日本のエンターテインメント産業において、私たちの生活に欠かせない存在となっている株式会社ゲオホールディングス。約40社から成るグループ全体を経理財務の視点から監督する経理財務部では、この度、新しい工数管理システムのご導入においてクラウドログをご活用いただいております。
どのような課題を感じ、ご導入に至ったのでしょうか。その詳しい経緯について、ご担当者様にお話を伺いました。
経理財務部 会計システム課 久保田 貴宏様
背景
- 経理財務部を構成する8つの課において、それぞれの課が月次単位でどれくらいの工数がかかっているのかを可視化したかった
- 1人1人の業務にかかるコスト（時間と労力）を把握したかった
- 業務ごとのコストを標準化した業務基準書の作成を予定している
決め手
- 工数管理だけではなく、他社システムにはないガントチャートとしての使い方ができること
- シンプルな仕様で操作性が良く、使いやすいこと
効果
- 工程を10程度から100程度に増やし、より細かい粒度の情報を把握できるようになった
- 工数集計の所要時間が「毎月5～6時間→たった数十分」と大幅に削減できた
- 実績を収集し、業務基準書作成やリソースの最適化、月次決算の早期化に役立てたい
全国各地の店舗やオンラインで、豊かで楽しい日常の暮らしを提供し続けるゲオホールディングス
御社の事業内容とご担当者様の業務内容を教えてください。
久保田貴宏 様（以下、敬称略）：弊社は「豊かで楽しい日常の暮らしを提供する」を企業理念とし、リユース事業・レンタル事業を始めとする小売業を展開しています。全国展開しているGEO・2ndSTREET・GEOmobileなどの店舗ビジネスだけでなく、電子コミック配信などのコンテンツビジネスやEC販売やWEB買取などのオンラインビジネスにも事業を拡大しています。
工数を管理している部署と業務内容を教えてください。
高橋寛樹 様（以下、敬称略）：今回クラウドログを導入した部署は、私たちが所属する経理財務部80名程度です。子会社約40社のうち約20社の経理財務を管掌している経理財務部は、私たちが所属する会計システム課を含め合計8つの課で構成しています。会計システム課の業務内容としましては、会計業務の決定と会計システムの導入の推進です。
たとえば、2023年10月から始まったインボイス制度の法令対応や今回のクラウドログ導入のような新しい業務の体系化など、システムの観点から見た経理財務業務の変革を行っています。クラウドログ導入においては、実際に工数管理業務を行う現場の意見をまとめ、システムの運用検討などを進めてまいりました。
業務の偏りや人事配置のヒントにするためのデータを収集したかった
工数管理が必要になった経緯について教えてください。
高橋：必要になった経緯は、主に2つです。
1つ目は、1人1人の残業量を把握する必要性を感じたからです。部署や人によって「残業が多い・少ない」が見受けられたり、特定の人だけ突出して残業が多かったりすることがありました。個人的な問題なのか、もしくはリソース配分や業務の割り当て方などの問題なのかを見極めるために、まずはモニタリングを実施し、定量的なデータを収集することから始めようということで、工数管理をするに至りました。
2つ目は、各課の業務にかかったコスト（時間、労力）を把握するためです。経理財務部の8つの課それぞれにおけるコストの可視化です。間接部門なので、原価というよりは時間や労力がどれだけかかっているのかを把握したいという思いがありました。やはり時間や労力も当然コストですから、どれだけの工数がかかっているのかは重要な情報であり、管理する必要があると考えています。
クラウドログ導入前は、どのように工数管理をされていたのでしょうか。
高橋：Excelやスプレッドシートを使用して、工数管理をしていました。以前の管理方法はまず、社員に入力をしてもらいます。そして、そのデータを経理財務部の8つの課それぞれにおいて集計し、月次単位でどれだけの工数がかかっているかを可視化します。各課から上がってきたデータは私たちでチェックし、必要があれば実績を担当役員に報告するという流れで運用していました。
Excelやスプレッドシートで管理をしていた頃の課題はありましたか。
久保田：課題は主に2つありました。
1つ目は、Excelで管理すると粒度が粗く、限界を感じていたからです。当時の情報の粒度はざっくりとしたもので、たとえば「業績管理」といったカテゴリーが10個程度あるイメージです。Excelで管理するには、10個程度が限界という状況で、情報の有効性や意思決定プロセスに欠けるのが難点でした。
2つ目は、集計に時間がかかることです。10個程度とはいえ、管理した粒度を更新したり月次で出た実績を集計したりするので、20名程度が在籍する課では5〜6時間はかかっていたと聞いています。1ヵ月ごとにこの作業をするのはさすがに負担が大きいので、工数管理ツールの導入を検討することになりました。
工数データや進捗状況が視覚化できるガントチャート機能が決め手に。シンプルかつ使いやすい仕様でスムーズな導入
クラウドログを採用した決め手を教えてください。
久保田：いわゆるガントチャートのような使い方ができるツールを探していました。他社ツールと比較したところ、月次決算の定型的な部分や業務間の開始日と終了日の依存関係を視覚的に表示させることができる機能があるのは、クラウドログだけだったのです。機能性だけではなく操作性においても期待できると判断し、採用することになりました。
導入にあたって苦労した点などはありますか。
