業界初の営業フランチャイズで創業し、10年足らずで現東証スタンダードに上場を果たすなど急成長を続けるレカム株式会社。国内だけでなく、海外にも積極的に事業展開する同社では、中期経営計画の1つに掲げる時価総額300億円以上を達成するため、業務の効率化や可視化に取り組んでいます。
その一環として、同社の経営計画や年度予算の策定、管理を担う経営管理本部で「クラウドログ」をご導入いただきました。導入の背景にはどのような課題があり、どのような成果がもたらされたのか、ご担当者様にお話を伺いました。
課題
- リモートワークの導入によって、メンバーのマネジメントに支障が出始めていた
- 日報で業務を可視化しようとしたものの、入力作業に時間がかかり、浸透しなかった
- 他のメンバーの忙しさが分からず、余計な気遣いをしてしまっていた
決め手
- 操作性がよく、入力にも手間がかからないため、長期的な運用が可能なこと
- 管理画面が分かりやすく、カレンダー形式で業務内容を確認できること
- 1日単位で業務内容を可視化できるタイムシート機能が実装されていること
効果
- メンバー全員が以前よりも長期的な目線でスケジュールを把握できるようになった
- ミーティングに余計な時間を割いていたことが判明し、適切な対策ができた
- 想定よりも入力に手間がかからず、日常業務になくてはならない存在に
中期経営計画の1つとして、時価総額300億円以上を掲げるレカム株式会社
貴社の事業内容をお聞かせください。
須永 悟之様（以下、敬称略）：弊社は現在、海外ソリューション事業、国内ソリューション事業、BPR事業の3つの事業セグメントを営んでおり、特に近年では、海外の有力なローカル企業との業務提携に投資しています。会社全体の目標として中期経営計画を策定しており、その達成目標の中では、売上高で年平均成長率30％以上、海外ソリューション事業の営業利益のシェアを50％以上、そして時価総額300億円以上を掲げています。
海外ソリューション事業の達成目標はすでにクリアできていますので、残り2年のうちに残りの2つの達成目標をクリアすることが、我々経営企画部のミッションです。
経営企画部の業務内容についてお聞かせください。
須永：大きな業務として、経営計画や年度予算の策定および管理です。
執行役員会をはじめ、国内、海外問わず、さまざまな会議がありますので、グループ内における会議体の事務局業務や、グループ子会社の管理部門に対する管理も、我々のミッションです。現在、私を含めて5名が在籍しております。
リモートワークの導入で生じた、管理者、現場、経営層から見る工数管理の課題とは
プロジェクト管理ツールの導入を検討し始めたきっかけをお聞かせください。
須永：経営企画部では、新型コロナウイルスの感染症拡大よりも早く、2020年3月頃からリモートワークの導入を進めていました。この背景には、管理部門のコストを削減したいという会社全体の意思があります。
コスト削減を実現するため、さまざまなアイデアを出しあう中にリモートワークの導入による交通費の削減という案が採用されました。そこからリモートワークがスタートしたのですが、管理者としてメンバーのマネジメントがしにくいという問題が浮上したのです。
対面で業務をしていた頃は、何かあったらすぐに質問し合える環境ということもあり、ほとんど業務の管理はしていませんでした。Excel上で業務内容やプロジェクト概要を管理していた程度で、生産性を可視化するような目的ではなかったのです。
クラウドログ以前は、タスク管理にどのようなツールを使用していたのでしょうか。
須永：社内コミュニケーションツールとして使用していたMicrosoft Teamsに実装されていた、Plannerの機能を活用してタスク管理をすることになりました。しかし、いわゆるガントチャートのようにタスク管理自体ができるものの、メンバー個人が具体的に今どのような業務をしているのか、分からなかったのです。
私の上司や経営層からは、メンバーを管理ができているのかと質問されることも非常に増えていました。
実際のところ、年度や1ヶ月単位でやらねばならない大きな業務の可視化はできていたものの、毎日の小さな業務の可視化まではどうしてもできなかったのです。そこで業務終了時間に15分刻みでどのような業務をしたかをまとめた日報をチーム内に共有するようにしたのですが、入力の手間がかかることから浸透しなかったのです。
現場のメンバーとして、どのような点に課題を感じていましたか。
