、入力したデータの分析やマスターメンテナンスの容易さなども、クラウドログに決めた理由です。
実際にクラウドログを使ってみて、想定していた通りの使いやすさや機能の豊富さ、費用対効果などを実感できていますか。
藤本：はい、特に使いやすさの面はほぼイメージ通りです。
現在、貴社はプレミアムプランをご利用中ですが、プレミアムプランにしようと決めた理由はなんでしょうか。
藤本：将来的にクラウドログと他のサービスとの連携を行う可能性があり、プレミアムプランでならAPI連携ができるため、選びました。
プレミアムプランには工数レポートの集計軸を2つ以上に増やす機能もあり、現在はこちらを主に活用しています。
直感的なUIで工数管理の経験がなくてもスムーズな導入が実現
クラウドログ導入までに苦労した点や課題などはありましたか。
藤本：マスターデータの準備は、およそ1カ月程度で完了しました。担当の方にサポートしていただき、特に苦労する点はなく導入できたと感じています。
導入にあたって、クラウドログのサポートはいかがでしたか。
藤本：レスポンスが早く、質問に対して的確な回答をしてくれたので、導入の際も迷わず作業を進められました。とても頼もしい存在だったと感じています。
現在のクラウドログの運用状況についてお聞かせください。
藤本：マスターメンテナンス要員を1名定めて運用し、クラウドログで選択するプロジェクトについては、各部署で決めています。利用者数は4部署約70名で、弊社の全社員が活用しています。
弊社社員の工数管理もクラウドログで行っており、各自が随時入力する形で運用しています。社員の多くが自発的に工数を入力をしてくれていますが、部門長が定期的に入力状況をチェックし、未入力者がいた場合は入力するよう指示しているという運用です。
あわせて、別のPCログツールを確認する事で後追いでも入力できるようにし、どのような作業を行ったか思い出せる体制もとっています。
加藤：部門長が未入力者のチェックをするという状況は属人的であり、見逃してしまう可能性もあるため、期日までに入力していない場合、自動でアラートが出るような仕組みがクラウドログにあると理想的ですね。
クラウドログを使ってみての感想をお聞かせください。
加藤：これまでグループ各社で工数管理を実施している会社がなく、クラウドログの導入は、正直なところ強制的に新しいツールを導入し、入力させることに近い状況でした。作業が増えることで社員から不満の声があがると思っていましたが、そういった反響がなく、スムーズに導入できたことに驚いています。
不満が出なかった要因は主に2つあると感じています。1つは弊社がグループ各社のルーティン業務を受託しているため、請求金額を正しく算出するために工数管理ツールが必要だという考えが、社員全体の共通認識としてあったこと。もう1つが、クラウドログの使いやすさです。スケジュールを入力するような感覚で利用でき、既存のスケジュールツールと連携することもできたため、導入しても社員にとって大きな負担にならなかったのだと思います。
藤本：マネジメント層からも評価が高いですよ。タイムシートを確認することで各社員の業務内容とそれに対する業務量が分かり、採用すべき人数などが計れたり、業務分担を変更したりできるため、重宝しています。
工数管理により発見できた、効率化すべき業務とは
クラウドログの導入によって得られた成果についてお聞かせください。
藤本：弊社を立ち上げる前から考えていた、取引先別に工数を集計して、工数に基づく正しい業務委託料を請求することが、クラウドログによってできています。
他に大きな成果として、クラウドログで業務や工程ごとに対応時間を集計し、各社員のパフォーマンスが比較できるようになったことがあります。同じ業務を担当している社員でも人によって作業時間に差があることが分かり、社内の効率化に向けて業務内容のカイゼンを指示したり、担当する業務を見直したりなどの対策ができています。
加藤：業務内容のカイゼンについて具体的なエピソードを挙げると、ある部署で行っていた全員参加の会議の時間が必要以上に長かったことが、クラウドログを使うことで見えてきました。これまでは他部署と同じくらいの会議の頻度・長さだと思っていたので、クラウドログを使わなければ見えてこなかった課題だったと思います。その後、会議時間について見直すようにしたところ、ごく基本的なことではありますが、事前にアジェンダを準備したり、会議時間を短く設定したり、開催の頻度を減らしたりといった工夫をしてもらうことで、会議時間を短縮させることに成功しました。
クラウドログの活用によって、今後期待できそうな貴社事業における変化をお聞かせください。
藤本：弊社としては、前年と比較して業務効率化が図れているか分析できるようになることが理想です。クラウドログを利用してからまだ1年ほどですが、来年度以降は年間の実績値が溜まっていくので、より効率化を意識して働けるようになると思います。
クラウドログは業種問わず、工数管理や業務効率化をしたい企業におすすめ
今後の貴社の事業展開をお聞かせください。
加藤：まだ引き取っていないグループ会社の事務作業に対応することが目標です。クラウドログによって各社員の工数の見える化ができているので、どの社員に業務を割り振るのかや、どの業務を集約して新しい業務を引き取っていくかなどを検討するデータを集めるツールとして、今後もクラウドログが役立ってくれると考えています。
クラウドログは、どのような企業におすすめですか。
藤本：業種問わず、社員がどの業務に何時間かけているのか工数を把握したい企業や、業務効率化を推進したい企業におすすめです。
クラウドログは導入・運用をしっかりサポートしてくれて、 UIもわかりやすいため、社員にほとんどストレスをかけることなく導入できると思います。
（画像右）取締役 経理事業部長 藤本 勇貴様
株式会社エフ・ジェイビジネスソリューションズ
設立：2022年3月1日
事業内容：総務庶務、財務経理、人事労務、賃貸事業、商業事業、建設工事及び保守管理事業、ホテル事業等に関するシェアードサービスの提供、業務運用
従業員数：69名（2023年2月時点）