久保田：クラウドログを導入する前に管理していた業務は、カテゴリー分けがなくざっくりとしたものが10項目ほどあっただけでした。クラウドログを導入するにあたり、各課と調整しながら情報の粒度を細かくするためにカテゴリーを細分化していき、最終的には3つの階層に分けて、合計100項目程度に設定しました。
各課と擦り合わせるプロセスは苦労しましたが、1度設定さえしてしまえば発生しない作業であり、長期的に見て負担はかなり減ったと感じています。導入後の流れに関しては、非常に操作性が良くシンプルで使いやすい仕様なので、スムーズに移行できました。
導入後の社内の反応はいかがでしたか。
高橋：もともとExcelやスプレッドシートで入力する習慣があったため、入力率は変わらず95％を維持しています。個人差はあるものの、定期的な業務を持っている人に関してはかなり積極的に日々の工数登録をしていますし、カレンダー形式になって視覚的に見やすくなったという声も上がっています。各課のマネージャーが対応しているという部分を考慮しても、好反応という印象です。
従来に比べて工数管理の手間を大幅削減。今後は課題解決のお供として活用したい
クラウドログは御社にどのように貢献できていますか。
久保田：現在、弊社には以下の3つのテーマがあります。
1つ目は「業務基準書の作成」です。業務を属人化させず、誰が見てもわかるような標準化の整備をしていこうとする取り組みです。2〜3年前から会社全体で取り組んでおり、私たち経理財務部も、その一環として業務基準書の作成をすることになりました。業務基準書の作成をするにあたって、クラウドログで日々の業務フローにおける実績を集計し、各業務の標準所要時間などの算出に活用できると考えています。
2つ目は「リソースの最適化」です。生産性の向上やコストの削減です。業務基準書が完成すれば、基準書に立ち返り、「残業量は適切か」「人員配置や生産プロセスは適切か」を省みることができます。また、弊社が注力しているリユース事業、レンタル事業に安定したリソースが割けているかの判断材料にもなり得ると考えています。リソース（人・物・財）を有効的に活用し、最適化・最大化に繋がることを期待しています。
3つ目は「月次決算の早期化」です。ガントチャート機能を活用することで月次決算に関わる業務フローを可視化することが可能です。蓄積された工数実績から早期化実現のボトルネックを特定するために活用する想定です。今後はガントチャート機能を活用し月次決算の早期化の実現を図ります。
他に変化などがありましたら教えてください。
高橋：社員たちの工数データの確認がしやすくなりました。以前の運用だと、Excelを集計して管理項目ごとで絞るという作業が発生していたのですが、現在は工数レポートとして各課ごとに出せるので手間がかかりません。また、情報の粒度が細かくなったため、どこにターゲットをおいて改善していくべきかが絞りやすくなりましたね。
個人的には、2023年10月から会計システム課をマネージャーとして管掌することになり、誰がどの業務にどのくらい携わっているのかを視覚的に確認できたので、課内メンバーの業務理解に大変助かりました。新規のプロジェクトメンバーや管理者が、業務を把握するツールとして使うのにも便利だと思います。
今後、クラウドログをどのように活用していきたいですか。
久保田：今は定量的なデータを収集している段階ですが、業務基準書の作成・リソースの最適化・月次決算の早期化などの課題解決に活用していきたいです。ガントチャート機能を駆使し、財務報告の改善、意思決定サポートの強化といった業務領域へ転換する上での実績を図るツールとして期待しています。将来的には、総合的なサポートツールとして組織全体の成果の最大化に役立つお供になればいいなと考えています。
リソースの安定化、最適化を図るためのツールとして活用。グループ全体の成果の最大化を目指す
御社の今後の展望を教えてください。
久保田：ゲオホールディングスといたしましては、リユース事業において、日本国内に留まらず、アメリカ・台湾・マレーシア・タイなどの海外に事業展開しております。また、新しい商品販売フォーマットやサービス提供フォーマットの開発にも取り組んでおります。
経理財務部としましては、引き続き法令対応やより最適なシステムの構築をしていきつつ、提案型の業務体制へと移行していきたいと考えています。安定的なリソース（人・物・財）には、安定的な業務体制（人材の育成、最適な配置、効率的な予算管理）が欠かせません。安定感を保ちつつも、変化に挑み、部署全体としての成果を最大化していきたいです。
どのような企業様にクラウドログをおすすめしたいですか。
久保田：弊社はExcel管理から工数管理ツールへ移行したことにより、業務の効率化・最適化に繋がりました。よって、現在Excelで管理している企業様やこれから工数管理を検討している企業様にとって非常に魅力的なツールだと感じています。
どのような業界・業種の企業様であっても、コスト管理は実施していかねばならないと感じていますので、工数管理を実施されるすべての企業様におすすめできると思います。
工数管理システムを検討している企業様にメッセージをお願いします。
高橋：弊社のように業務内容が多岐にわたり、勤務時間に個人差があるような企業様や1人の社員が複数の業務を担当されている企業様は、クラウドログで効率的に見える化をされるといいと思います。
やはり、1人1人の時間やコストを肌感で管理されている場合も多いかと思うので、そこを視覚的に見やすく、さらに定量的に可視化できるというのは大きなメリットですね。弊社のように工数管理でお悩みの方は、ぜひ1度クラウドログを試してみてはいかがでしょうか。
株式会社ゲオホールディングス
1989年1月
事業内容：グループ会社の経営企画・管理ならびに子会社の管理業務受託
社員数：5,314名（2023年3月現在）
資本金：90億81百万円