堀越 美佑様（以下、敬称略）：リモートワークでメンバーと顔を合わせることがなくなってしまうと、他のメンバーが今どのような業務をしているのか分からず、「今メッセージを送って相談してもよいだろうか」「急ぎの業務に取り掛かっていそうだから、あとで連絡しようかな」と余計な気遣いをしてしまっており、結果的に業務スピードが落ちていたと思います。
また、メンバー全員の稼働状況を俯瞰して把握できないと、本来私は今、何の業務をすべきなのか不安になってしまうこともあったのです。
須永：管理者の私だけでなく、現場のメンバー、そして経営層からも業務の可視化を強く求める意見が出てきたため、新たにプロジェクト管理ツールの導入を検討することとなりました。
導入の決め手は「操作性」。ガントチャートだけでなく、タイムシート機能の実装が高評価
クラウドログの導入にあたって、比較検討はされましたか。
須永：インターネット上でさまざまなシステムを手当たり次第調べる中で、5〜10のツールを選定し、比較検討を行っています。その中でも管理画面が分かりやすいもの、特にカレンダー形式で業務内容を確認できることを重視した結果、クラウドログを含む3つのツールが最後に残りました。
最終的にクラウドログを選定した一番の決め手が「操作性」です。プロジェクト管理ツールはスポットで導入するものでなく、長期的に導入してこそ効果がでるものですので、メンバーに「入力が面倒くさい」「使いにくい」と思われてしまっては、導入する意味がありません。業務内容を入力すること自体が業務になってしまうのは、本末転倒です。
クラウドログの操作性について、どのような点を評価いただきましたか。
須永：以前の日報では15分刻みでタスクを管理していたため、ツール上でも同様に15分単位で管理できる必要がありました。また、しっかりマスタ管理をしていれば非常に操作性が良く、タイムシート内のタスク移動も楽で便利ですね。
機能として最も求めていたのは、タイムシート機能です。ガントチャートを実装しているツールは多々ありますが、1日単位で業務内容を可視化できるツールはなかなかありませんでした。
将来的には全社規模でプロジェクト管理ツールを導入したいと考えておりますので、まずは経営管理本部で試験的にクラウドログを導入することが決定しました。
直感的な操作性で、2週間で導入が完了。社内業務を円滑にするために導入した、独自の工夫とは
クラウドログの導入決定後、経営管理本部内に浸透するまでの期間をお聞かせください。
須永：メンバー全員がツールの必要性を理解していたため、2週間ほどで導入が完了しました。タスクの名称に関するルールはすでにMicrosoft Teamsを活用していた頃に決めていたものの、どの粒度の業務までを入力すべきかについては悩みました。
ミーティングや資料作成といった工程を入れたほうがいいのか、こういう工程は入れなくていいのか、そこを決めるために時間がかかりました。
あまりにも細かい業務まで入力するようになれば、入力の手間も増えますし、集計作業も面倒です。そこで、基本的にはメンバー同士が協力して取り組むような業務を中分類とし、それ以下の業務の入力は不要としました。たとえば、ミーティング資料作成、情報収集、修正作業といった業務が中分類にあたります。
堀越：クラウドログは直感的に操作できましたので、導入時期に苦労した記憶はありません。私自身、あまりこうしたツールの操作には慣れていなかったのですが、触っていく中で操作方法を覚えていきました。使い始めて1週間も経たないうちに一通りの操作を覚えられました。
クラウドログの導入にあたって、弊社からのサポートに対するご感想をお聞かせください。
須永：何度かメールでお問い合わせさせていただき、初期設定に関する不明点について質問させていただきました。非常に素早くお答えいただいたおかげで、ストレスを感じずに導入することができました。
クラウドログの活用で貴社独自の工夫があればお聞かせください。
須永：リモートワークだと、どうしても互いを気遣ってしまい、声をかけにくいという心理がありました。そこでクラウドログの私のタイムシート上に「相談タイム」を設けることになりました。この時間帯は、何でも連絡してよいというものです。この工夫によって、気兼ねなくメンバーとコミュニケーションが取れるようになりました。
堀越：クラウドログへの入力を忘れないために、入力作業を習慣化することにしました。朝礼が始まる前の時間に、今日1日取り組むことを整理する意味も兼ねてクラウドログへタスクを入力するようにしています。
メンバー全員が長期的なスケジュールを把握できるように！足元の業務改善の効果も
クラウドログの導入によって、どのような成果が得られましたか。
須永：プロジェクト全体の工数が可視化されたことによって、メンバー全員が以前よりも長期的な目線でスケジュールを把握できるようになったことは大きな成果だと感じています。
私たちは主に予算策定を担当する部署であり、4月以降の予算は9月頃から策定を始めます。そのため、一般的なバックオフィス部門とは違い、より長い目線でスケジュールを組み立てていく必要があるのです。また、事前に忙しくなる時期も、感覚ではなくツール上でしっかり把握できるようになったことで、タスク配分を調整することができるようになりました。
クラウドログで業務が可視化されたことで気が付いたことはありますか。
須永：経営管理本部は、やたらとミーティングが多い部署だという結論に至りました。統計を取ってみると、朝礼や定例ミーティングの割合が高かったのです。こうした結果を受け、「朝礼は長くても15分以内に収めること」「今日やることだけを報告する」「長くなる質問は個別に」という新しいルールを決めました。こうした努力でミーティングが短くなっても、以前と業務は変わらないことに驚きましたね。ミーティングの時間を意識したことで、手を動かす業務にしっかり時間を割けるようになったことも、大きな変化です。
さらに集計したデータを確認すると、ミーティング後の議事録作成にも余計な時間がかかっていたことが判明しました。このデータを上司に提示し、議事録を自動作成できるツールの導入が決定しました。結果的に、議事録作成にかかっていた時間は半分以下まで削減されています。
クラウドログに対するご感想をお聞かせください。
須永：思っていたほど、入力作業を手間と感じることはありませんでしたね。いまでは仕事を始める時の整理整頓として、自然に活用できています。
ガントチャートの機能も気に入っているポイントです。ガントチャート上では、期日が過ぎたタスクは赤く表示されるので、重要なタスクはあえて1日だけ日付をずらすことで、たとえ対応が漏れていたとしても、期日当日に気づくことができます。もしクラウドログがなくなってしまえば、ものすごく不安に感じてしまうはずです。
クラウドログで集計したデータや経験から得られたノウハウを、全社に展開していきたい
今後の展望についてお聞かせください。
須永：システム活用を進めていき、業務の生産性を高めていきたいですね。集計したデータを分析して業務を可視化し、効果がある取り組みをしていきたいと考えています。
将来的には、弊社の１つの事業であるBPR事業でも、今回のような業務の可視化と効率化を実現していきたいですね。弊社のBPR事業は、主に中国に拠点を置く弊社のグループ子会社がオフショアセンターを担っており、主にバックオフィス業務のアウトソーシングや業務自動化ツールによって企業のDX推進に貢献しています。BPR事業における業務の効率化は、そのまま収益向上に直結するため、私たちの部署で得られたノウハウを展開することができれば、中期経営計画に貢献することができるはずです。
今回の取り組みを振り返って、クラウドログはどのようなツールだと感じていますか。
須永：フルリモートで働いている社員同士の距離を縮めるツールだと思います。互いの顔が見えなくなると当然ながら距離を感じるようになりますが、コミュニケーションツールとクラウドログさえ導入すれば、その距離はぐっと近くなりますね。
私自身、東京本社から電車で1時間半はかかる場所に住んでいますし、メンバーの1人は関西圏に移住した後も、問題なく勤務を続けられています。
クラウドログの導入を検討されている方へ、メッセージをお願いします。
須永：「働き方改革」「リモートワーク」といったキーワードが叫ばれるようになって久しいですが、まだまだ対応できていない企業も多いと思っています。今後10年、20年経っても、働き方を変えられない企業は、淘汰されてしまってもおかしくありません。
ツールも何もない状態で働き方改革に取り組んでも、必ず壁にぶつかってしまうことを私たちは経験しました。企業が自社の従業員に対して、多様な働き方の選択肢を提示できるようにするためにも、クラウドログのようなツールの導入をおすすめしたいと考えています。
レカム株式会社
設立：1994年9月
事業内容： ・ビジネスホン、デジタル複合機、ネットワーク商品、LED照明、その他脱酸素商材の販売、その他OA機器全般の販売、設置工事及び保守サービスの提供 ・アウトソーシングや業務効率化による受託業務や業務改善コンサルティングの提供
従業員数：429名（グループ計）（2022年9月末時点）
売上高 8,920百万円（連結）(2022年9月期実績）
